In der Wawi: Einstellungen → Workflows → Belege
¶ Was das ist
Ein Workflow ist ein Ablauf, der mehrere Belege auf einmal anfasst. Der erste davon heißt
A:B und beantwortet eine Frage aus dem Alltag: Ein Vorgang läuft auf Organisation A, und
dann stellt sich heraus, dass er auf B gehört – falscher Besteller, Firmengeflecht, Übernahme.
Bisher blieb dafür nur, alles von Hand neu anzulegen. A:B legt die Kette bei B als Kopie an,
lässt A unangetastet stehen und schließt A erst, wenn B zugesagt hat.
💡 Der Kunde eines fertigen Belegs lässt sich nicht einfach austauschen. An Angebot, Auftrag
und Rechnung hängen Nummer, Datum und die Bestandsbuchung – deshalb entsteht die Kette bei B
neu, statt einen bestehenden Beleg im Nachhinein umzuschreiben.
¶ Die Seite
Ganz oben steht in fünf Sätzen, wann was ausgelöst wird. Darunter vier Abschnitte.
¶ 📄 Was bei B entsteht
Welche Belegarten kopiert werden – Angebot, Auftrag, Rechnung, jede einzeln
an- oder abwählbar. Kopiert wird 1:1: Positionen, Mengen, Preise, Texte und ergänzende
Attribute. Die Kopien verweisen dabei untereinander aufeinander (der Auftrag bei B auf das
Angebot bei B) und nicht mehr zurück auf A.
¶ Bestand
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Vorhandene Buchung von A auf B umhängen (empfohlen) | Die Ware bleibt genau einmal ausgebucht. Weder die Freigabe bei B noch das Storno bei A rührt die vorhandene Buchung an. |
| Bestand nicht anfassen | Die Freigabe bei B bucht ein zweites Mal ab. Nur sinnvoll, wenn der Bestand in Ihrem Betrieb an anderer Stelle geführt wird. |
⚠️ Der Bestand geht in der Wawi beim Freigeben des Auftrags ab, nicht bei der Rechnung.
Deshalb ist das Umhängen der Regelfall: sonst fehlt die Ware zweimal im Lager, und ein
späteres Storno bei A würde sie zurückholen, obwohl B sie längst hält.
¶ 🚫 Was mit A passiert
Zeitpunkt – wann die alte Seite geschlossen wird:
- Getrennt, erst auf Klick (empfohlen): A bleibt in Kraft, solange B nicht zugesagt hat.
Springt B ab, wird nichts storniert und der bisherige Vorgang läuft unverändert weiter. - Sofort zusammen mit dem Übertrag: A wird im selben Schritt geschlossen. Nur sinnvoll,
wenn die Zusage von B bereits vorliegt.
Ein Klick auf „A stornieren" erledigt – je Belegart einzeln anzuhaken:
| Belegart | Was geschieht |
|---|---|
| Angebot | wird geschlossen (nicht angenommen) |
| Auftrag | wird storniert |
| Rechnung | es wird eine Stornorechnung erzeugt |
Nichts wird gelöscht. Die alte Seite bleibt vollständig und nachvollziehbar stehen.
⚠️ Entwürfe lassen sich nicht stornieren. Ein Beleg ohne Nummer kann nicht geschlossen
werden – die Wawi sagt das dann auch und lässt den Übertrag offen, statt Erfolg zu melden.
Solche Entwürfe löschen Sie selbst.
¶ 📎 Anlage zur Rechnung
Ein zusätzliches Blatt, das mit der Rechnung von B erzeugt wird und erklärt, was mit der
alten Rechnung geschieht. Überschrift und Text sind frei änderbar.
Verfügbare Platzhalter:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{re_neu} · {re_neu_datum} |
Nummer und Datum der neuen Rechnung |
{re_alt} · {re_alt_datum} |
Nummer und Datum der alten Rechnung |
{betrag} |
Bruttobetrag der neuen Rechnung |
{org_alt} · {org_neu} |
Name der alten und der neuen Organisation |
¶ 🖨️ Was danach mit den Belegen geschieht
- Ausgabefenster nach dem Übertrag von selbst öffnen – an oder aus.
- Im Ausgabefenster vorausgewählt – welche Belege und ob die Anlage schon angehakt sind.
- Angebotene Ausgabewege – Drucken, PDF ansehen, Per E-Mail. Alle drei abzuwählen ist
nicht möglich; ein Knopf, der nichts tut, wird abgelehnt. - Empfänger der E-Mail – E-Mail der Organisation, ersatzweise die des Hauptansprechpartners,
oder jedes Mal von Hand eintragen. - Betreff und Text – Vorlage mit denselben Platzhaltern wie die Anlage.
¶ 🔑 Rechte
| Recht | Wofür |
|---|---|
| Einstellungen/Workflows – Bereich sichtbar | Diese Seite überhaupt sehen |
| Einstellungen/Workflows – Beleg auf andere Organisation (A:B) einstellen | Hier etwas ändern |
| Verkauf – Beleg auf andere Organisation übertragen (A:B) | Die Knöpfe in der Verkaufsliste benutzen |
Alle drei sind delegierbar und werden wie jedes andere Wawi-Recht vergeben
(Einstellungen → Rechte).
¶ Bedienung
Wie der Ablauf im Alltag aussieht, steht unter Verkauf.