Unter dem Reiter Organisationen oben führen Sie alle Firmen, Vereine, Behörden und Menschen, mit denen Sie zu tun haben. Kunden, Lieferanten und Hersteller stehen hier gemeinsam. Sie unterscheiden sich nur durch ihre Beziehung.
Drei Begriffe tragen den ganzen Bereich:
| Begriff | Was es ist | Was dort steht |
|---|---|---|
| Organisation | Eine Firma oder sonstige Stelle. Sie steht genau einmal da. | Name, Nummer, Anschrift, Telefon, E-Mail, Zahlungsziel, Standorte, Konten. |
| Person | Ein Mensch. Auch er steht genau einmal da, selbst wenn er bei mehreren Firmen tätig ist. | Name, Geburtstag, private Anschrift, privates Mobiltelefon, private E-Mail. |
| Rolle | Die Verbindung dazwischen: in welcher Funktion eine Person zu einer Organisation gehört. | Abteilung, Durchwahl, dienstliche E-Mail. |
Eine dienstliche Adresse gehört der Firma, nicht dem Menschen. Verlässt jemand die Firma, entfernen Sie nur die Rolle. Seine privaten Angaben und seine Rollen bei anderen Firmen bleiben.
Links steht der Kategoriebaum, in der Mitte die Liste, darunter der Detailbereich. Oben über der Liste wählen Sie einen von drei Reitern:
Beziehung und Kategorie sind zwei verschiedene Dinge. Die Beziehung sagt, was eine Organisation für Sie ist, zum Beispiel Kunde oder Lieferant. Kategorien ordnen frei, zum Beispiel nach Region oder Branche. Eine Organisation kann mehrere von beidem haben.
Ohne das Modul Organisationen steht oben stattdessen der Bereich Kunden mit einer einfachen Maske. Er arbeitet auf demselben Bestand. Bucht Ihre Firma das Modul später, ist alles schon da.
Die Reiter Organisationen und Personen sind gleich aufgebaut.
| Element | Was es tut |
|---|---|
| Suche | Filtert beim Tippen. Bei Organisationen: Firma, Nummer, Ort oder Name einer Person dort. Bei Personen: Name, Mailadresse, Telefon oder Organisation. |
| Ausschließen | Blendet ganze Kategorien aus. Tippen Sie den Namen ein und wählen Sie einen Vorschlag. Das Gewählte steht darüber als kleines Schild. |
| Anzeigen | Wie viele Zeilen die Liste zeigt. Daneben steht die Zahl der Treffer. Auch Alle lädt in wenigen Sekunden; während die Liste lädt, können Sie schon andere Seiten öffnen. |
| Trichter | Spalten ein- und ausblenden. Spaltenbreiten zurücksetzen stellt die Grundbreiten wieder her. Bei Organisationen stehen hier auch die Filter mit Beleg, ohne Beleg, mit Kategorie, ohne Kategorie, mit Personen und ohne Personen. |
| Auswahl neben dem Trichter | Bei Organisationen: Alle, ohne Kategorie, ohne Person. Bei Personen: Alle, ohne Organisation, ohne Kategorie. |
| Spaltenköpfe | Ein Klick sortiert. Am rechten Rand einer Spalte ziehen Sie ihre Breite. |
| Reiter der Liste | Links | Rechts |
|---|---|---|
| Organisationen | Personen dieser Organisation mit Rolle, Telefon, E-Mail. Ein Doppelklick öffnet die Person. | Die Belege der Organisation, je Art ein Reiter. Es erscheinen nur Arten, von denen es Belege gibt. |
| Personen | Diese Person ist tätig bei: alle Organisationen mit Rolle. Ein Doppelklick öffnet die Organisation. | Stammdaten (privat): Anrede, Namen, private Anschrift, Mobiltelefon, E-Mail, Geburtstag. |
Die Spalte Benutzer in der Personenliste zeigt, ob die Person einen Zugang zur Suite hat.
Kategorien ordnen Ihren Bestand frei und in beliebiger Tiefe. Organisationen und Personen haben getrennte Bäume. Links sehen Sie immer den Baum des gewählten Reiters.
Für eine vorhandene Kategorie klicken Sie sie an und öffnen unten das Menü Org.-Kategorie bzw. Personen-Kategorie. Dort stehen Bearbeiten, Verschieben, Löschen und Duplizieren.
Beim Löschen bleiben die Organisationen erhalten, nur die Zuordnung fällt weg. Unterkategorien rücken eine Ebene hoch.
Die Empfänger eines Newsletters wählen Sie nach Kategorie. Eine gut gepflegte Kategorie spart dort die Arbeit. Das Handbuch Marketing beschreibt das.
Der Reiter Erfassen ist für neue Kontakte und schnelle Änderungen gedacht. Links steht die Organisation, rechts stehen ihre Personen. Alles wird zusammen mit einem Klick gespeichert.
Ein neuer Ansprechpartner wird beim Speichern mit der Organisation links verbunden. Pflicht sind der Name der Organisation und der Nachname der Person.
Angeklickte Treffer bleiben als Merkleiste unter der Suche stehen, bis Sie sie mit dem x herausnehmen. So springen Sie zwischen mehreren Kontakten hin und her.
Mutterorganisation, LUCID, E-Rechnung, Leitweg-ID und Kommunikationssperre stehen nicht unter Erfassen. Pflegen Sie eine Organisation mit Mutterorganisation oder LUCID im Fenster unter dem Reiter Organisationen, nicht unter Erfassen.
Fehlt die passende Beziehung, legen Sie sie im Fenster Beziehung zuweisen gleich an:
Neue Beziehungen anlegen dürfen nur Administratoren. Alle anderen wählen aus den vorhandenen Beziehungen (Kapitel 20).
Lassen Sie die Nummer leer, vergibt die Suite sie beim Anlegen selbst, sofern Ihr Administrator das eingerichtet hat. Eine schon vergebene Nummer lehnt die Suite ab. Dann wird nichts gespeichert. Sind alle Nummern einer Maske verbraucht, bleibt das Feld leer, und es wird keine Nummer vergeben (Kapitel 23).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Organisation | Der Name. Pflichtfeld. |
| Firmenzusatz | Zweite Namenszeile oder Kurzname. |
| USt-IdNr. | Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. |
| LUCID (Verpackungsregister) | Die Nummer aus dem Verpackungsregister. |
| Straße, Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Ort, Land | Die Hauptanschrift. Sie steht auf den Belegen, solange keine abweichende gewählt ist. |
| Telefon, Fax, E-Mail, Webseite | Die allgemeinen Kontaktwege. An diese E-Mail gehen Belege, solange unter E-Mail-Empfänger nichts anderes steht. |
| Status | Aktiv oder Inaktiv. In Newsletter kommen nur aktive Organisationen. |
| Kommunikationssperre | Keine Werbung; Belege laufen weiter (Kapitel 14). |
| Mutterorganisation | Zu welcher Firma diese gehört (Kapitel 12). |
| E-Rechnung, Leitweg-ID | Nur sichtbar, wenn die E-Rechnung eingeschaltet ist. Die Leitweg-ID gilt nur bei Behörden. |
Drei kleine Reiter stehen unten im Fenster:
Liefert eine Organisation Angaben zur Produktsicherheit an Artikel, erscheint ein Hinweis mit der Zahl der Artikel. Eine Änderung an Anschrift oder Kontakt gilt dann sofort für diese Artikel und geht beim nächsten Abgleich in den Shop.
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Allgemein | Stammdaten, siehe oben. |
| Personen | Die Rollen dieser Organisation (Kapitel 8). |
| Standorte und Anschriften | Filialen, abweichende Liefer- und Rechnungsanschriften (Kapitel 9). |
| Kontoverbindung, Online | Bankverbindungen, Netzwerke, eBay-Namen (Kapitel 10). |
| Notiz | Interne Notiz. Sie geht nie an den Kunden. |
| Historie | Was mit dieser Organisation gelaufen ist (Kapitel 13). |
| Dokumente, E-Mail-Archiv | Nur mit den Modulen DMS bzw. E-Mail-Archiv und dem passenden Recht. |
Bearbeitet jemand anderes den Datensatz gerade, zeigt das Fenster einen Hinweis mit dem Namen. Speichern ist dann nicht möglich.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Personennr. | Leer lassen: Die Suite vergibt sie, sofern das eingerichtet ist. Eine schon vergebene Nummer wird abgelehnt. |
| Anrede, Titel | Auswahl aus den gepflegten Listen. |
| Straße bis Ort, Mobil (privat), E-Mail (privat) | Private Angaben. Die Dienstadresse gehört an die Rolle. |
| Primäre Geschäfts-E-Mail | An diese Adresse gehen Benachrichtigungen und Zugangsdaten eines Benutzerkontos. Die private Adresse wird dafür nie verwendet. |
| Geburtstag | Mit dem Haken Im Kalender anzeigen erscheint er im Kalender. Setzen Sie ihn nur mit dem Einverständnis der Person. |
| Kommunikationssperre | Keine Werbung; Belege laufen weiter (Kapitel 14). |
Hat Ihr Administrator die Beziehungen zwischen Personen eingeschaltet, steht unter Allgemein ein weiterer Bereich. Dort tragen Sie etwa Vater und Kind ein. Bei der anderen Person erscheint die Gegenbezeichnung von selbst.
Adressen stehen oft schon irgendwo. Diese Wege sparen das Abtippen.
| Wo | Was Sie einfügen | Was entsteht |
|---|---|---|
| Organisation, Reiter Allgemein: Aus Text übernehmen | Impressum oder Adressblock | Die Felder werden gefüllt. Sie prüfen und speichern selbst. Überschriften wie „Impressum“ gelten nicht als Name, verschleierte Adressen wie „name (at) firma.de“ werden zur E-Mail, und ohne genannte Webseite gilt die Domain der E-Mail-Adresse, außer bei Freemail-Adressen. |
| Reiter Standorte und Anschriften: Aus Text übernehmen | Anschrift aus einer E-Mail oder einem Impressum | Ein neuer Standort. Prüfen Sie Bezeichnung und Art. |
| Reiter Kontoverbindung: Aus Text übernehmen | Bankverbindung aus E-Mail, Briefkopf oder Rechnung | Eine neue Zeile. Die Prüfziffer der IBAN wird geprüft. |
| Person, Reiter Allgemein: Aus Visitenkarte übernehmen (.vcf) | Eine Visitenkartendatei | Eine Karte füllt die Felder. Bei mehreren Karten legt Alle anlegen sie auf einmal an. |
Erkennt die Suite etwas ohne eigenes Feld, etwa Handelsregister, Amtsgericht oder Steuernummer, nennt sie es in der Meldung. Es wird nicht gespeichert.
Schreibt Ihnen eine Firma, die es noch nicht gibt, legen Sie sie direkt dort an, wo die Nachricht liegt:
| Wo | Button | Was entsteht |
|---|---|---|
| E-Mail ohne Organisation | Organisation anlegen im Kopf der E-Mail | Die Organisation, die E-Mail ist ihr danach zugeordnet, ebenso die übrigen noch nicht zugeordneten Mails desselben Absenders. |
| Dokument im DMS | Anlegen neben dem Korrespondenten | Die Organisation, sie ist danach Korrespondent des Dokuments. |
Es öffnet sich dieselbe Maske wie unter Kapitel 5. Name, Anschrift, Telefon, Webseite und USt-IdNr. sind aus Absender und Text vorbelegt. Kommt eine Anfrage über das Kontaktformular Ihrer Webseite, nimmt die Suite den Absender aus dem Text, zum Beispiel aus „Von: Name Adresse“. Prüfen Sie die Angaben, wählen Sie die Beziehung, zum Beispiel Kunde oder Lieferant, und speichern Sie. Gibt es schon eine passende Organisation mit gleicher USt-IdNr., Domain oder gleichem Namen, bietet die Suite sie zuerst an. So entsteht keine doppelt. Näheres steht in den Handbüchern E-Mail und IPV-DMS.
Eine Rolle verbindet eine Person mit einer Organisation. Eine Person kann viele Rollen haben, je Organisation eine Zeile.
Mehrere Personen ohne Organisation verbinden Sie in einem Zug über die Massenaktion Organisation zuordnen (Kapitel 16).
Hier stehen Filialen sowie abweichende Liefer- und Rechnungsanschriften. Eine abweichende Lieferanschrift muss keine Filiale sein. Die Art steht an jeder Zeile.
| Art | Steht im Beleg zur Wahl als |
|---|---|
| Lieferanschrift | abweichende Lieferanschrift |
| Rechnungsanschrift | abweichende Rechnungsanschrift |
| Filiale | abweichende Lieferanschrift |
| Filiale + Lieferung | beides |
| Sonstige | keines von beiden |
Mit dem Button Personen in der Zeile ordnen Sie einem Standort Personen zu. Dafür muss die Organisation gespeichert sein und Personen haben. Eine Person kann an mehreren Standorten hängen, mit eigener Rolle je Standort.
Im Reiter Kontoverbindung pflegen Sie die Bankverbindungen der Organisation. Kontoverbindung hinzufügen legt eine Zeile an: Bezeichnung, Kontoinhaber, Bank, IBAN, BIC. Eine davon gilt als Standard. Stimmt die Prüfziffer der IBAN nicht, weist die Suite darauf hin.
Viele Firmen wollen ihre Belege nicht alle an dieselbe Adresse. Angebote gehen an den Einkauf, Rechnungen an die Buchhaltung. Das legen Sie je Organisation fest.
Die Zeilen sind: Vertrieb (Angebot, Auftragsbestätigung), Lieferung (Lieferschein, Versandinformation) sowie Rechnung und Mahnung. Ohne Angabe gilt die E-Mail der Organisation.
Zur Auswahl stehen die Adresse der Organisation, ihrer Personen und deren Rollen. Die Nummern dahinter sind nur eine Lesehilfe. Unter Erfassen steht der Reiter zur Verfügung, sobald die Organisation gespeichert ist.
Gehört eine Firma zu einer anderen, bilden Sie das so ab. Die Firmenstruktur ist von den Kategorien unabhängig.
Die Suite verhindert Kreise: Eine Firma kann nicht ihre eigene Mutter sein, auch nicht über Umwege. In der Liste blenden Sie über den Trichter die Spalten Mutterorganisation und Tochterorganisationen ein.
Die Historie zeigt, was mit einer Organisation oder Person gelaufen ist. Eigene Vermerke stehen neben Ereignissen aus den Belegen.
Mit der Sperre bekommt jemand keine Werbung mehr: keine Newsletter und keine Shop-Benachrichtigungen. Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen laufen weiter.
Es öffnet sich die Belegmaske mit der Organisation. Die Buttons sind ohne Auswahl gesperrt. Alles Weitere steht im Handbuch Arbeiten mit Belegen.
Haken Sie die Zeilen in der Liste an. Alle sichtbaren markieren nimmt alle Zeilen der Anzeige, Auswahl leeren hebt das auf.
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| In Kategorie duplizieren | Legt die Einträge zusätzlich in die Kategorie. Die bisherigen bleiben. |
| In Kategorie verschieben | Hängt die Einträge um. Liegen sie in mehreren Kategorien, öffnen Sie vorher die Kategorie, aus der sie heraus sollen. Sonst bleiben sie liegen, und eine Meldung nennt die Zahl. |
| Als Hersteller kennzeichnen | Nur bei Organisationen. |
| Organisation zuordnen | Nur bei Personen. Verbindet sie mit der gewählten Organisation. Schon verbundene bleiben unverändert. |
Markieren Sie die Zeile und klicken Sie unten auf Löschen. Es dürfen mehrere Zeilen markiert sein. Die Suite fragt vorher nach. Gelöscht wird endgültig.
Eine Organisation bleibt bestehen, wenn etwas an ihr hängt. Die Meldung nennt den Grund:
Wollen Sie eine solche Organisation nicht mehr sehen, setzen Sie ihren Status auf Inaktiv.
Löschen Sie eine Organisation, bleiben ihre Personen erhalten. Nur Rollen und Kategorien fallen weg. Beim Löschen einer Person fallen ihre Rollen und Kategorien weg.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wo sind meine Kunden und Lieferanten? | Unter Organisationen. Ob jemand Kunde oder Lieferant ist, sagt die Beziehung. Blenden Sie dafür die Spalte Beziehung ein. |
| Eine Person hat zwei Firmen. Muss ich sie doppelt anlegen? | Nein. Legen Sie eine Person mit zwei Rollen an (Kapitel 8). |
| Die Nummer wird abgelehnt. | Sie ist schon vergeben. Lassen Sie das Feld leer oder nehmen Sie eine andere. |
| Beim Anlegen kommt keine Nummer. | Für diese Art ist keine Maske hinterlegt, oder alle Nummern der Maske sind verbraucht (Kapitel 23). |
| Ein Kollege findet eine Organisation nicht, die ich sehe. | Sie trägt eine Beziehung, die er nicht sehen darf (Kapitel 20). Das gilt auch für ihre Personen, E-Mails und Dokumente. |
| Die Organisation lässt sich nicht löschen. | Die Meldung nennt den Grund. Setzen Sie sie auf Inaktiv (Kapitel 17). |
| Ich kann nicht speichern. | Jemand anderes bearbeitet den Datensatz gerade, oder Ihnen fehlt das Recht dazu. |
| Warum steht jemand im Newsletter nicht drin? | Die Kommunikationssperre ist gesetzt, die Adresse ist abgemeldet, oder der Datensatz ist inaktiv oder hat keine E-Mail. |
| Die Sperre kommt immer wieder. | Die Adresse wurde abgemeldet. Nehmen Sie den Haken bewusst heraus und speichern Sie. |
| Wohin gehen Belege, wenn nichts eingestellt ist? | An die E-Mail der Organisation (Kapitel 11). |
| Ich finde den Reiter Benutzer nicht. | Er steht nur bei Mitarbeitern, die Benutzer anlegen dürfen. |
| Ich sehe die Personenbeziehungen nicht. | Die Zusatzfunktion ist nicht eingeschaltet. Das richtet Ihr Administrator ein. |