Das E-Mail-Archiv bewahrt die Mails Ihrer Postfächer dauerhaft und unverändert in der IPV-Suite auf. Die Suite holt die Mails nach festen Vorgaben aus den Postfächern, legt jede als Originaldatei ab und macht sie durchsuchbar.
So finden Sie eine Mail von vor Jahren wieder, auch wenn sie im Postfach längst gelöscht ist. Anhänge stehen zusätzlich im DMS, und bei jeder Organisation und Person sehen Sie, welche Mails es mit ihr gab.
Sie öffnen das Archiv über den Reiter E-Mail-Archiv in der oberen Leiste. Eingerichtet wird es unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › E-Mail-Archiv. Das E-Mail-Archiv ist ein eigenes Modul und muss gebucht sein.
Jede Mail liegt als Originaldatei (.eml) zusammen mit ihrer Prüfsumme (SHA-256) im Archiv. Sie lässt sich in der Suite weder ändern noch löschen. Die Prüfsumme sehen Sie an der Mail.
Das Suchfeld durchsucht Betreff, Absender, Empfänger, Text und Anhänge. Es gilt für den Ordner, der links gewählt ist, mit „Alle Archive“ für alles, was Sie sehen dürfen. Die Suche startet beim Tippen ab drei Zeichen, Enter sucht sofort.
| Eingabe | findet |
|---|---|
| Rechnung Müller | Mails, in denen beide Wörter vorkommen |
| "Lieferung verschoben" | genau diese Wortfolge |
| Auto* | Automatisch, Autoreparatur … |
| Angebot -Werbung | Angebot, aber nicht mit Werbung |
| E-UM-27, info@firma.de | genau diesen Begriff als Ganzes, etwa ein Aktenzeichen, eine Artikelnummer oder eine Mailadresse |
In Anhängen findet die Suche Text aus PDF-Dateien, sofern sie Text enthalten, sowie aus Text-, CSV- und HTML-Dateien. Bei PDF-Dateien zählen die ersten 30 Seiten. Text in Word- und Excel-Dateien und in reinen Scans findet sie nicht. Den Dateinamen eines Anhangs findet sie immer. Ist das DMS gebucht, bekommen gescannte PDF-Anhänge dort nachts ihre Texterkennung; die Suche im DMS findet sie danach (Kapitel 8).
Solange eine Suche läuft, steht neben der Anzahl „Suche läuft …“ mit dem Button Abbrechen.
Mit Erweiterte Suche legen Sie genau fest, wo und wonach gesucht wird.
Über der Liste steht dann „Erweiterte Suche aktiv“ mit zurücksetzen.
Eine Suche, die Sie öfter brauchen, speichern Sie mit Suchordner erstellen … unter einem Namen. Sie steht links unter Suchordner und zeigt bei jedem Klick den aktuellen Stand. Ein Klick auf × entfernt nur den Suchordner, keine Mails.
Die Mail erscheint mit Betreff, Absender, Empfängern, Datum, Ordner, Text und Anhängen. Außerdem stehen dort Zugeordnet (Organisation oder Person) und die Prüfsumme.
In der Leiste der Mail stehen Antworten, Allen antworten, Weiterleiten und Drucken.
Antworten und Weiterleiten öffnen das Schreibfenster im Reiter E-Mail. Empfänger, Betreff und der zitierte Text sind eingetragen, beim Weiterleiten auch die Anhänge. Das Archiv bleibt unverändert. Die Buttons sehen Sie nur, wenn Sie Mails senden dürfen.
Ist das DMS gebucht, steht jeder echte Anhang einer archivierten Mail zusätzlich als Dokument dort. Dabei wird nichts doppelt gespeichert: Das Dokument verweist auf den Anhang in der Mail.
Die Suite ordnet archivierte Mails über die Mailadresse zu: eingehend über den Absender, ausgehend über den ersten Empfänger. In der Organisation und bei der Person gibt es dafür den Reiter E-Mail-Archiv mit der Anzahl der Mails. Angezeigt werden die neuesten 200 Mails. Alle weiteren finden Sie über die Suche im Archiv.
Die Dateien im ZIP sind die unveränderten Originale. Die Ordner bleiben erhalten.
Das Archiv hat eine eigene Handyseite. Dort suchen und lesen Sie Mails. Ändern lässt sich auch dort nichts.
Die Suche beginnt ab drei Zeichen. Das Archiv braucht auf dem Handy Netz. Fehlt die Kachel, hat Ihr Administrator den Bereich für Sie auf dem Handy nicht freigegeben, oder Ihnen fehlt das Recht.
Nein. Archivierte Mails bleiben unverändert.
Nein. Was schon archiviert ist, bleibt. Neue Mails aus diesem Ordner kommen nur nicht mehr dazu.
Im Kasten Verlauf nennt Details die betroffenen Mails und den Grund. Alle übrigen Mails des Laufs sind archiviert.
Nein. Sie findet Text, der in PDF-, Text-, CSV- oder HTML-Anhängen als Text vorliegt, und die Namen aller Anhänge (Kapitel 4). Gescannte PDF-Anhänge findet bei gebuchtem DMS die Suche im DMS, sobald ihre Texterkennung nachts gelaufen ist (Kapitel 8).
Ja, mit Abbrechen neben der Anzahl oder mit Esc. Nach 20 Sekunden bricht die Suite sie ohnehin ab. Suchen Sie dann genauer: mehr Wörter, einen Ordner oder einen Zeitraum (Kapitel 4).
Einfach so eintippen. Begriffe mit Bindestrich, Punkt, Schrägstrich, Unterstrich oder @ sucht das Archiv als Ganzes (Kapitel 4).
Geöffnet werden Anhänge im DMS, PDF-Dateien und Bilder. Andere Dateien, etwa Word oder Excel, werden heruntergeladen.
Nur mit dem Recht „Archive anderer Benutzer sehen“. Ohne dieses Recht sieht jeder nur sein eigenes Archiv.
Im Reiter E-Mail-Archiv. Gelöscht wird dort nur, was nachweislich im Archiv liegt.
Dann stammt es aus einem MailStore-Export, der nur bis zu diesem Datum reicht. Lassen Sie den Export aktualisieren (Kapitel 16). Die neuen Mails übernimmt der Betreuer.