Der Kalender zeigt Ihre Termine und, wenn das Modul Aufgaben gebucht ist, auch Aufgaben. Dazu kommen Angaben, die den Tag kennzeichnen, aber keine Termine sind.
| Was | Wie es aussieht |
|---|---|
| Feiertage | Der Tag ist farbig hinterlegt, mit Länderkürzel und Name. |
| Ferien | Ein blaues Band oben im Tag. Der Name steht am ersten Tag, montags und am ersten Tag der Ansicht. Gleiche Ferien mehrerer Bundesländer stehen in einer Zeile. |
| Abwesenheiten | Ein Eintrag mit Name und Art an jedem Werktag der Abwesenheit, in der Farbe der Art. |
| Geburtstage | Nur von Personen und Mitarbeitern, bei denen neben dem Geburtstag der Haken für den Kalender gesetzt ist. |
| Termine des Vereins | Mit dem Modul Verein stehen dessen Termine im Kalender, je nachdem, was Sie im Verein sehen dürfen. In der Legende heißen sie „Verein“. |
Links im Bereich Kalender stehen vier Punkte:
Oben wählen Sie die Ansicht und den Zeitraum.
Ein Doppelklick öffnet, was dort steht:
| Doppelklick auf | Was passiert |
|---|---|
| einen Termin | Das Terminfenster öffnet sich. |
| eine Aufgabe | Das Aufgabenfenster öffnet sich. |
| einen Termin des Vereins | Der Eintrag öffnet sich im Verein. Dort wird er auch gepflegt. |
| einen freien Platz in einem Tag | Termin anlegen öffnet sich mit diesem Tag als Datum. Das geht nur, wenn Sie Termine anlegen dürfen. |
Rechts oben im Kalender steht der Button Einblenden. Dort wählen Sie selbst, was Ihr Kalender zeigt. Die Auswahl gilt nur für Sie und bleibt gespeichert. Ein Klick wirkt sofort.
| Abschnitt | Bedeutung |
|---|---|
| Feiertage | Länder und Bundesländer anhaken. Ein Bundesland bringt die landesweiten Feiertage mit. Ohne eigene Auswahl gilt die Vorgabe Ihres Administrators. Wieder die Vorgabe verwenden führt dorthin zurück. |
| Ferien | Genauso, mit eigener Auswahl. Ist nichts gewählt und nichts vorgegeben, erscheinen keine Ferien. |
| Abwesenheiten | Der Haken Abwesenheiten im Kalender zeigen schaltet sie ein oder aus. Der Abschnitt erscheint nur mit einem Abwesenheits-Recht. |
| Zeitzone | In dieser Zeitzone zeigt der Kalender alle Uhrzeiten. |
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ganztägig | Der Termin läuft ohne Uhrzeit über den ganzen Tag. |
| Zeitzone | In dieser Zeitzone gelten die eingetragenen Uhrzeiten. Vorgewählt ist Ihre eigene. Sieht jemand den Termin in einer anderen Zeitzone, nennt die Suite zusätzlich die Uhrzeit des Termins. |
| Ort | Erst die Art wählen: Vor Ort (Ort oder Raum), Telefonkonferenz (Einwahlnummer, Konferenz-ID) oder Online-Konferenz (Link). |
| Alternativ | Ein zweiter Ort, zum Beispiel ein Raum und zusätzlich ein Online-Link. |
| Wiederholung | Legt eine Terminreihe an (Kapitel 5). |
| Zuständig | Die Person, die für den Termin zuständig ist. |
| Wichtigkeit | normal oder wichtig. Wichtige Termine sind im Kalender hervorgehoben. |
| Beteiligte | Organisationen und Personen suchen und zuordnen. Es dürfen mehrere sein. Das Feld ist freiwillig. |
| Notiz | Freier Text. Die Suche im Kalender findet ihn. |
| Teilen | Gruppen und Personen anhaken, die den Termin sehen sollen. |
Öffnen Sie den Termin per Doppelklick, ändern Sie ihn und klicken Sie auf Speichern. Löschen steht links unten im Fenster.
Für wiederkehrende Termine legen Sie im Terminfenster eine Reihe an. Die Termine werden einzeln angelegt. Jeder lässt sich danach für sich ändern oder löschen.
Öffnen Sie einen Termin der Reihe. Unter Speichern und Löschen gilt für wählen Sie, was getroffen wird:
Bleibt die Wiederholung gleich, gehen Titel, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer in jeden Termin. Ändern Sie die Wiederholung oder das Ende, rechnet die Suite die Termine neu aus. Das geht nur, wenn Sie alle betroffenen Termine ändern dürfen und keiner gerade geöffnet ist.
Teilnehmer bekommen für die Änderung einer Reihe eine Nachricht, nicht eine je Termin.
Unter Termine stehen dieselben Einträge als Tabelle: Art, Bezeichnung, Beginn, Ende, Ort, Organisation und Zuständig. Sie beginnt einen Monat vor heute. Feiertage, Ferien, Abwesenheiten und Geburtstage stehen bis sechs Monate im Voraus darin.
Oben filtern Sie wie im Kalender mit Suche, Was anzeigen und Nur meine. Ein Doppelklick auf einen Termin öffnet ihn. Unten steht Termin anlegen.
Termine aus Thunderbird oder Outlook übernehmen Sie als Kalenderdatei mit der Endung .ics. Dafür brauchen Sie das Recht zum Einlesen.
Die Suite meldet, wie viele Termine angelegt und übersprungen wurden. Schon eingelesene Termine werden übersprungen, nichts entsteht doppelt. Wiederholungstermine werden mit angelegt. Bei einer Reihe ohne Ende sind es die Termine der nächsten zwei Jahre; die Meldung nennt das.
Unter Abwesenheiten tragen Sie Urlaub, Krankheit, Dienstreisen und Ähnliches ein. Die Liste zeigt Person, Art, Von, Bis, Tage und Notiz.
Zum Ändern markieren Sie die Zeile und klicken auf Bearbeiten, oder Sie doppelklicken auf die Zeile. Im Fenster steht auch Löschen.
Oben filtern Sie den Zeitraum: Ab heute, Dieses Jahr oder Alle. Dürfen Sie die Abwesenheiten aller sehen, wählen Sie dort auch die Person. Dürfen Sie Abwesenheiten aller verwalten, wählen Sie die Person im Fenster und können so zum Beispiel eine Krankmeldung für jemand anderen eintragen.
Bei einer vertraulichen Art wie Krankheit sehen andere nur „Abwesend“, ohne Art und ohne Notiz. Die Art sehen nur die betroffene Person und wer das Recht dafür hat.
Der Haken Grund verbergen wirkt bei jeder Art und gilt für alle anderen, auch für Personen mit diesem Recht. Einen so verdeckten Eintrag können andere nicht öffnen.
Am Wochenende stehen Abwesenheiten nicht im Kalender.
Liegt heute eine Abwesenheit einer Art mit Status Urlaub vor, zeigt die Suite die Person automatisch als im Urlaub. Das steht überall, wo der Status erscheint, zum Beispiel im Chat und in den Aufgaben. Die Person muss nichts selbst setzen. Nach dem letzten Tag gilt wieder ihr normaler Status.
Über Termine informiert die Suite Sie über die Glocke und per Mail. Was Sie per Mail bekommen, stellen Sie selbst ein.
Der Link in der Benachrichtigung öffnet genau diesen Termin. Eine Benachrichtigung bekommen die zuständige Person, die Personen unter Teilen und die Mitglieder geteilter Gruppen. Wer die Änderung selbst vornimmt, bekommt keine.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Ich sehe keine Ferien. | Unter Einblenden ist bei Ferien nichts angehakt und es gibt keine Vorgabe. Oder für das Jahr wurden noch keine Ferien abgerufen (Kapitel 12). |
| Der Abruf der Ferien meldet einen Fehler. | Der Dienst war nicht erreichbar. Versuchen Sie es später noch einmal. Ferien lassen sich auch von Hand anlegen. |
| Warum steht die Abwesenheit nicht am Wochenende? | Das ist Absicht: Am Wochenende stehen Abwesenheiten nicht im Kalender. |
| Ich sehe nur meine eigenen Abwesenheiten. | Für die Abwesenheiten aller brauchen Sie das Recht dafür. Das vergibt Ihr Administrator. |
| Wo trage ich eine Krankmeldung für jemand anderen ein? | Im Kalender unter Abwesenheiten. Mit dem Recht, Abwesenheiten aller zu verwalten, wählen Sie im Fenster die Person. |
| Ich kann einen Termin nicht speichern. | Ändern darf ihn, wer ihn angelegt hat oder zuständig ist. Vielleicht bearbeitet ihn auch gerade jemand anderes. |
| Warum sehe ich die Kachel „Termine auf dem Handy“ nicht? | Sie steht nur bei Administratoren. |
| Eine Änderung auf dem Handy kommt nicht in der Suite an. | Das Abo ist nur lesend. Ändern Sie den Termin in der Suite. |