PDFAls PDF herunterladen
Für das Handy gibt es eine eigene E-Mail-Seite: große Buttons, eine Spalte, die Zurück-Taste des Handys führt eine Ebene zurück. Sie zeigt dieselben Postfächer und Mails wie die Suite am PC, mit denselben Rechten. Sie lesen, antworten, leiten weiter, schreiben neue Mails mit Datei oder Foto, löschen, verschieben und markieren Spam.
Sie verbinden das Handy einmal per QR-Code. Danach öffnet es die Seite nur noch mit Ihrer PIN. Ein QR-Code und eine PIN gelten für alle Bereiche mit Handyseite, zum Beispiel E-Mail, E-Mail-Archiv, IPV-DMS, Chat und Mobile Erfassung. Auf einem verbundenen Handy lesen und schreiben Sie auch ohne Netz (Kapitel 9). Den Chat beschreibt Kapitel 10.
Das machen Sie einmal je Handy, am PC und am Handy zugleich.
- In der Suite am PC Einstellungen › Mein Konto › Handy verbinden öffnen oder im Reiter E-Mail oben auf das Handy-Symbol klicken. Ein QR-Code erscheint. Er gilt 3 Minuten und nur einmal. Neuer Code erzeugt einen frischen.
- Den Code mit der Kamera des Handys scannen und den Link öffnen.
- Eine PIN mit 4 bis 8 Ziffern festlegen und wiederholen. Der Name des Handys ist vorbelegt.
- Verbinden tippen.
- Die Übersicht öffnet sich, mit einer Kachel je Bereich, den Sie auf dem Handy nutzen dürfen. E-Mail antippen.
Auf den Kacheln E-Mail und Chat steht in Rot die Zahl ungelesener Mails bzw. Nachrichten. Die Übersicht frischt sich jede Minute selbst auf.
Tipp: Fügen Sie die Seite über das Teilen-Menü des Browsers zum Startbildschirm hinzu. Dann startet sie wie eine App.
Welche Bereiche in der Übersicht stehen, hängt von Ihren Rechten ab und davon, was Ihr Administrator für Sie auf dem Handy freigegeben hat. Steht dort keiner, zeigt die Seite „Für dieses Konto ist auf dem Handy kein Bereich freigegeben.“
Wichtig: Der QR-Code enthält die Adresse, unter der Sie die Suite am PC gerade geöffnet haben. Ist das eine interne Adresse, funktioniert das Handy nur im Firmen-WLAN. Öffnen Sie die Suite für unterwegs über ihre Internetadresse, bevor Sie den QR-Code anzeigen.
Auf dem verbundenen Handy fragt die Seite nur nach der PIN. Danach sind Sie angemeldet und sehen die Übersicht.
- Zur Übersicht: Oben links auf der E-Mail-Seite führt ein Button zurück, von dort in die anderen Bereiche.
- Abmelden (unten auf der Ordnerseite oder in der Übersicht) beendet nur die Sitzung. Das Handy bleibt verbunden, beim nächsten Öffnen kommt wieder die PIN.
- Zur vollen Ansicht (unten auf der Ordnerseite) öffnet die Suite wie am PC.
- Nicht verbunden: Ohne Verbindung sehen Sie die Anmeldeseite der Suite. Wurde das Handy entfernt, steht dort „Dieses Handy ist nicht verbunden …“ mit dem Link Mit Benutzername und Passwort anmelden. Nach zu vielen falschen PINs heißt die Seite „Handy getrennt“.
- Falsche PIN: Die Seite nennt die verbleibenden Versuche. Nach zu vielen Fehlversuchen wird das Handy getrennt und braucht einen neuen QR-Code. Die Vorgabe sind 5 Versuche, die Zahl legt Ihr Administrator fest.
- Verbundene Handys: Unter Einstellungen › Mein Konto › Handy verbinden stehen alle Ihre Handys mit dem Tag der Verbindung und der letzten Nutzung. Entfernen trennt ein Handy sofort, zum Beispiel wenn es verloren ging.
- Verbindung erlischt: Wird Ihr Benutzer deaktiviert, werden alle Sitzungen beendet oder ändern Sie Ihr Passwort, gilt die Verbindung nicht mehr.
- Gespeicherte Daten: Was das Handy für die Arbeit ohne Netz gespeichert hat, löscht es beim Abmelden, beim Trennen und nach zu vielen falschen PINs vollständig.
Die Startseite zeigt Ihre Postfächer und Ordner, die Liste die Mails darin.
- Ordner: Oben „Alle E-Mails“, darunter je Postfach Posteingang, Entwürfe, Gesendet, Spam und Papierkorb. Unter der Überschrift „Ordner“ folgen Nicht zugeordnet, Ihre eigenen Ordner, Spam (alle) und Papierkorb (alle). Die roten Zahlen zeigen ungelesene Mails. Postfächer stehen in derselben Reihenfolge und mit demselben Namen wie am PC; ausgeblendete Postfächer erscheinen nicht.
- Ein- und ausklappen: Ein Tipp auf den Namen eines Postfachs oder auf „Ordner“ klappt den Bereich zu oder auf. Das Handy merkt sich das.
- Liste: Lupe bedeutet Suche, Pfeil-Kreis bedeutet Jetzt abholen. Beim Herunterscrollen lädt die Liste weitere Mails nach.
Wischen Sie eine Mail in der Liste nach links. Rechts erscheinen zwei Buttons, außer im Papierkorb und bei Entwürfen.
- Antworten (Pfeil) öffnet die Antwort.
- Löschen (Papierkorb-Symbol) legt die Mail sofort in den Papierkorb.
Ein Tipp daneben schließt die Zeile. Sie sehen nur die Buttons, für die Sie das Recht haben.
- Den Papierkorb öffnen.
- Unten Alle markieren tippen. Markiert ist der ganze Papierkorb, auch noch nicht geladene Mails. Der Button heißt danach Auswahl aufheben.
- Einzelne Mails antippen nimmt sie heraus. Dann bleiben nur die Mails markiert, die Sie auf dem Bildschirm sehen.
- Löschen mit der Anzahl tippen, zum Beispiel Löschen (12), und die Rückfrage bestätigen.
Die Mails sind samt Anhängen und Eintrag in der Historie endgültig gelöscht. Sie kommen auch beim nächsten Abholen nicht wieder. Eine einzelne Mail im Papierkorb öffnen Sie wie jede andere. Unten stehen dann Wiederherstellen und Endgültig löschen.
Postfächer mit Abgleich: Dort verschwindet eine endgültig gelöschte Mail erst, wenn auch der Mailserver sie gelöscht hat. Klappt das nicht, steht sie mit einem Hinweis wieder im Papierkorb.
Tippen Sie eine Mail an.
- Kopf: Absender, Empfänger und Datum, darunter die Anhänge. Ein Tipp öffnet sie.
- Verlauf: Die Mails des Gesprächs. Darunter wechseln Sie zwischen Text und Originalansicht.
- Einladungen und Lesebestätigungen beantworten Sie wie am PC.
- Unten: Antworten, Allen antworten, Weiterleiten.
- Oben: Das Papierkorb-Symbol löscht. ⋮ (Mehr) bietet Als ungelesen markieren, Verschieben nach … und Spam oder Kein Spam. Verschieben und Spam gibt es bei empfangenen Mails und mit dem Recht für Ordner.
- Neue E-Mail tippen oder in einer Mail Antworten.
- Von prüfen und bei An den Namen eintippen. Passende Adressen werden vorgeschlagen. Cc/Bcc klappt weitere Felder auf.
- Betreff und Text schreiben. Anrede und Signatur stehen schon da. Die Anrede richtet sich nach dem Empfänger unter An: Ist seine Adresse bei einer Person mit Anrede und Nachname hinterlegt, heißt es „Sehr geehrter Herr …“ bzw. „Sehr geehrte Frau …“, sonst „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Sie wechselt mit dem Empfänger, solange Sie sie nicht geändert haben. Ohne Netz steht keine Anrede da. Die Signatur gehört zur Adresse unter Von und wechselt mit ihr. Zur Wahl stehen nur Adressen, die Ihr Administrator für den Versand freigegeben hat.
- Bei Bedarf einen Anhang als Datei oder direkt als Foto mit der Kamera hinzufügen. Auch Lesebestätigung anfordern steht hier.
- Senden tippen.
Verlassen Sie eine angefangene Mail, fragt die Seite, ob sie als Entwurf gespeichert werden soll. Im Ordner Entwürfe schreiben Sie weiter.
Ein verbundenes Handy speichert, was Sie zuletzt gesehen haben, und zeigt es auch im Funkloch. Oben steht dann „Ohne Netz – Stand …“ mit der Zeit des letzten Abgleichs.
Sie müssen nichts tun: Die Arbeit ohne Netz ist eingerichtet, sobald das Handy verbunden ist oder Sie sich mit der PIN angemeldet haben. Zeigt eine Seite ohne Netz „Ohne Netz ist diese Seite erst nach der nächsten Anmeldung mit PIN verfügbar.“, melden Sie sich einmal mit Netz ab und mit der PIN wieder an.
Die Seite fragt nach Ihrer PIN. Danach sehen Sie die gespeicherten Daten. Nach zu vielen falschen Eingaben löscht das Handy alles Gespeicherte. Es gilt dieselbe Zahl wie mit Netz.
- Lesen: Die Mails der letzten 14 Tage, mit Liste, Suche und ungelesenen Zahlen.
- Bearbeiten: Als gelesen markieren, löschen, wiederherstellen, verschieben und als Spam markieren.
- Schreiben: Neue Mails schreiben, senden und als Entwurf speichern. Wartende Mails stehen im Ausgang.
- Warten: Oben steht „Wartet auf Netz: …“ mit der Anzahl.
- Der Ordner Entwürfe bleibt leer.
- Nicht gespeicherte Anhänge lassen sich nicht öffnen.
- Abholen, Einladungen, Lesebestätigungen und Papierkorb leeren brauchen Netz.
Beim Wiederverbinden: Wartende Aktionen erledigt das Handy von selbst, sobald Netz da ist, und meldet „… wartende Aktionen erledigt“. Ist Ihre Sitzung inzwischen abgelaufen, fragt es zuerst nach der PIN.
Mit dem Chat auf dem Handy lesen und schreiben Sie Nachrichten an Kollegen und Gruppen, wie am PC. Er nutzt dieselbe Verbindung und dieselbe PIN wie die E-Mail-Seite. Auf der Übersicht Chat antippen. Fehlt die Kachel, ist der Chat für Sie auf dem Handy nicht freigegeben, oder Sie dürfen ihn auch am PC nicht nutzen.
- Die Liste zeigt Ihre Gespräche unter Kollegen und Gruppen, Gespräche mit ungelesenen Nachrichten zuerst, dann die neuesten. Rechts stehen die Uhrzeit der letzten Nachricht und in Rot die Zahl der ungelesenen.
- Ist Ihre Suite mit anderen Suiten verbunden, stehen deren Gespräche oben unter Suiten.
- Ein Tipp auf ein Gespräch öffnet es. Die Zurück-Taste oder der Pfeil oben links führt zur Liste zurück.
- Unten führen Zur vollen Ansicht und Abmelden wie auf der E-Mail-Seite.
- Unten ins Feld Nachricht tippen.
- Für ein Bild auf das Bild-Symbol links tippen und ein Foto aus der Galerie wählen oder mit der Kamera aufnehmen. Das × am Vorschaubild nimmt es wieder weg.
- Auf den Pfeil rechts (Senden) tippen.
Neue Nachrichten erscheinen von selbst. Eine Nachricht mit Lesebestätigung zeigt erst Antippen zum Lesen. Links in Nachrichten öffnen sich in einem neuen Fenster. Enthält Ihre Nachricht einen Link auf ein DMS-Dokument, das der Empfänger nicht sehen darf, fragt der Chat wie am PC nach, ob Sie ihm das Recht zum Ansehen geben. Dürfen Sie im Chat nur lesen, steht unten „Sie dürfen im Chat nur lesen.“
- Hat der Empfänger Ihre Nachricht gelesen, stehen neben der Uhrzeit ✓✓ zwei grüne Haken.
- Solange er sie noch nicht gelesen hat, steht dort ein ✕ rotes Kreuz. Einmal tippen zeigt Widerrufen?, ein zweiter Tipp innerhalb weniger Sekunden zieht die Nachricht zurück. Sie wird vollständig entfernt, bei Ihnen und beim Empfänger.
- Das geht bei Nachrichten an einzelne Kollegen, nicht in Gruppen und nicht im Gespräch mit einer anderen Suite. Hat der Empfänger die Nachricht inzwischen gesehen, bleibt sie stehen.
Sind Sie über den Suitenwechsel mit anderen Suiten verbunden, steht auf der Übersicht je verbundene Suite eine eigene Kachel Chat-… mit dem Namen der Suite, zum Beispiel „Chat-Projekt“, und in Rot der Zahl ihrer ungelesenen Nachrichten. Ein Tipp meldet Sie dort ohne Passwort an und öffnet den Chat dieser Suite. Das Symbol Übersicht oben links führt zurück zur Übersicht Ihrer Suite.
Ohne Netz: Der Chat braucht Netz. Anders als die E-Mail-Seite speichert er nichts für die Arbeit ohne Netz.
| Frage | Antwort |
|---|
| Der QR-Code öffnet auf dem Handy nichts. | Der Code gilt 3 Minuten und einmal. Neuer Code klicken und sofort scannen. Unterwegs muss die Suite am PC über ihre Internetadresse geöffnet sein (Kapitel 2). |
| Das Handy fragt nach Benutzername und Passwort oder sagt, es sei nicht verbunden. | Es ist nicht mehr verbunden, zum Beispiel nach zu vielen falschen PINs, nach Entfernen am PC oder nach einer Passwortänderung. Neu verbinden unter Einstellungen › Mein Konto › Handy verbinden. |
| In der Übersicht fehlt E-Mail, oder es kommt „Dieser Bereich ist für Sie auf dem Handy nicht freigegeben.“ | Ihr Administrator hat E-Mail für Sie auf dem Handy nicht freigegeben, oder Ihnen fehlt das Recht für den Reiter E-Mail. Fragen Sie ihn. |
| Ich sehe eine Neuerung nicht. | Die Seite einmal mit Netz neu laden. Das Handy holt dann die neue Fassung. |
| Ohne Netz kommt „Seite kann nicht angezeigt werden“. | Auf diesem Handy ist noch nichts gespeichert. Mit Netz einmal abmelden und mit PIN anmelden (Kapitel 9). |
| Eine Mail fehlt ohne Netz. | Ohne Netz gibt es die Mails der letzten 14 Tage. Ältere erst wieder mit Netz. |
| Auf der Übersicht fehlt „Chat“ oder eine Kachel „Chat-…“. | Der Chat ist für Sie auf dem Handy nicht freigegeben, oder Ihnen fehlt das Recht dafür. Kacheln „Chat-…“ gibt es nur, wenn Sie über den Suitenwechsel mit anderen Suiten verbunden sind. Fragen Sie Ihren Administrator. |
| Neben meiner Nachricht steht kein rotes Kreuz mehr. | Der Empfänger hat sie gelesen (zwei grüne Haken) oder schon gesehen. Dann lässt sie sich nicht mehr zurückziehen. |
| Das Handy ging verloren. | Am PC unter Einstellungen › Mein Konto › Handy verbinden bei „Verbundene Handys“ Entfernen klicken. Danach lässt sich das Handy nicht mehr anmelden. Sobald es die Suite wieder erreicht, löscht es die gespeicherten Daten. |