Mit dem Bereich E-Mail arbeiten Sie direkt in der Suite mit den Mails Ihrer Firmenpostfächer. Die Suite holt neue Mails ab, ordnet sie der passenden Organisation, Person und dem Beleg zu und legt sie in deren Historie. Sie antworten aus der Suite, mit Anrede, Signatur, Vorlagen und Anhängen aus dem DMS oder aus den Artikelbildern. So steht die gesamte Korrespondenz mit einem Kunden an einer Stelle.
Sie öffnen den Bereich über den Reiter E-Mail in der oberen Leiste. Er gehört zu jeder Suite und muss nicht gebucht werden. Wer ihn sieht und was er darf, legen die Rechte fest. Eingerichtet wird alles unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen.
Was die Suite am Mailserver tut, ist je Postfach eingestellt. Ihr Administrator legt das fest.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Postfach | Eine Mailadresse mit Zugang zum Mailserver, zum Beispiel contact@ihre-firma.de. |
| Abholen | Die Suite liest die neuen Mails eines Postfachs ein, jede Minute. |
| Gemeinsames Postfach | Alle dafür eingetragenen Benutzer und Gruppen sehen die Mails. |
| Persönliches Postfach | Die Mails gehören einem Besitzer. |
| Zuordnung | Die Verbindung einer Mail mit Organisation, Person und Beleg. Daran hängt, in welcher Historie sie steht. |
| Historie | Alle Kontakte mit einer Organisation oder Person: Belegversand, Mails, Notizen. |
| Vorlage | Ein gespeicherter Text, den Sie beim Schreiben einfügen. |
| Platzhalter | Ein Wort in geschweiften Klammern, zum Beispiel {name}. Die Suite setzt dafür den passenden Wert ein. |
Hier lesen und bearbeiten Sie alle Mails der Postfächer, die Sie sehen dürfen. Sehen Sie noch keines, nennt die Seite das oben; dann muss Ihr Administrator Sie eintragen.
Buttons, für die Ihnen das Recht fehlt, erscheinen nicht. Im Bereich Papierkorb stehen in der Leiste Wiederherstellen und Endgültig löschen, im Bereich Entwürfe Neue E-Mail und Entwurf löschen.
Auf- und zugeklappt wird nur über das Zeichen ▸ vor einer Zeile. Ein Klick auf den Namen zeigt den Bereich in der Liste. Die Postfächer stehen zunächst eingeklappt, mit der Zahl ihrer ungelesenen Mails.
| Bereich | Was er zeigt |
|---|---|
| Alle E-Mails | Alle empfangenen Mails aller Postfächer, die Sie sehen, auch Mails an Adressen ohne eigenes Postfach. Die Spalte Konto nennt das Postfach. Spam und Papierkorb bleiben außen vor. |
| Posteingang | Alle empfangenen Mails des Postfachs, egal in welchem Ordner sie am Server liegen, ohne die, die Sie in einen eigenen Ordner gelegt haben. Aufgeklappt stehen darunter die Absenderadressen des Postfachs, an die Mails kamen, zum Beispiel service@…. Ein Klick zeigt genau die Mails an diese Adresse. Mails an Adressen, die nicht als Absenderadresse eingetragen sind (Sammelpostfach, Tippfehler), stehen nur im Posteingang, ohne eigenen Unterpunkt. |
| Entwürfe | Ihre eigenen, noch nicht gesendeten Mails. |
| Gesendet, Spam, Papierkorb | Die Mails dieses einen Postfachs. |
| Nicht zugeordnet | Mails ohne Organisation und Person. Das ist Ihre Arbeitsliste zum Zuordnen. |
| Ihre Ordner | Die eigenen Ordner (Kapitel 8). |
| Entwürfe (alle), Gesendet (alle) | Ihre Entwürfe und die gesendeten Mails aller Postfächer, die Sie sehen, in einer Liste. So müssen Sie nicht jedes Postfach einzeln öffnen. Entwürfe (alle) steht nur da, wenn Sie Mails schreiben dürfen. |
| Spam (alle), Papierkorb (alle) | Dasselbe über alle Postfächer, die Sie sehen, in einer Liste (Kapitel 9). |
Ein Klick auf eine Zeile zeigt die Mail unten in der Kachel Nachricht und setzt sie auf gelesen.
Anhänge stehen in der Nachricht als Kacheln, Bilder mit Vorschau, andere Dateien mit Symbol.
| Was Sie tun | Was passiert |
|---|---|
| Klick auf eine PDF- oder Bild-Kachel | Öffnet im PDF-Fenster der Suite. |
| Klick auf eine andere Datei | Die Datei wird heruntergeladen. |
| Klick auf die Büroklammer in der Liste | Öffnet die Mail. Hat sie genau einen Anhang, auch diesen. |
| Archiv-Symbol oben rechts an der Kachel | Speichert den Anhang im DMS. |
| Im DMS speichern im PDF-Fenster | Ebenso, für den gezeigten Anhang. |
Mehr dazu: Handbuch E-Rechnung.
Die Zuordnung entscheidet, in welcher Historie eine Mail steht. Meist erledigt das die Suite. Die Liste Nicht zugeordnet zeigt, was noch offen ist.
Beim Abholen und Senden nimmt die Suite diese Angaben:
Die Mail wandert in die passende Historie und trägt den Vermerk „Von Hand zugeordnet“. Zuordnung lösen nimmt Organisation, Person und Beleg wieder weg.
Weitere Mails desselben Absenders: Alle noch nicht zugeordneten Mails dieses Absenders bekommen dieselbe Organisation und Person, auch die, die danach eintreffen. Mails, die jemand von Hand anders zugeordnet hat, bleiben, wie sie sind. Mails von Ihren eigenen Postfächern und Ihrer eigenen Domain zieht die Suite nicht mit, denn darüber schreiben zum Beispiel Kontaktformulare im Namen vieler.
Gibt es den Absender noch nicht als Organisation, legen Sie ihn direkt aus der Mail an.
Die Suite meldet „Organisation angelegt, die E-Mail ist ihr zugeordnet.“ Die Mail steht danach in der Historie der neuen Organisation. Wie beim Zuordnen von Hand bekommen auch die übrigen Mails dieses Absenders die neue Organisation. Dafür brauchen Sie die Rechte zum Zuordnen und zum Bearbeiten von Organisationen.
| Button | Was er öffnet |
|---|---|
| Neue E-Mail | Ein leeres Fenster. |
| Antworten | An den Absender, darunter die ursprüngliche Mail. |
| Allen antworten | Wie Antworten, dazu alle übrigen Empfänger. |
| Weiterleiten | Leeres „An“, darunter die Mail samt Anhängen. |
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Von | Das Postfach oder eine seiner Absenderadressen. Zur Wahl stehen Postfächer, die Sie sehen und über die sich senden lässt, und nur Adressen mit Haken bei Zum Versenden. Vorgewählt ist die Standardadresse. Ein Wechsel tauscht die Signatur gegen die dieser Adresse, solange Sie die Signatur nicht verändert haben. Beim Antworten ist die Adresse vorgewählt, an die die Mail ging, wenn sie beim Postfach als Absenderadresse eingetragen ist (Kapitel 15). Andere Adresse …: Steht nur da, wenn das Postfach weitere Adressen der eigenen Domains erlaubt (Kapitel 15). Darunter erscheinen über die volle Breite zwei Felder: Name vor dem @ (die Domain steht fest dahinter, eine Liste daneben, wenn es mehrere gibt) und Name (leer = ohne), der Name, den der Empfänger sieht. Leer geht die Mail nur mit der Adresse hinaus. Gut für eine Adresse, die Sie nur für eine Anmeldung brauchen. Antworten Sie auf eine Mail an eine solche Adresse, geht die Antwort von ihr aus, und die Felder sind schon ausgefüllt. |
| An, Cc, Bcc | Tippen sucht in Personen und Organisationen. Anklicken übernimmt die Adresse, × entfernt sie. Eine freie Adresse übernimmt Enter. Empfänger unter Bcc sehen die anderen nicht. Höchstens 20 Empfänger in An und Cc zusammen, 50 in Bcc. |
| Betreff, Text | Beides ist Pflicht. Die Leiste über dem Text bietet Fett, Kursiv, Unterstrichen, Aufzählung, Nummerierung, Link und Formatierung entfernen. Vorlage einfügen … setzt einen gespeicherten Text ein. |
| Anhänge | Datei vom Rechner, Artikelbild (zuerst die Artikel des zugeordneten Belegs) oder Aus dem DMS (vorgewählt die Dokumente der Organisation; „Alle Dokumente“ hebt das auf). Ein Klick auf die Kachel zeigt den Anhang groß. |
| Lesebestätigung anfordern | Bittet den Empfänger um eine Bestätigung. |
Die Mail geht einmal an den Mailserver und einmal als Kopie in „Gesendet“. Mit großen Anhängen dauert das spürbar. Warten Sie, bis „Gesendet.“ erscheint.
Beim Schreiben steht die Anrede schon im Text, passend zum ersten Empfänger unter An. Die Suite sucht seine Adresse bei den Personen (Feld E-Mail der Person):
| Empfänger | Anrede |
|---|---|
| Person mit Anrede Herr | „Sehr geehrter Herr Nachname,“ |
| Person mit Anrede Frau | „Sehr geehrte Frau Nachname,“ |
| Person ohne bzw. mit anderer Anrede | „Guten Tag Vorname Nachname,“ |
| Feld An noch leer, Adresse nur bei einer Organisation oder nirgends in der Suite | „Sehr geehrte Damen und Herren,“ |
Eine neue Mail beginnt deshalb immer mit „Sehr geehrte Damen und Herren,“, weil An noch leer ist. Sobald Sie den Empfänger eintragen, tauscht die Suite die Anrede aus, solange Sie sie nicht selbst geändert haben. Soll eine Person persönlich angesprochen werden, tragen Sie bei ihr Anrede, Nachname und E-Mail-Adresse ein. Darunter steht die Signatur der gewählten Absenderadresse; hat sie keine eigene, die Standard-Signatur des Postfachs. Beides können Sie im Text ändern.
Die Signatur füllt die Suite mit Ihren eigenen Angaben. Fehlt zum Beispiel Ihre Telefonnummer, entfällt die Zeile. Ihr Administrator pflegt diese Angaben.
Postfächer einer anderen Domain: Verwaltet Ihre Suite auch Postfächer, die nicht zur Domain Ihrer Firma gehören, schreiben diese nicht unter Ihrem Firmennamen und nicht mit Ihrer Firmensignatur. Sie schreiben mit dem Namen und der Signatur, die Ihr Administrator beim Postfach eingetragen hat (Kapitel 15). Ist dort nichts eingetragen, steht keine Signatur unter der Mail.
Eine Vorlage wählen Sie im Schreibfenster unter Vorlage einfügen …. Sie landet an der Schreibstelle. Ihr Betreff wird nur übernommen, wenn das Feld noch leer ist.
Mit Ordnern räumen Sie den Posteingang auf. Die Ordner gelten für alle Benutzer der Suite. Jeder sieht darin nur die Mails seiner Postfächer.
| Was Sie tun | So geht es |
|---|---|
| Ordner anlegen | Unten links + klicken, dann Neuer Ordner. Ist ein Ordner geöffnet, heißt es Neuer Unterordner. |
| Umbenennen, sortieren, löschen | Ordner öffnen, unten links Ordner ▾: Umbenennen, Nach oben, Nach unten, Löschen. |
| Mails hineinlegen | Die Zeile oder mehrere markierte Zeilen auf den Ordner links ziehen. |
| Zurück in den Posteingang | Auf „Posteingang“ ziehen. Gesendete Mails gehen damit zurück nach „Gesendet“. |
Wird ein Ordner gelöscht, gehen seine Mails zurück in Posteingang oder Gesendet. Unterordner rücken eine Ebene hoch.
Spam in der Leiste legt die markierten Mails in den Bereich Spam des Postfachs. Dort holt Kein Spam sie zurück. Spam (alle) zeigt alle Spam-Mails in einer Liste. Solche Mails tragen den Hinweis, Links und Bilder nicht ungeprüft zu öffnen. Mit Abgleich geschieht das auch am Server.
Kommen von einem Absender oder an eine Ihrer Adressen nur noch unerwünschte Mails, sperren Sie ihn:
Die Mail und alle künftigen Mails dieses Absenders bzw. an diese Adresse gehen sofort in den Papierkorb. Die Sperre ist eine Regel „Gesperrt (Absender): …“ bzw. „Gesperrt (Empfänger): …“ unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › Posteingang › Regeln (Kapitel 19); dort nehmen Sie sie wieder heraus. Sperren darf, wer Mails löschen darf. Die Suite fragt jedes Mal nach.
Ist das E-Mail-Archiv in Ihrer Suite eingerichtet, können ältere Mails nach einer Frist hier verschwinden. Sie finden sie dann im Reiter E-Mail-Archiv.
Jede zugeordnete Mail steht in der Historie der Organisation und der Person, zusammen mit dem Belegversand. Dort sehen Sie Datum, Betreff und Anhänge und lesen den Text.
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften sowie Anfragen und Bestellungen an Lieferanten verschicken Sie direkt aus der Belegmaske.
Für jedes Postfach legt Ihr Administrator fest, wer bei neuer Mail einen Hinweis bekommt.
Die Mitteilungsseite zeigt in einem eigenen Browserfenster, in welcher Suite etwas Neues vorliegt. Neue Mails stehen dort hervorgehoben oben im Block der Suite.
Soll sich der Rechner melden, schalten Sie dort Systemmeldung bei Neuem und Ton bei Neuem ein und erlauben im Browser die Mitteilungen. Das geht nur, wenn die Seite über https geöffnet ist.
Für das Handy gibt es eine eigene Seite. Sie zeigt dieselben Postfächer und Mails wie am PC, mit denselben Rechten, und funktioniert auch ohne Netz. Sie verbinden das Handy einmal per QR-Code: unter Einstellungen › Mein Konto › Handy verbinden oder über das Handy-Symbol im Kopf des Reiters E-Mail. Auf der Übersicht des Handys zeigt die Kachel E-Mail die Zahl Ihrer ungelesenen Mails in Rot.
Ausführlich: Handbuch E-Mail auf dem Handy.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Der Reiter E-Mail ist leer. | Sie sehen kein abgeholtes Postfach. Fragen Sie Ihren Administrator (Kapitel 15). |
| Eine neue Mail ist noch nicht da. | Die Suite holt jede Minute ab, oder klicken Sie Jetzt abholen. Ein Fehler steht unter Abholen und Sichtbarkeit im Stand des Postfachs. |
| Lösche ich mit „Löschen“ die Mail auch im Mailprogramm? | Nur bei Postfächern mit Abgleich. Ohne Abgleich gelten Ordner, Papierkorb und „gelesen“ nur in der Suite. |
| Die Suite zeigt weniger ungelesene Mails als mein Mailprogramm. | Mit Abgleich zeigen Suite und Server denselben Stand. Ohne Abgleich führt die Suite „gelesen“ für sich. Spam zählt nicht zum Posteingang. |
| Eine Mail ist der falschen Organisation zugeordnet. | Zuordnen klicken, die richtige Organisation wählen, Speichern. Die Mail wandert in deren Historie. |
| Im Schreibfenster fehlt mein Postfach unter „Von“. | Für das Postfach ist kein Versandzugang eingetragen, oder Sie sehen es nicht. |
| Eine Mail aus einem Postfach einer anderen Domain hat keine Signatur oder keinen Namen. | Für Postfächer außerhalb Ihrer Firmendomain nimmt die Suite nicht Ihre Firmendaten. Name und Signatur beim Postfach unter Abholen und Sichtbarkeit eintragen (Kapitel 15). |
| Beim Antworten steht unter „Von“ eine andere Adresse als die, an die die Mail ging. | Vorgewählt wird die Empfängeradresse nur, wenn sie beim Postfach als Absenderadresse eingetragen ist (Kapitel 15). Sonst „Von“ von Hand umstellen. |
| Eine Adresse fehlt beim Schreiben im Feld „Von“. | Sie hat bei den Absenderadressen keinen Haken bei „Zum Versenden“ (Kapitel 15). |
| Beim Wechsel der Adresse unter „Von“ bleibt die alte Signatur stehen. | Die Signatur wurde im Text verändert; dann tauscht die Suite sie nicht mehr. Sonst prüfen, ob die Adresse eine eigene Signatur hat (Button „Signatur“, Kapitel 15). |
| Ein Postfach fehlt links im Reiter E-Mail. | Es ist auf „In der Postfachliste ausblenden“ oder „Nur archivieren“ gestellt, wird nicht abgeholt, oder Sie dürfen es nicht sehen (Kapitel 15). |
| In der Signatur fehlt meine Telefonnummer. | Sie ist bei Ihrem Benutzer nicht gepflegt. Die Zeile entfällt dann. |
| Ich bekomme keinen Hinweis bei neuer Mail. | Sie stehen beim Postfach nicht unter „Bei neuer Mail benachrichtigen“, oder jemand hat die Mail schon geöffnet. |
| Der Rechner meldet neue Mails nicht. | Auf der Mitteilungsseite unter Einstellungen die Systemmeldung und den Ton einschalten und im Browser Mitteilungen erlauben. |
| Eine gelöschte Mail ist wieder da. | Mails im Papierkorb gelten nicht als endgültig gelöscht. Erst Endgültig löschen entfernt sie dauerhaft. |
| Wo stelle ich Absender und Text für Rechnungs-Mails ein? | Unter Einstellungen › Verkauf und Belege › Belege, Bereich E-Mail (Kapitel 20). |
| Das Senden dauert lange. | Große Anhänge werden zweimal übertragen. Warten Sie die Meldung „Gesendet.“ ab. |
| Das Handy fragt wieder nach dem QR-Code oder E-Mail fehlt dort. | Siehe Handbuch E-Mail auf dem Handy, Häufige Fragen. |