Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt zusätzlich als strukturierte Daten vorliegt, nach der europäischen Norm EN 16931. Das Programm des Empfängers liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuer und Bankverbindung daraus, ohne dass jemand abtippt.
Die Suite kennt die beiden in Deutschland üblichen Formen:
| Form | Was der Kunde bekommt | Wann |
|---|---|---|
| ZUGFeRD / Factur-X | Die gewohnte PDF-Rechnung, in der die Daten stecken. Kunden ohne passendes Programm lesen einfach die PDF. | Vorgabe für jeden Kunden, sobald die E-Rechnung eingeschaltet ist. |
| XRechnung | Zusätzlich zur PDF eine eigene XML-Datei nach dem deutschen Standard XRechnung 3.0. | Kunden mit Leitweg-ID (Behörden) oder mit der Wahl „Zusätzlich XRechnung“. |
Außerdem zeigt die Suite E-Rechnungen, die Sie bekommen, lesbar an, im Modul E-Mail und im DMS. Im DMS füllt sie die Angaben selbst aus (Kapitel 6 und 7).
Eingeschaltet wird die E-Rechnung einmal von Ihrem Administrator (Kapitel 8). Danach arbeiten Sie wie gewohnt.
Das hängt von Ihrem Land, Ihrem Umsatz und Ihren Kunden ab. Klären Sie es mit Ihrem Steuerberater. Die Suite erzeugt die E-Rechnung, sobald sie eingeschaltet ist, unabhängig davon, ob Sie dazu verpflichtet sind.
Sie legen Rechnungen wie gewohnt an. Beim Freigeben prüft die Suite, ob alles da ist, was die E-Rechnung braucht. Fehlt etwas, bleibt die Rechnung Entwurf, und die Meldung nennt jede fehlende Angabe:
Für die E-Rechnung fehlt: E-Mail-Adresse des Kunden, IBAN des Bankkontos
Ergänzen Sie die Angabe und geben Sie erneut frei. So merkt es nicht erst Ihr Kunde, dessen Programm die Rechnung sonst ablehnt.
| Meldung „es fehlt …“ | Was zu tun ist |
|---|---|
| Firmenname, Anschrift der Firma, USt-IdNr. oder Steuernummer der Firma | Das sind Firmendaten. Wenden Sie sich an Ihren Administrator (Kapitel 9). |
| Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail des Ansprechpartners | Nur bei XRechnung. Auch das richtet Ihr Administrator ein. |
| Name, Land, PLZ und Ort, E-Mail-Adresse des Kunden | In der Organisation des Kunden ergänzen. PLZ, Ort und E-Mail braucht nur die XRechnung. |
| Leitweg-ID oder „Ihr Zeichen“ des Kunden | Nur bei XRechnung: Leitweg-ID an der Organisation oder „Ihr Zeichen“ an der Rechnung eintragen. |
| IBAN des Bankkontos | Der Rechnung im Feld Bankkonto ein Konto mit IBAN zuordnen. Fehlt die IBAN am Konto, trägt sie Ihr Administrator ein. |
| Positionen | Die Rechnung hat keine Position. |
| Steuer der Rechnung (…) passt nicht zur Steuer je Steuersatz (…) | Die Rechnung einmal speichern und erneut freigeben. |
| ursprüngliche Rechnung der Gutschrift | Eine Gutschrift muss auf die Rechnung verweisen, die sie korrigiert. Legen Sie sie in der Rechnung über Erstellen ▾ › Gutschrift an oder verknüpfen Sie sie in der Belegkette mit der Rechnung. |
Eine E-Rechnung bekommen Rechnungen und Gutschriften im Verkauf, nicht die Belege der Beschaffung. Entwürfe bekommen nie eine.
<Rechnungsnummer>-xrechnung.xml bei der Rechnung, z. B. RE26-0815-xrechnung.xml.Die E-Rechnungen der Suite wurden mit Prüfprogrammen getestet: dem KoSIT-Validator (EN 16931 und XRechnung), veraPDF und dem Mustang-Prüfer (ZUGFeRD).
Sie versenden die Rechnung mit E-Mail versenden in der Rechnung. Die angehängte PDF trägt die Daten schon in sich. Bekommt der Kunde die XRechnung, steht die Datei …-xrechnung.xml zusätzlich in den Anhängen. Beide sind angehakt, bevor Sie senden. Wählen Sie im Sendefenster eine Textvorlage, richtet sich der Haken beim PDF nach der Vorlage. Prüfen Sie ihn vor dem Senden.
Ist die E-Rechnung eingeschaltet, stehen in der Maske jeder Organisation zwei Felder:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| E-Rechnung |
PDF mit XML (ZUGFeRD) – die Vorgabe. Zusätzlich XRechnung – der Kunde bekommt außerdem die XRechnung-Datei. Keine E-Rechnung – Rechnungen an diesen Kunden bleiben reine PDFs. |
| Leitweg-ID | Nur bei Behörden, z. B. 04011000-12345-34. Steht eine Leitweg-ID da, bekommt der Kunde die XRechnung, auch ohne die Wahl oben – außer bei „Keine E-Rechnung“. |
Ohne Leitweg-ID steht bei der XRechnung „Ihr Zeichen“ der Rechnung als Käuferreferenz in der Rechnung. Eins von beiden muss da sein.
Rechnungen aus der Kasse bekommen eine E-Rechnung nur, wenn an der Organisation „Zusätzlich XRechnung“ gewählt oder eine Leitweg-ID eingetragen ist.
Kommt eine E-Rechnung per Mail (Modul E-Mail), erkennt die Suite sie am Anhang:
Die lesbare Ansicht zeigt Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeit, Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, die Positionen, die Summen je Steuersatz, den Gesamtbetrag, den zu zahlenden Betrag und die Bankverbindung. Mit Im DMS speichern legen Sie den Anhang im DMS ab (Kapitel 7).
Kommt eine E-Rechnung ins DMS – über Hochladen, einen verbundenen Rechner, Im DMS speichern aus dem Modul E-Mail oder die Schnittstelle –, füllt die Suite die Angaben selbst aus:
| Angabe | Woher |
|---|---|
| Titel | „Rechnung <Nummer> <Rechnungssteller>“, z. B. „Rechnung WT-2026-0815 Würzteufel GmbH“. Bei einer Gutschrift „Gutschrift …“. |
| Ausstellungsdatum | Rechnungsdatum. |
| Korrespondent | Der Rechnungssteller. Die Suite sucht die Organisation über die USt-IdNr. (Leerzeichen und Striche zählen nicht), sonst über den genauen Namen. Gesetzt wird er nur bei genau einem Treffer. Eine neue Organisation legt die Suite nicht an. |
| Dokumentenart | „Eingangsrechnung“. |
| Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit | Eigene Felder der Dokumentenart „Eingangsrechnung“. Betrag ist der Gesamtbetrag der Rechnung. |
Dokumente mit E-Rechnung haben im DMS den Reiter Rechnung mit der lesbaren Rechnung. Er zeigt die Rechnung der Version, die gerade zu sehen ist. Bei einer reinen XML-Datei steht die lesbare Rechnung außerdem rechts an Stelle der Vorschau.
Mit den Feldern finden Sie Rechnungen schnell wieder: In der Dokumentliste nach Dokumentenart „Eingangsrechnung“ oder nach Korrespondent filtern, oder nach der Rechnungsnummer suchen; sie steht im Titel. Eine Eingangsrechnung unter Beschaffung legt die Suite aus einer eingehenden E-Rechnung nicht an.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Ich sehe die Felder „E-Rechnung“ und „Leitweg-ID“ an der Organisation nicht. | Sie stehen erst da, wenn die E-Rechnung eingeschaltet ist (Kapitel 8). |
| Die Freigabe ist gesperrt. | Die Meldung nennt, was fehlt. Kapitel 2. |
| Wie erkenne ich, dass eine PDF die Daten enthält? | Speichern Sie die PDF im DMS. Dort hat sie dann den Reiter „Rechnung“. Viele PDF-Programme zeigen eingebettete Dateien unter „Anhänge“. |
| Ein Kunde möchte keine E-Rechnung. | An seiner Organisation „Keine E-Rechnung“ wählen. |
| Eine Behörde verlangt eine XRechnung. | Leitweg-ID an der Organisation eintragen. Die XRechnung steht dann in den Anhängen jeder Rechnungsmail. |
| Im DMS ist der Korrespondent einer Eingangsrechnung leer. | Es gab keine eindeutige Organisation mit dieser USt-IdNr. oder diesem Namen. Korrespondent auswählen und speichern. Tragen Sie die USt-IdNr. an der Organisation ein, klappt es beim nächsten Mal. |
| Ältere Rechnungen haben keine E-Rechnung. | Sie entsteht, wenn die PDF gedruckt wird. Drucken Sie eine ältere, freigegebene Rechnung neu (Button Drucken). |