Für das Handy gibt es eine eigene DMS-Seite, gebaut für kleine Bildschirme: große Buttons, eine Spalte, die Zurück-Taste des Handys führt eine Ebene zurück. Sie zeigt dieselben Ordner und Dokumente wie die Suite am PC, mit denselben Rechten und Freigaben.
Sie können Ordner durchsuchen, Dokumente ansehen und herunterladen, Papier fotografieren und als PDF ablegen sowie Dateien vom Handy hochladen.
Sie verbinden das Handy einmal per QR-Code. Danach öffnet es die Handyseiten nur noch mit Ihrer PIN, ohne Benutzername und Passwort. Ein QR-Code und eine PIN gelten für alle Bereiche mit Handyseite, zum Beispiel E-Mail, DMS und Mobile Erfassung. Mit einem verbundenen Handy sehen Sie Dokumente und fotografieren auch ohne Netz (Kapitel 8).
Tipp: Über das Teilen-Menü des Browsers zum Home-Bildschirm hinzufügen. Dann startet die Seite wie eine App.
Welche Bereiche Sie auf dem Handy nutzen dürfen, richtet Ihr Administrator ein. Angeboten wird ein Bereich nur, wenn er gebucht ist und Sie ihn auch am PC nutzen dürfen. Steht auf der Übersicht „Für dieses Konto ist auf dem Handy kein Bereich freigegeben.“, ist für Sie noch nichts freigegeben.
Öffnen Sie die Seite auf dem verbundenen Handy, fragt sie nur nach der PIN. Nach der Eingabe sehen Sie die Übersicht.
Aus einem oder mehreren Blättern wird ein PDF-Dokument im DMS.
Beim Speichern prüft die Suite, ob die Seiten lesbar sind. Ist eine Seite zu unscharf oder zu klein, fragt sie: „Seite 2 ist kaum lesbar (zu unscharf). Neu aufnehmen oder trotzdem speichern?“ Mit Trotzdem speichern legen Sie das Dokument ab, sonst nehmen Sie die Seite neu auf.
Alle Seiten werden ein PDF-Dokument, eine Seite je Foto. Es kommt wie jedes hochgeladene Dokument ins DMS: Eingangs-Tag, Angaben des Ordners, Texterkennung, Zuweisungsregeln.
Die Seiten gehen in der vollen Auflösung des Handys an die Suite. Die Texterkennung liest sie wie Fotos im Modus Kassenbon / Tabelle. Dadurch wird vor allem der Text von Kassenbons deutlich besser erkannt. Handy-Scans von früher werden nachts neu erkannt.
So kommen Screenshots, Bilder aus der Galerie und andere Dateien vom Handy ins DMS.
Danach meldet die Seite, wie viele Dateien hochgeladen sind. Im Ordner hochgeladen, kommen sie in diesen Ordner, wie beim Hochladen am PC. Auf der Startseite hochgeladen, bekommen sie keine Ordner-Angaben. Fotografieren und Datei hochladen erscheinen nur, wo Sie Dokumente ablegen dürfen.
Ein verbundenes Handy speichert, was Sie zuletzt gesehen haben, und zeigt es auch ohne Netz, im Flugzeug, im Keller, im Funkloch. Oben steht dann ein Band „Ohne Netz – Stand …“ mit der Zeit des letzten Abgleichs. Einzurichten ist dafür nichts.
Ohne Netz fragt die Seite nach Ihrer PIN. Danach sehen Sie die auf dem Handy gespeicherten Daten. Bei einer falschen PIN steht da, wie viele Versuche noch bleiben. Nach zu vielen falschen Eingaben löscht das Handy alles Gespeicherte.
Noch ein Tipp nimmt den Ordner wieder heraus. Das gilt je Handy.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Der QR-Code öffnet auf dem Handy nichts. | Der Code gilt 3 Minuten und einmal. Neuer Code am PC klicken und sofort scannen. Unterwegs muss die Suite am PC über ihre Internetadresse geöffnet sein (Kapitel 2). |
| Das Handy fragt nach Benutzername und Passwort. | Es ist nicht mehr verbunden, zum Beispiel nach zu vielen falschen PINs, nach Entfernen am PC oder nach einer Passwortänderung. Neu per QR-Code verbinden. |
| Auf der Übersicht fehlt „IPV-DMS“. | Das DMS ist für Sie auf dem Handy nicht freigegeben, oder Sie dürfen es auch am PC nicht nutzen. Fragen Sie Ihren Administrator. |
| Ich sehe eine Neuerung nicht. | Die Seite einmal mit Netz neu laden. Das Handy holt dann den neuen Stand. |
| Ohne Netz kommt „Seite kann nicht angezeigt werden“. | Auf diesem Handy ist noch nichts gespeichert. Mit Netz einmal mit PIN anmelden und die Ordner und Dokumente öffnen, die Sie unterwegs brauchen, oder ganze Ordner mitnehmen (Kapitel 8). |
| Ohne Netz steht da: „erst nach der nächsten Anmeldung mit PIN verfügbar“. | Mit Netz einmal abmelden und mit PIN anmelden. |
| Es fehlen „Fotografieren“ und „Datei hochladen“. | In diesem Ordner dürfen Sie keine Dokumente ablegen, oder Sie sind in der Suche. Einen Ordner öffnen, in dem Sie ablegen dürfen. |
| Das fotografierte Blatt ist verzerrt. | Die Ecken genau auf die Ecken des Blatts ziehen und die Lupe nutzen. Eine schon aufgenommene Seite antippen, um die Ecken zu korrigieren. |
| Beim Speichern heißt es „kaum lesbar“. | Die Seite ist zu unscharf oder zu klein. Nehmen Sie sie mit mehr Licht und näher neu auf, oder wählen Sie Trotzdem speichern. |
| Der Kassenbon ist im PDF in die Breite gezogen. | Er wurde als A4 gescannt. Bons mit dem Format wie gezogen scannen. |
| Der Text eines Kassenbons wurde schlecht erkannt. | Den Bon glatt, gerade von oben, bei gleichmäßigem Licht und groß im Bild neu aufnehmen (Kasten in Kapitel 6). In der Suite am PC hilft außerdem Texterkennung neu mit Kassenbon / Tabelle. |
| Mein Foto hat keinen Speicherpfad. | Es wurde auf der Startseite des DMS oder in einem Suchordner ohne Ablageort fotografiert (Kasten in Kapitel 6). Im Ordner mit Ablageort fotografieren oder den Speicherpfad am Dokument setzen. |
| Das Handy ging verloren. | Am PC unter Einstellungen › Mein Konto › Handy verbinden bei Verbundene Handys auf Entfernen klicken. Danach lässt sich das Handy nicht mehr anmelden. Sobald es die Suite wieder erreicht, löscht es die für die Arbeit ohne Netz gespeicherten Daten. |