Das DMS ist die zentrale Ablage für Dokumente in der IPV-Suite. Sie laden Dateien hoch, beschriften sie mit Dokumentenart, Korrespondent und Tags und finden sie über Suche und Ordner wieder. Nichts wird überschrieben: Jede neue Datei zu einem Dokument wird eine neue Version, die alten bleiben abrufbar.
Sie öffnen das DMS über den Reiter DMS in der oberen Leiste. Welche Punkte Sie sehen, hängt von Ihren Rechten ab.
Ist das DMS gebucht, ersetzt es den Reiter Dokumente: Alle Dateien von dort stehen im DMS, mit ihren Versionen und Anmerkungen. Ihre Ordner erscheinen als Ordner im DMS, und es gelten die Berechtigungen dieser Ordner.
Alle Fenster im DMS lassen sich am Kopf verschieben und an der Ecke unten rechts in der Größe ändern. Lage und Größe bleiben gespeichert.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Dokument | Ein Eintrag im DMS mit Titel, Datum und Angaben. Dahinter liegen eine oder mehrere Versionen. |
| Version | Eine hochgeladene Datei zu einem Dokument. Die neueste ist die aktuelle, ältere bleiben abrufbar. |
| Korrespondent | Die Organisation aus der Suite, von der oder an die das Dokument ist. |
| Dokumentenart | Fachliche Art des Dokuments, z. B. Rechnung, Vertrag, Software. Sie bestimmt, welche Felder das Dokument hat. Der Dateityp (PDF, Word) ist etwas anderes und steht im Reiter Metadaten. |
| Tag | Farbiges Schlagwort. Ein Dokument kann mehrere haben. |
| Eingangs-Tag | Kommt automatisch an jedes neu hochgeladene Dokument (Vorgabe „inBox“). So sehen Sie, was noch zu bearbeiten ist. |
| Ordner | Ein Eintrag im Baum links. Mit Angaben ist er eine gespeicherte Suche, ohne Angaben ein eigener Ablageort wie im Explorer (Kapitel 4). |
| Speicherpfad | Ablageort, nach dem Ordner suchen können. Er bestimmt auch den Ordner im Gesamtexport. |
| Archiv-Seriennummer | Fortlaufende Nummer, z. B. für die Papierablage. |
| Eigentümer | Der Benutzer, dem das Dokument gehört. Er sieht es immer. |
| Öffentlicher Link | Ein Link, über den eine Version ohne Anmeldung abrufbar ist, z. B. für Kunden. Er läuft ab oder wird gelöscht. |
So kommt eine Datei ins DMS: über die Seite, über den Eingangsordner auf Ihrem Rechner, über das Laufwerk, aus einer E-Mail oder vom Handy (Kapitel 16).
Mehrere Dateien auf einmal sind möglich. Beim Ziehen erscheint „Dateien hier ablegen zum Hochladen“.
| Meldung | Grund | Was tun |
|---|---|---|
| Datei schon vorhanden | Eine inhaltlich gleiche Datei liegt bereits im DMS. | Mit Dokument öffnen zum vorhandenen Dokument springen. |
| … bereits als Dokument vorhanden, auf das Sie keinen Zugriff haben | Gleiche Datei, aber in einem Dokument, das Sie nicht sehen dürfen. | Den Eigentümer oder Ihren Administrator fragen. |
| „…“ liegt im DMS-Papierkorb (als „…“) und wird deshalb nicht noch einmal abgelegt. | Eine inhaltlich gleiche Datei liegt im Papierkorb. Sie kommt nicht noch einmal ins DMS, egal ob über Hochladen, Laufwerk, Eingangsordner oder Mail. | Wer sie braucht, stellt sie unter Verwaltung › Papierkorb wieder her (Kapitel 14). |
| Die Datei ist größer als erlaubt. | Die Grenze für eine einzelne Datei ist überschritten. | Ihren Administrator fragen. |
| … Dateien mit der Endung .exe sind gesperrt | Die Endung steht auf der Sperrliste. | Jemanden bitten, der solche Dateien hochladen darf. |
| Der Speicher Ihres Tarifs (…) ist voll | Ihr Tarif hat eine Speichergrenze, und sie ist erreicht. | Nicht mehr benötigte Dateien löschen und den Papierkorb leeren (Kapitel 14) oder Ihren Administrator fragen. |
Mit dem Eingangsordner kommen Dateien automatisch ins DMS: Sie legen sie in einen Ordner auf Ihrem Mac, Windows- oder Linux-Rechner, ein kleines Programm überträgt sie, auch später, wenn gerade keine Verbindung besteht.
Übertragene Dateien wandern nach Erledigt, abgewiesene nach Abgelehnt, daneben eine Textdatei mit dem Grund.
Das Paket enthält Ihren persönlichen Schlüssel. Geben Sie es nicht weiter. Geht ein Gerät verloren, den Zugang in der Liste anklicken und Widerrufen. Für jedes Gerät richten Sie einen eigenen Zugang ein.
Das DMS lässt sich als Laufwerk im Finder (Mac), Explorer (Windows) oder Dateimanager (Linux) einbinden, mit denselben Ordnern und Rechten wie in der Suite. Eine Datei, die Sie dort in einen Ordner ziehen, wird ein neues Dokument mit den Angaben dieses Ordners. Öffnen, bearbeiten und speichern legt eine neue Version an. Den Zugang je Gerät richten Sie links unter Verwaltung › Laufwerk ein. Alles Weitere steht im Handbuch DMS als Laufwerk.
Im Reiter E-Mail speichern Sie einen Anhang mit Im DMS speichern, an der Kachel des Anhangs oder im PDF-Fenster.
Mit dem Modul E-Mail-Archiv stehen auch die Anhänge archivierter Mails im DMS, als Verweis ohne doppelten Speicherplatz. Im Reiter Details steht dann unter Aus dem E-Mail-Archiv die Mail, aus der das Dokument kommt. Ein Klick öffnet sie.
Das DMS findet Dokumente über das Suchfeld, die Erweiterte Suche, die Filter und die Ordner. Eine Suche, die Sie öfter brauchen, speichern Sie.
Das Suchfeld „Titel und Inhalt suchen …“ sucht schon beim Tippen: im Titel, im Dateinamen, in den Notizen und im erkannten Text der Versionen, die Sie sehen dürfen. Jedes Wort ab drei Buchstaben muss vorkommen, auch als Wortanfang: „rechn“ findet „Rechnung“. Unter dem Titel steht die Fundstelle, bei einer Notiz mit „Notiz:“ davor.
Auch Zahlen werden gefunden: Beträge, Daten und Nummern wie „69,80“, „24.09.2024“ oder „107/00001“. Komma und Punkt gelten dabei gleich. Ebenso findet die Suche den Text von Haftnotizen, Markierungen und Stempeln, die Sie sehen dürfen.
Mit wenigen Zeichen wird die Suche genauer. Zeigen Sie mit der Maus auf das Suchfeld, steht die Übersicht als Hinweis da.
| Eingabe | findet |
|---|---|
| Handbuch E-Mail | Dokumente, in denen beide Wörter vorkommen, auch als Wortanfang. |
| "Handbuch E-Mail" | genau diese Wortfolge. Zeilenumbrüche dazwischen stören nicht. |
| *andbuc* | Wörter, die diesen Teil irgendwo enthalten („Handbuch“, „Handbücher“ …). |
| Handb* / *buch | Wörter, die so anfangen bzw. so enden. |
| -Handbuch | Dokumente, in denen das Wort nicht vorkommt, auch mit Wortfolge: -"IPV-DMS". |
| Rechnung ODER Gutschrift | Dokumente mit einem der beiden Begriffe (auch OR oder |). |
Zeichen lassen sich kombinieren, z. B. Rechnung -Mahnung oder "Stadtwerke Bochum" ODER Gasag.
Für genaue Abfragen klicken Sie Bedingungen zusammen.
Der Button zeigt dann die Anzahl der Bedingungen, z. B. „Erweiterte Suche (2)“. Bedingungen entfernen hebt sie auf. Die erweiterte Suche wirkt zusätzlich zu Suchfeld und Filtern.
| Felder | Bedingungen |
|---|---|
| Titel, Dateiname, Notiz, Korrespondent, eigene Textfelder | enthält, enthält nicht, ist, ist nicht, beginnt mit, endet mit, ist leer, ist nicht leer |
| Inhalt (erkannter Text) | enthält, enthält nicht. Der Wert wie im Suchfeld: Wörter, "Wortfolge", *Wortteil* |
| Ausstellungsdatum, Hinzugefügt, eigene Datumsfelder | =, ≠, >, <, ≥, ≤, zwischen, in den letzten … Tagen, diesen Monat, dieses Jahr, letztes Jahr, ist leer, ist nicht leer |
| Archiv-Seriennummer, Seiten, Anzahl Versionen, eigene Zahl- und Betragsfelder | =, ≠, >, <, ≥, ≤, zwischen, ist leer, ist nicht leer |
| Dokumentenart, Tags, Speicherpfad, Dateityp, Eigentümer, eigene Auswahl- und Ja/Nein-Felder | ist, ist nicht, ist eine von, ist keine von, ist leer, ist nicht leer |
| Verknüpft mit | mit, nicht mit (ein bestimmtes Objekt suchen: Organisation, Person, Projekt, Aufgabe oder Beleg), mit einem Objekt der Art, ist leer, ist nicht leer |
Öffnen Sie ein Dokument aus einer Suche, zeigt das DMS, wo der Suchbegriff steht:
| Filter | Wirkung |
|---|---|
| Tags | Aufklappliste zum Ankreuzen. Alle angekreuzten Tags müssen am Dokument stehen. |
| Korrespondent, Dokumentenart, Speicherpfad | Je eine Auswahl. „(ohne)“ zeigt Dokumente, bei denen nichts eingetragen ist. |
| Datum von / bis | Bereich des Ausstellungsdatums. |
| Berechtigungen | Meine Dokumente (Sie sind Eigentümer), Mit mir geteilt (am Dokument für Sie oder eine Ihrer Gruppen freigegeben oder Ihnen im Chat geteilt), Von mir geteilt, Ohne Eigentümer. |
| Verknüpft mit | Erscheint, wenn Sie über „Alle im DMS“ von einer Organisation, Person, Aufgabe, einem Projekt oder Beleg kommen. Das × daneben nimmt den Filter heraus. |
| Pflichtangaben fehlen | Nur Dokumente, bei denen ein Pflichtfeld ihrer Dokumentenart leer ist. Als gespeicherte Suche z. B. „Rechnungen – unvollständig“. |
| × Filter zurücksetzen | Erscheint, sobald ein Filter gesetzt ist, und hebt alle auf. |
Auf dem Vorschaubild steht unten links der Dateityp als farbiges Abzeichen, in der Liste vor dem Titel. An jeder Kachel: Details (öffnet das Dokument), Vorschau (Auge) und Herunterladen. Außerdem stehen dort, wenn zutreffend:
Dokumente auswählen und in der Leiste unten Herunterladen klicken. Ein einzelnes Dokument lädt direkt. Bei mehreren fragt das DMS: Als ZIP (eine Datei mit allen Dokumenten, jeweils die aktuelle Version unter ihrem Titel) oder Einzelne Dateien (der Browser lädt sie nacheinander und fragt beim ersten Mal meist, ob er das darf).
Das Auge öffnet das Dokument im PDF-Fenster der Suite, ohne die Liste zu verlassen. Es zeigt die Suchtreffer und die Anmerkungen. Unten stehen Drucken, Speichern, Download, In neuem Fenster, Dokument öffnen und Schließen. Esc schließt ebenfalls.
Mit den Pfeilen im Kopf des Fensters oder den Tasten ← → blättern Sie zum vorigen bzw. nächsten Dokument der Liste. Bilder öffnen im selben Fenster; mehr dazu im Handbuch Bilder.
Eine Suche mit ihren Filtern und Bedingungen lässt sich speichern. Sie steht dann links unter Gespeicherte Suchen, nur bei Ihnen.
Eine geöffnete Suche ändern Sie über Suche ▾: Bearbeiten (Name, Dokumente je Seite, Anzeigen als, In der linken Spalte zeigen), Aktuelle Filter übernehmen, Reihenfolge ändern, Löschen. Alle Ihre Suchen stehen auch unter Verwaltung › Gespeicherte Suchen. Das Löschen einer Suche löscht keine Dokumente.
Links unter Geöffnete Dokumente stehen die zuletzt geöffneten Dokumente, bis zu 15 je Browser. Alle schließen leert die Liste.
Ordner sehen aus wie gewohnte Ordner. Sie sehen die Ordner, die für Sie oder eine Ihrer Gruppen freigegeben sind. Die oberste Zeile (Vorgabe „Ordner“) zeigt alle Dokumente, die Sie sehen dürfen. Es gibt zwei Arten:
Das geht nur bei Ordnern, in denen Sie Bearbeiten dürfen, und nur mit Dokumenten, die Sie ändern dürfen. Bei einem Ordner ohne Ablageort (nur Tags, Dokumentenart oder Korrespondent) bekommen die Dokumente dessen Angaben und erscheinen danach dort.
Liegt ein Dokument an mehreren Stellen und ziehen Sie es nicht aus einem geöffneten Ordner, ist unklar, woher es soll. Es wird dann nicht verschoben. Öffnen Sie den Ordner, aus dem es heraus soll, und ziehen Sie von dort.
Ein Dokument kann in mehreren Ordnern liegen. Gespeichert ist es nur einmal, Änderungen gelten überall.
Einige Ordner legt die Suite selbst an: Bilder und Software, mit dem Modul Verein Noten und Protokolle, dazu den Bereich Belege Suite. Sie tragen im Ordnerbaum ein farbiges Schloss. Fahren Sie mit der Maus darüber, steht dort, was mit ihnen geht. In „Noten“ und „Protokolle“ regelt das Modul Verein selbst, wer was sieht.
Ein Doppelklick in der Liste öffnet das Dokument. Links stehen die Angaben in Reitern, rechts die Datei im Betrachter (PDF und Bilder direkt, Office-Dateien nach der Texterkennung als PDF). TXT-Dateien erscheinen als Textseite, CSV-Dateien als Tabelle (Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tabulator). Das gilt nur für Dateien mit der Endung .txt oder .csv; Programm-, CNC- oder Plotterdateien haben keine Vorschau.
Wird die Ansicht gerade erst erstellt, etwa direkt nach dem Hochladen oder nach einer Bearbeitung im Browser, steht dort „Die Ansicht wird gerade erstellt“. Die Seite lädt dann von selbst neu.
Oben steht das Kopier-Symbol vor dem Titel (Kapitel 9) und die Gruppe × ← →: × führt zurück zur zuletzt geöffneten Liste, die Pfeile blättern zum vorherigen bzw. nächsten Dokument dieser Liste.
Die Leiste über dem Dokument zeigt die Seitenzahl, Verkleinern und Vergrößern, Seitenbreite bzw. Ganze Seite, das Drehsymbol, bei mehrseitigen PDFs die Buttons für Seiten (siehe unten), Herunterladen und Drucken. Je nach Ihren Rechten kommen Haftnotiz, Markieren und Stempel dazu sowie das Auge für die Anmerkungen (Kapitel 6).
Wird die Seite größer als das Fenster, verschieben Sie sie mit gedrückter linker Maustaste (der Zeiger wird zur Hand), mit dem Mausrad, mit Umschalttaste und Mausrad (nach links und rechts), an den Bildlaufleisten oder mit zwei Fingern auf dem Trackpad. Auf Text markiert die Maus weiter Text. Auf einer Anmerkung und bei eingeschaltetem Werkzeug Haftnotiz, Markieren oder Stempel gilt das Werkzeug.
Ein schief liegendes Dokument drehen Sie direkt am Dokument, wenn Sie es bearbeiten dürfen. Das geht bei PDF und Bildern, nicht bei Belegen der Suite.
Es entsteht keine neue Version. Das Dokument steht danach überall richtig herum, die Texterkennung läuft neu. Ohne Speichern bleibt alles, wie es war.
Bei einem PDF mit mehreren Seiten hat jede Seite oben links ein Ankreuzfeld. Damit markieren Sie Seiten. Hinter dem Drehsymbol stehen drei Buttons:
Vor jeder Aktion fragt die Suite nach. Beim Entnehmen und Löschen bleibt die bisherige Version erhalten (Kapitel 8). Mindestens eine Seite muss im Dokument bleiben. Nicht bei Belegen der Suite und Anhängen aus dem E-Mail-Archiv. Haben Sie das Dokument geändert oder gedreht, erst Speichern. Entnehmen braucht zusätzlich das Recht zum Hochladen, Aufteilen außerdem das Recht für den Papierkorb.
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Details | Titel, Archiv-Seriennummer (+1 vergibt die nächste freie), Ausstellungsdatum, Korrespondent (Suchfeld, daneben Anlegen), Dokumentenart, Speicherpfad bzw. Liegt in und Auch ablegen in, Tags. Neben Dokumentenart und Tags legt + einen neuen Eintrag an, wenn Sie das dürfen. Darunter die Felder der Dokumentenart (Pflichtfelder mit *), weitere über „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen …“. Dann Verknüpft mit, ganz unten Link und Öffentlicher Link. |
| Bild | Nur bei Bildern: Bildangaben (siehe Handbuch Bilder). |
| Rechnung | Nur bei E-Rechnungen (Kapitel 12). |
| Inhalt | Der erkannte Text der gezeigten Version, gegebenenfalls mit dem Hinweis „Texterkennung unsicher“. Bei Software gibt es diesen Reiter nicht. |
| Metadaten | Angaben zur Datei der gezeigten Version: Originaldatei, Dateityp, Größe, Seiten, Prüfsumme, durchsuchbares PDF, Stand der Texterkennung, hinzugefügt am. |
| Verlauf | Wer wann was geändert hat. |
| Berechtigungen | Eigentümer und wer das Dokument sehen bzw. bearbeiten darf (Kapitel 13). |
Statt abzutippen, holen Sie Angaben mit der Maus aus dem Dokument in die Felder im Reiter Details.
Die Leiste unter den Reitern bietet, soweit Sie es dürfen: Speichern, Speichern & weiter (öffnet das nächste Dokument der Liste, praktisch beim Abarbeiten des Eingangs), Verwerfen, Herunterladen, Texterkennung neu, In Bearbeitung nehmen, Senden, Im Chat teilen und Löschen.
Wer ein Dokument nur ansehen darf, sieht die Felder gesperrt. Sind Pflichtfelder leer, speichert das DMS nicht und nennt die fehlenden Felder.
Gibt es den Absender eines Dokuments noch nicht als Organisation, legen Sie ihn direkt am Dokument an.
Die neue Organisation ist danach Korrespondent, und das Dokument wird gleich mit gespeichert. Den Button sehen Sie, wenn Sie das Dokument bearbeiten und Organisationen bearbeiten dürfen. Wie gut die Vorbelegung ist, hängt von der Texterkennung ab.
Ist der erkannte Text schlecht, etwa bei Kassenbons, starten Sie die Erkennung neu:
Im Fenster wählen Sie Standard (für Briefe, Rechnungen und Dokumente mit mehreren Spalten) oder Kassenbon / Tabelle (liest die Seite als einen Textblock). Die Erkennung läuft im Hintergrund, etwa eine Minute je Dokument. Das Ausstellungsdatum wird dabei neu aus dem Text gesetzt, außer Sie haben es selbst eingetragen. Das geht nur bei Dokumenten, die Sie bearbeiten dürfen, und nicht bei Belegen der Suite.
Bei schlecht lesbaren Kassenbons hilft meist Kassenbon / Tabelle. Gescannte PDFs, die noch gar keinen Text haben, bekommen ihre Texterkennung nachts von selbst (Kapitel 2).
Wer eine Datei außerhalb der Suite überarbeitet (etwa einen Vertrag in Word), zeigt das den Kollegen und schützt sich davor, dass jemand parallel eine Version hochlädt.
Mit dem Modul Online-Office bearbeiten Sie Texte, Tabellen und Präsentationen direkt in der Suite, ohne herunterzuladen. Mehrere Personen können gleichzeitig im selben Dokument arbeiten.
Unter Verknüpft mit im Reiter Details hängen Sie ein Dokument an Objekte der Suite, ohne Kopie der Datei: Organisation, Person, Projekt, Aufgabe, Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Preisanfrage, Bestellung oder Rechnung eines Lieferanten.
Verknüpfen kann, wer das Dokument bearbeiten darf. Belege der Suite lassen sich nicht verknüpfen.
Im Kasten Notizen unten schreiben Sie Anmerkungen zum Dokument. Eine eingetippte Notiz wird mit Speichern mitgespeichert. entfernen löscht eine Notiz; das darf ihr Verfasser oder Ihr Administrator. Notizen werden von der Suche gefunden.
Auf PDF und Bildern bringen Sie Anmerkungen an, ohne die Datei zu verändern. Sie liegen über dem Dokument und werden von der Suche gefunden.
| Art | So geht es |
|---|---|
| Haftnotiz | Haftnotiz anklicken, dann auf die Stelle im Dokument. Im Fenster Text, Farbe und Sichtbar für wählen: „Alle, die das Dokument sehen“ oder „Nur diese Benutzer und Gruppen (und ich)“. Wer neu ausgewählt wird, bekommt einen Hinweis in der Glocke. Die Notiz lässt sich zuklappen. Verschieben kann sie, wer sie geschrieben hat, und jeder, der das Dokument bearbeiten darf. Text ändern und entfernen kann nur, wer sie geschrieben hat. |
| Markierung | Markieren anklicken, dann Text mit der Maus markieren oder neben dem Text einen Bereich aufziehen. Im Fenster stehen der markierte Text, ein Kommentar, Farbe und Sichtbar für. |
| Stempel | Stempel anklicken, einen Stempel wählen und auf die Stelle klicken. Datum und Name setzt die Suite dazu. Verschieben und entfernen kann ihn, wer ihn gesetzt hat. Im Verlauf bleibt vermerkt, dass er gesetzt war. |
Stempel setzen und Anmerkungen entfernen geht ohne Rückfrage. Esc bricht das Anbringen ab. Wird ein Bild gedreht, drehen die Anmerkungen mit.
Drucken öffnet das PDF-Fenster der Suite. Hat das Dokument Anmerkungen, wählen Sie vorher, welche mit auf den Ausdruck sollen: Haftnotizen, Markierungen, Stempel. Ohne Haken wird das Dokument ohne Anmerkungen gedruckt.
Was Sie nicht angeben, bleibt, wie es ist. Danach meldet das DMS, wie viele Dokumente geändert, schon so oder übersprungen wurden. Übersprungen werden Belege der Suite und Dokumente, die Sie nicht ändern dürfen. Fehlende Pflichtfelder halten die Änderung nicht auf; sie finden Sie über den Filter „Pflichtangaben fehlen“.
Sehen andere das Dokument nur über eine Freigabe an der Dokumentenart, verlieren sie mit der Art auch die Sicht darauf. Das gilt auch für Sie selbst.
Liegen zusammengehörende PDFs als einzelne Dokumente da, etwa eine Rechnung und ihr Zahlungsbeleg, verbinden Sie sie zu einem Dokument.
Es bleibt das zuerst markierte Dokument mit allen Seiten, als neue Version. Titel, Korrespondent, Felder und Berechtigungen bleiben seine. Tags, Verknüpfungen und gebuchte Bankbuchungen der anderen gehen mit, die anderen kommen in den Papierkorb. Das geht nur mit PDF-Dokumenten, nicht mit Belegen der Suite und nicht mit Bildern. Sie brauchen dafür die Rechte zum Bearbeiten und Löschen.
Ein Stapel hält zusammengehörende Dokumente beieinander, ohne sie zu verbinden. Jedes Dokument bleibt einzeln erhalten.
In der Liste steht der Stapel als eine Zeile bzw. Kachel mit der Anzahl der Dokumente. Ein Doppelklick öffnet ihn. Im geöffneten Stapel stehen Als Titel des Stapels (genau ein Dokument markieren), Aus Stapel nehmen und Stapel auflösen. Sobald Sie suchen oder filtern, erscheinen die Dokumente einzeln. Stapel gibt es nicht im Papierkorb und nicht im Bereich „Belege Suite“.
Ändert sich ein Dokument, laden Sie die Datei als neue Version hoch. Das Dokument behält Angaben, Notizen und Berechtigungen.
Eine neue Version muss sich vom Inhalt her unterscheiden. Ist das Dokument bei jemand anderem in Bearbeitung (Kapitel 5), geht das nicht. Bilder haben keine Versionen; dort zeigt die Ansicht den Kasten „Bearbeitungen“ (siehe Handbuch Bilder).
Ist der Titel noch der Dateiname der vorigen Version, übernimmt er den neuen, aber nur, wenn sich die Namen allein in Ziffern und Trennzeichen unterscheiden: Aus Vertrag_0-0-8-0 wird mit der Datei Vertrag_0-0-9-0.docx der Titel Vertrag_0-0-9-0. Einen selbst vergebenen Titel lässt eine neue Version unverändert.
Hat ein Dokument mehrere Versionen, öffnet Vergleichen im Kasten Versionen beide nebeneinander:
Verglichen wird der Text Wort für Wort. Text, der nur an eine andere Stelle gerutscht ist, gilt nicht als geändert. Ohne PDF erscheint der erkannte Text. Zwei Bilder ohne Text lassen sich mit einem Regler überblenden.
Änderungen markieren legt die Änderungen als Markierungen an die neuere Version, sichtbar für alle, die das Dokument sehen: Neues gelb, an Stellen mit Entferntem ein roter Strich mit dem alten Text als Kommentar. Ein erneutes Markieren derselben zwei Versionen ersetzt die Markierungen vom letzten Mal. Das geht nur bei PDF.
Für Kollegen genügt der Link oder der Chat. Für Kunden nehmen Sie den öffentlichen Link oder senden die Datei als Anhang.
Jedes Dokument hat einen festen Link. Sie kopieren ihn über das Kopier-Symbol vor dem Titel, über das Kopier-Symbol im Feld Link unter den Details oder indem Sie den ganzen Titel markieren und kopieren. Öffnen kann ihn nur, wer angemeldet ist und das Dokument sehen darf.
Der Link muss im Text stehen bleiben. Besteht für eine Adresse eine Kommunikationssperre, fragt das DMS nach. Im Verlauf des Dokuments steht, an wen der Link ging. Gehört die Adresse zu einer Person oder Organisation, steht die Mail auch in deren Historie.
Die Datei darf höchstens 20 MB groß sein. Der Versand steht im Verlauf („Per Mail gesendet“) und unter „Gesendet“ bei Organisation und Person.
Im Chat teilen öffnet den Chat mit dem Link im Schreibfeld. Geteilt wird die Version, die Sie gerade sehen. Im Chat erscheint der Link als Karte mit dem Titel und Im DMS öffnen.
Darf ein Empfänger das Dokument nicht sehen, fragt der Chat beim Senden nach. Wer die Berechtigungen des Dokuments festlegen darf, gibt ihm das Recht zum Ansehen: Er darf danach genau diese Version sehen, spätere nicht. Sonst geht die Nachricht nicht hinaus. Die so Berechtigten stehen unter Berechtigungen im Bereich Im Chat sichtbar; Haken entfernen und Speichern nimmt das Recht wieder.
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Lieferantenbestellungen und Lieferantenrechnungen der Suite erscheinen automatisch im DMS, als PDF und durchsuchbar wie jedes Dokument.
Der Bereich Software ist für gekaufte Programme: Installationsdateien, dazu Lizenz und Version.
| Was | Wie |
|---|---|
| Ablegen | Den Ordner „Software“ öffnen und hochladen. Das Dokument bekommt die Dokumentenart „Software“. |
| Liste | Programm, Hersteller, Version, Größe, Lizenz bis, hinzugefügt. Abgelaufene Lizenzen sind rot. |
| Angaben | Felder Version, Lizenzschlüssel, Plätze, Lizenz bis. Der Hersteller ist der Korrespondent. |
| Neue Programmversion | Als neue Version hochladen und das Feld „Version“ anpassen. Die alte bleibt abrufbar. |
| Rechnung, Handbuch | Als eigene Dokumente mit demselben Korrespondenten ablegen, nicht als Version. |
| Lizenzschlüssel | Sieht nur, wer das Dokument bearbeiten darf. Alle anderen sehen Punkte. |
Programme enthalten keinen Text: Es läuft keine Texterkennung, und der Reiter „Inhalt“ fehlt. Ausführbare Dateien (.exe, .msi …) stehen in der Vorgabe auf der Sperrliste; hochladen darf sie nur, wer das Recht dazu hat.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung mit strukturierten Daten: als reine XML-Datei (XRechnung) oder als PDF, in der das XML steckt (ZUGFeRD / Factur-X). Das DMS erkennt beide, egal ob Sie sie hochladen, über den Eingangsordner schicken oder aus dem Reiter E-Mail ablegen. Ausführlich steht das im Handbuch E-Rechnung.
| Angabe | Woher |
|---|---|
| Titel | „Rechnung <Nummer> <Rechnungssteller>“, bei einer Gutschrift „Gutschrift …“. |
| Ausstellungsdatum | Rechnungsdatum. |
| Korrespondent | Der Rechnungssteller, gefunden über die USt-IdNr., sonst über den genauen Namen. Nur bei genau einem Treffer; eine neue Organisation wird nicht angelegt. |
| Dokumentenart | „Eingangsrechnung“. |
| Felder | Rechnungsnummer, Betrag (Gesamtbetrag) und Fälligkeit. |
Ein Dokument mit E-Rechnung hat den Reiter Rechnung: die Rechnung lesbar mit Rechnungssteller und -empfänger, Positionen, Steuer je Satz, Summen, zu zahlendem Betrag und Bankverbindung, jeweils für die gezeigte Version. Bei einer reinen XML-Datei steht diese Ansicht außerdem rechts anstelle der Vorschau.
Eingangsrechnungen finden Sie über den Filter Dokumentenart „Eingangsrechnung“, den Korrespondenten oder die Suche nach der Rechnungsnummer.
Wer ein Dokument sehen oder bearbeiten darf, ergibt sich aus drei Stufen. Der Eigentümer sieht seine Dokumente immer. Ein Dokument ohne jede Freigabe sieht nur er.
| Stufe | Wo einstellen | Wirkung |
|---|---|---|
| Ordner | Pflegt Ihr Administrator (Kapitel 17) | Wer den Ordner sehen darf, sieht die Dokumente, die er findet. „Bearbeiten“ erlaubt dort hochzuladen, Dokumente hineinzuziehen und sie zu ändern. |
| Dokument | Reiter Berechtigungen im Dokument; mehrere auf einmal über den Button Berechtigungen unter der Liste | Gehen vor: Stehen am Dokument Freigaben, gelten nur diese und der Eigentümer. |
| Version | Kasten Versionen, Berechtigung dieser Version | Mit Haken sehen diese Version nur die Angehakten und der Eigentümer. Wer nur hier angehakt ist, sieht das Dokument mit genau dieser Version. |
Festlegen kann das der Eigentümer des Dokuments oder wer das Recht dazu hat. Fürs Ändern braucht jemand außerdem das Benutzerrecht zum Bearbeiten.
Mit dem Button Berechtigungen unter der Liste ändern Sie viele Dokumente auf einmal. Mit „Zu den bestehenden Einträgen hinzufügen“ bleiben die vorhandenen erhalten, sonst werden sie ersetzt. Dokumente, deren Berechtigungen Sie nicht festlegen dürfen, werden übersprungen und gezählt.
Im Scanpool landen ganze Scan-Stapel, 100 Blatt am Stück, ohne Trennblatt. Dort sehen Sie jede Seite, entfernen leere Seiten, stellen die Seiten zu Dokumenten zusammen und legen sie im DMS ab, auf Wunsch gleich als Beleg einer Bankbuchung. Sie finden ihn links unter Verwaltung › Scanpool. Der Scanpool ist gemeinsam für alle, die ihn nutzen dürfen.
Sind markierte Seiten noch nicht gelesen, legt der Scanpool sie nicht ab, sondern meldet es: Ohne Text erkennt er nicht, welche Seiten zusammengehören. Warten, bis „Erkenne Zusammenhang“ verschwunden ist.
Für einen Stapel, in dem jede Seite ein eigener Beleg ist (etwa Kassenbons): Seiten markieren, unter Ablegen im DMS den Haken Jede Seite einzeln ablegen setzen, Speicherpfad, Dokumentenart und Tags wählen, Markierte ablegen. Jede Seite wird ein eigenes Dokument. Titel, Datum und Korrespondent kommen aus dem Text der jeweiligen Seite, Dokumentenart, Speicherpfad und Tags aus dem Formular. Das geht auch, bevor die Seiten gelesen sind; ungelesene Seiten heißen dann „Scan_…“, das Datum holt die Texterkennung nach.
Erkannte Dokumente ablegen (n) legt alle Rahmen auf einmal ab, je Rahmen ein Dokument. Der Button ist gesperrt, solange der Scanpool noch Seiten liest. Abgelegte Seiten verschwinden aus dem Scanpool; die Dokumente werden wie jedes neue Dokument behandelt.
Dürfen Sie Bankbuchungen zuordnen, steht unter „Ablegen im DMS“ der Rahmen Bankbuchung. Sobald Sie ein Dokument markieren, liest der Scanpool die erste Seite, zeigt die gelesenen Daten und Beträge und darunter die passenden Bankbuchungen ohne Beleg: gleicher Betrag, Buchungsdatum zwei Tage vor bis fünf Tage nach dem Belegdatum. Die beste steht oben und ist vorgewählt. „Ohne Bankbuchung“ legt nur ab.
Beim Ablegen hängt das Dokument als Beleg an der Buchung und trägt nur noch den Tag „<Bank> gebucht“. Werden mehrere Dokumente auf einmal abgelegt, hängt jedes an seiner Buchung, wenn genau eine offene Buchung passt. Sonst bleibt die Buchung offen und erscheint unter Bank › Belege zuordnen als Vorschlag.
Für das Handy gibt es eine eigene Seite: Ordner und Suche, Dokumente ansehen und herunterladen, Papier mit der Kamera ins DMS bringen, Dateien hochladen, auch ohne Netz. Es gelten dieselben Rechte und Freigaben wie am PC.
Fotografierte Seiten werden in voller Auflösung übertragen und wie Kassenbons erkannt. Kassenbons scannen Sie am besten im Format wie gezogen statt A4, dann bleibt ihre Form erhalten. Alles Weitere steht im Handbuch DMS auf dem Handy.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Ich sehe ein Dokument nicht, das ein Kollege hochgeladen hat. | Ohne Freigabe sieht es nur sein Eigentümer. Es muss in einem Ordner liegen, den Sie sehen dürfen, oder am Dokument für Sie freigegeben sein. |
| Ich sehe links keinen Ordner. | Für Sie ist noch kein Ordner freigegeben. Die oberste Zeile zeigt trotzdem alle Dokumente, die Sie sehen dürfen. |
| Der Button „Hochladen“ fehlt. | Ihnen fehlt das Recht zum Hochladen, oder Sie dürfen im geöffneten Ordner nur ansehen. In „Belege Suite“ wird nie hochgeladen. |
| Die Suche findet den Text einer neuen Datei nicht. | Die Texterkennung braucht etwa eine Minute. Ihr Stand steht im Reiter Metadaten. |
| Ein Betrag steht auf dem Kassenbon, die Suche findet ihn nicht. | Im Reiter Inhalt prüfen, ob er richtig erkannt wurde. Wenn nicht: Texterkennung neu mit der Art „Kassenbon / Tabelle“. |
| Die Suche findet einen gescannten Mail-Anhang nicht. | Gescannte PDFs ohne Text bekommen ihre Texterkennung nachts. Am nächsten Tag findet die Suche sie. |
| Eine Datei wird nicht übernommen, weil sie im DMS-Papierkorb liegt. | Eine gleiche Datei liegt im Papierkorb. Dort wiederherstellen statt neu hochladen (Kapitel 14). |
| Ein Klick ins Dokument trägt Text in ein Feld ein. | Im Reiter Details war ein Feld gewählt (oranger Rahmen). Esc oder ein Klick außerhalb hebt die Wahl auf. Ohne gewähltes Feld markieren und kopieren Sie wie gewohnt (Kapitel 5). |
| Im Reiter Inhalt steht „Texterkennung unsicher“. | Das Foto ist zu unscharf oder zu klein. Den Beleg neu fotografieren und als neues Dokument oder neue Version hochladen. |
| Ich habe eine falsche Datei hochgeladen. | Als Version: richtige Datei als neue Version hochladen. Als Dokument: löschen. |
| Warum steht ein Dokument in zwei Ordnern? | Ordner mit Angaben sind Suchen. Passt ein Dokument zu beiden, steht es in beiden. Gespeichert ist es nur einmal. |
| „Löschen“ hat ein Dokument nur aus dem Ordner genommen. | Es lag noch an anderen Stellen und liegt dort weiter. Ganz entfernen: im Dokument Löschen. |
| Das Ausstellungsdatum hat sich von selbst geändert. | Es wurde aus dem Inhalt übernommen; im Verlauf steht das Datum vorher. Sie können es jederzeit ändern. Ein selbst eingetragenes Datum bleibt. |
| Ich habe ein Dokument gedreht, beim nächsten Öffnen ist es wieder wie vorher. | Nach dem Drehen Speichern klicken. |
| Ich habe die falschen Seiten gelöscht oder entnommen. | Die vorige Version ist noch da (Reiter Versionen). Sie anklicken und herunterladen bzw. als neue Version wieder hochladen. |
| An den Seiten fehlen die Ankreuzfelder. | Sie stehen nur bei PDFs mit mehr als einer Seite, wenn Sie das Dokument bearbeiten dürfen, nicht bei Belegen der Suite. |
| Der Scanpool meldet, Seiten seien noch nicht gelesen. | Warten, bis „Erkenne Zusammenhang“ verschwunden ist, oder den Haken Jede Seite einzeln ablegen setzen. |
| Ein Foto wurde von selbst gedreht. | Die Suite richtet Fotos vor der Texterkennung aus. Im Verlauf steht „Automatisch ausgerichtet“. Sie können es von Hand zurückdrehen. |
| Der Titel zeigt noch die alte Versionsnummer. | Der Titel folgt der neuen Version nur, wenn er noch genau der alte Dateiname war und sich die Namen nur in Ziffern und Trennzeichen unterscheiden. Sonst den Titel selbst anpassen. |
| Ich kann keine neue Version hochladen, obwohl ich das Dokument bearbeiten darf. | Ein Kollege hat es in Bearbeitung genommen. Warten, bis er seine Version hochlädt, oder ihn bitten, die Bearbeitung abzubrechen. Der Eigentümer kann sie aufheben. |
| Beim Vergleichen erscheint Text als geändert, obwohl er gleich ist. | Steht ein Wort an einer ganz anderen Stelle (mehr als etwa eine halbe Seite entfernt), zählt es als entfernt und neu. |
| „Zusammenfassen“ meldet, ein Dokument sei kein PDF. | Das geht nur mit PDF-Dokumenten. Andere Dateien halten Sie als Stapel zusammen. |
| Das Feld „Öffentlicher Link“ fehlt. | Ihnen fehlt das Recht dazu. Ihren Administrator fragen. |
| Ein Kunde sagt, der Link gehe nicht mehr. | Er ist abgelaufen oder wurde gelöscht. Einen neuen Link erstellen und erneut senden. |
| Ein Kollege sieht meine Haftnotiz nicht. | Unter „Sichtbar für“ steht „Nur diese Benutzer und Gruppen“ ohne ihn. Notiz bearbeiten und ihn auswählen. Oder er hat einen Filter gesetzt: Pfeil neben dem Auge. |
| Ich kann eine Haftnotiz nicht verschieben. | Verschieben darf, wer sie geschrieben hat oder das Dokument bearbeiten darf. |
| Ich kann einen Stempel nicht entfernen. | Entfernen kann ihn, wer ihn gesetzt hat, und wer Stempel verwalten darf. |
| Der Ausdruck enthält keine Notizen. | Beim Drucken die Haken bei Haftnotizen, Markierungen bzw. Stempeln setzen. |
| Mein Scan ist nicht im Scanpool angekommen. | Er muss im Unterordner Scanpool des Eingangsordners liegen und eine PDF sein. Liegt er direkt im Eingangsordner, wird er ein normales Dokument. Alternativ auf der Seite Scanpool über Hochladen. |
| Der Scanpool hat zwei Dokumente zu einem zusammengefasst. | Die zweite Seite aus dem Rahmen auf freie Fläche ziehen. Weitere Seiten auf sie ziehen, um ein neues Dokument zu bilden. |
| Im Rahmen „Bankbuchung“ steht „Keine passende Bankbuchung ohne Beleg gefunden.“ | Betrag oder Datum wurden nicht sauber gelesen, oder die Buchung hat schon einen Beleg. Die Buchung kann auch später unter Bank › Belege zuordnen zugeordnet werden. |
| Was bedeutet der Tag „WISE-BG gebucht“? | Das Dokument hängt als Beleg an einer Buchung dieser Bank. Die Suite setzt ihn selbst; andere Tags entfallen dabei. |
| Ein neues Dokument wurde falsch zugeordnet. | Eine Zuweisungsregel passte. Die Zuordnung am Dokument ändern. Die Regel fasst Ihr Administrator schärfer (Kapitel 19). |
| Der Ordner „Bilder“ (oder „Software“, „Noten“, „Protokolle“) lässt sich nicht umbenennen oder löschen. | Diese Ordner legt das System an. Verschieben geht, Umbenennen und Löschen nicht. |
| Ein Ordner war nach dem Verschieben leer. | Hat der Ordner eigene Angaben, zeigt er unter dem neuen Ordner nur, was zu beiden passt. Angaben im Ordnerfenster prüfen. |