Unter dem Reiter Beschaffung oben kaufen Sie ein: Sie pflegen Lieferanten, fragen Preise an, bestellen, nehmen Ware an und erfassen die Rechnung. Links stehen sieben Punkte, mit der Anzahl der Belege dahinter:
Der übliche Weg:
Kein Schritt ist Pflicht. Sie können direkt mit der Bestellung beginnen oder eine Eingangsrechnung ohne Vorgänger anlegen.
Ein Lieferant ist eine Organisation mit der Beziehung Lieferant. Damit stehen seine Ansprechpartner, Konten und Anschriften unter Organisationen. Das Handbuch Organisationen und Personen beschreibt sie.
Die Belegmaske ist dieselbe wie im Verkauf. Dieses Handbuch beschreibt, was im Einkauf gilt. Die Grundlagen wie Positionen, Drucken und Belegkette stehen im Handbuch Arbeiten mit Belegen.
Die Suite erfasst Eingangsrechnungen und Zahlungen für Ihren Überblick. Sie ersetzt keine Finanzbuchhaltung.
Der Punkt Lieferanten zeigt alle Organisationen mit der Beziehung Lieferant.
Die Belege eines Lieferanten finden Sie am schnellsten in der Liste der jeweiligen Belegart: Tragen Sie dort seinen Namen in die Suche ein.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Eigene Kundennr. | Ihre Kundennummer beim Lieferanten. |
| Lieferantennummer | Ihre Nummer für diesen Lieferanten. Sie steht auf den Einkaufsbelegen. |
| Firma, Firmenzusatz | Der Name. Firma ist Pflicht. |
| Straße, PLZ, Ort, Land | Die Anschrift. |
| Telefon Zentrale, Fax, E-Mail, Website | Die Kontaktwege. An diese E-Mail gehen Anfragen und Bestellungen. |
| USt-IdNr. | Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. |
| Status | Aktiv oder Inaktiv. |
| Anmerkung | Freier Text. |
Die Reiter Bankverbindungen, Konditionen, Ansprechpartner und Nachrichten sind hier leer. Die drei grauen Haken unter Einstellungen und die grauen Buttons Nachricht senden, Bestellen, Preisanfrage, Adressetikett drucken und Statistik öffnen sind ohne Funktion.
Ansprechpartner und Bankverbindungen pflegen Sie im Fenster der Organisation. Bestellen Sie über den Punkt Bestellungen. Konditionen stehen je Artikel (Kapitel 4).
Dasselbe passiert von selbst, wenn Sie eine Organisation im Artikel als Lieferanten hinzufügen. Beim Anlegen eines Einkaufsbelegs wird ein Nicht-Lieferant ebenfalls gefunden; Lieferanten stehen dort nur vorn.
Markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf Löschen. Die Suite fragt vorher nach. Hat der Lieferant Belege oder Artikel, setzen Sie ihn besser auf Inaktiv.
Welche Artikel Sie bei wem beziehen, steht am Artikel. Das ist die Grundlage der Einkaufsbelege: In Anfrage, Bestellung und Eingangsrechnung sucht die Suite nur in den Artikeln des gewählten Lieferanten.
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Angaben des Lieferanten | Artikelname und Artikelnummer des Lieferanten, Netto-EK, Währung, USt. in %, Kommentar |
| Staffelpreise | Staffel anlegen: ab Menge und Preis netto. Ab dieser Menge gilt der Preis statt des Netto-EK. |
| Verpackungseinheit und Konditionen | Verpackungseinheit, Menge pro VPE, Mindestabnahme, Abnahmeintervall, Mindestbestellwert, Lieferzeit in Tagen, Lieferantenbestand. Netto-EK pro VPE rechnet die Suite aus. |
Entfernen löst die Verbindung zum Lieferanten. Für den Reiter brauchen Sie das Recht dazu; das vergibt Ihr Administrator.
Jede Belegart hat ihre eigene Liste. Sie zeigt Datum, Nummer, Organisation, Ihr Zeichen, Netto, Brutto und Status. Bei Rechnungen und Gutschriften kommen Fällig und Offen dazu. Wareneingänge zeigen keine Beträge.
| Filter | Was er tut |
|---|---|
| Suche | Nummer, Organisation, Lieferantennummer, Ort oder die Belegnummer des Lieferanten. |
| Position | Sucht nach Artikelnummer oder Bezeichnung in den Positionen. |
| Status | Zeigt nur Belege in diesem Stand. Bei Rechnungen gibt es auch Überfällig. |
| Je Seite | Wie viele Zeilen eine Seite zeigt. |
Ein Klick zeigt unten die Positionen und die Belegkette. Ein Doppelklick oder Öffnen öffnet den Beleg. Unten stehen außerdem der Button Neu: mit der Belegart, Kopieren und Löschen.
| Belegart | Am Anfang | Nach Freigabe | Am Ende | Sonst |
|---|---|---|---|---|
| Anfrage | Entwurf | Freigegeben | Bestellt | Verworfen, Storniert |
| Bestellung | Entwurf | Freigegeben | Erledigt | Storniert |
| Wareneingang | Entwurf | Freigegeben | Eingegangen | Storniert |
| Eingangsrechnung | Entwurf | Offen | Bezahlt | Storniert |
| Eingangsgutschrift | Entwurf | Offen | Erstattet | – |
Alle Einkaufsbelege füllen Sie gleich aus.
Beim Hinzufügen übernimmt die Suite die Nummer, die Bezeichnung und den Preis des Lieferanten. Die Staffel richtet sich nach der Menge. Sie rechnet beim Ändern der Menge neu. Passt etwas nicht, erscheint an der Position ein Hinweis:
Der Hinweis hält Sie nicht auf. Findet die Suche nichts, ist der Artikel dem Lieferanten noch nicht zugeordnet (Kapitel 4).
Abweichende Anschriften, Versandart, Lieferzeit und Quelle gibt es im Einkauf nicht.
Kommt das Angebot zurück, gibt es zwei Wege:
Der Reiter Wareneingänge zeigt alles, was zu dieser Bestellung schon eingegangen ist. Mit Wareneingang erfassen legen Sie dort den nächsten an.
Eine Bestellung steht von selbst auf Erledigt, wenn alle Mengen berechnet sind.
Ein Wareneingang hält fest, was angekommen ist, und lagert es ein.
Beim Freigeben lagert die Suite die Warenpositionen auf dem Lagerplatz für den Wareneingang ein. Der Beleg steht dann auf Eingegangen. Den Bestand meldet die Suite an den Shop. Von dort lagern Sie wie gewohnt um.
Kommt der Rest später, legen Sie aus derselben Bestellung einen weiteren Wareneingang an. Die Spalte Offen zeigt dann nur noch den Rest.
Ohne eingestellten Lagerplatz lässt sich kein Wareneingang freigeben. Die Meldung nennt den Weg. Das richtet Ihr Administrator ein.
Wieder öffnen und danach Ändern, außerdem Stornieren und Löschen nehmen die eingelagerten Mengen wieder heraus. Was inzwischen umgelagert wurde, kann die Suite nicht zurücknehmen. Das steht dann im Verlauf des Belegs. Prüfen Sie in dem Fall den Bestand von Hand.
Eine Eingangsrechnung entsteht aus Bestellung oder Wareneingang über Erstellen ▾. Ohne Vorgänger legen Sie sie unter Eingangsrechnungen neu an.
Decken die Zahlungen den Betrag, steht die Rechnung auf Bezahlt. Bei Teilzahlungen bleibt sie offen, und die Liste zeigt den Rest.
Schreibt Ihnen der Lieferant etwas gut, oder war eine Rechnung falsch, gleicht eine Eingangsgutschrift das aus.
Danach steht die Gutschrift auf Erstattet.
Für regelmäßige Rechnungen wie Miete oder Wartung legen Sie eine Vorlage an. Sie erzeugt die Eingangsrechnungen von selbst. Gesendet wird dabei nichts.
| Button | Was er tut |
|---|---|
| Ändern | Setzt Anfrage, Bestellung oder Wareneingang zurück auf Entwurf. Rechnungen und Gutschriften ändern nur Administratoren, solange sie nicht festgeschrieben sind. |
| Wieder öffnen | Setzt einen erledigten oder verworfenen Beleg zurück auf freigegeben. Bei Gutschriften gibt es das nicht. |
| Stornieren | Bricht einen freigegebenen Beleg ab. Bei der Eingangsrechnung heißt der Button Eingangsgutschrift erstellen, bei der Bestellung Bestellung stornieren. |
| Löschen | Geht bei Entwürfen. Freigegebene Rechnungen und Gutschriften kann nur ein Administrator löschen, wenn sie noch änderbar sind. |
| Duplizieren | Legt eine Kopie als neuen Entwurf an, ohne Bezug zum Original. |
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Die Artikelsuche im Beleg findet nichts. | Wählen Sie zuerst den Lieferanten. Gefunden werden nur Artikel, denen er im Reiter Einkauf zugeordnet ist (Kapitel 4). |
| Der Wareneingang lässt sich nicht freigeben. | Es ist kein Lagerplatz für den Wareneingang eingestellt. Das richtet Ihr Administrator ein. |
| Der Button „E-Mail versenden“ fehlt. | Er steht nur bei Anfrage und Bestellung, ab der Freigabe. Eingangsrechnungen werden nicht versendet. |
| Ein Lieferant fehlt in der Liste. | Ihm fehlt die Beziehung Lieferant (Kapitel 3). |
| Wo trage ich Ansprechpartner ein? | Unter Organisationen, im Fenster der Organisation, Reiter Personen. |
| Der Bestand stimmt nach dem Zurücknehmen nicht. | Die Ware wurde schon umgelagert. Das steht im Verlauf des Wareneingangs (Kapitel 9). |
| Die Rechnung steht noch auf „Offen“. | Die erfassten Zahlungen decken den Betrag noch nicht. |