Alle Belege an Kunden liegen unter Verkauf. Belege an Lieferanten liegen unter Beschaffung und laufen mit derselben Belegmaske (Kapitel 16). Welche Buttons Sie sehen, hängt von Ihren Rechten ab. Das richtet Ihr Administrator ein. Ein Vorgang läuft meist so:
Jeden Schritt können Sie auslassen. Eine Rechnung kann direkt aus dem Angebot entstehen oder ganz neu angelegt werden.
Bestellungen aus den Shops kommen als fertige Aufträge an. Jeder Verkauf an der Kasse wird eine Rechnung unter Verkauf › Rechnungen.
Links stehen die Belegarten mit ihrer Anzahl: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Wiederkehrende Rechnungen. Ein Klick zeigt die Liste dieser Art.
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Suche | Nummer, Organisation, Kundennummer, Ort, Ihr Zeichen, bei Shop-Aufträgen auch die Bestellnummer des Shops. Mehrere Wörter müssen alle passen. |
| Position | Belege, die einen Artikel enthalten (Artikelnummer oder Bezeichnung). |
| Status | Alle, Entwurf, Freigegeben bzw. Offen, bei Rechnungen und Gutschriften auch Überfällig, dazu die Stände der Belegart. |
| Je Seite | Anzahl der Belege je Seite, z. B. 50, 100, 250 oder 1000. |
Die Filter wirken beim Tippen. Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert. Über der Liste stehen Anzahl und Summe der gefilterten Belege. Bei Rechnungen und Gutschriften zeigen die Spalten Fällig und Offen, was noch aussteht. Überfällige Termine sind hervorgehoben.
| Feld in Angaben | gibt es bei |
|---|---|
| Gültig bis | Angebot; vorbelegt aus der eingestellten Gültigkeit |
| Liefertermin | Angebot, Auftrag, Lieferschein |
| Fällig am | Rechnung, Gutschrift; bleibt es leer, berechnet es die Suite beim Freigeben aus dem Zahlungsziel |
| Zahlungsziel, Zahlart | alle außer Lieferschein |
| Bankkonto | Rechnung, Gutschrift |
| Versandart | Angebot, Auftrag, Lieferschein |
| Lieferzeit, Quelle | Angebot, Auftrag |
| Sendungsnummer, Gewicht (kg) | Lieferschein |
| Rabatt für neue Positionen (%) | alle außer Lieferschein; gilt für jede Position, die danach dazukommt |
| Standard Dokumentvorlage | alle; bestimmt, mit welcher Vorlage der Beleg gedruckt wird |
Fehlt ein Eintrag in der Auswahl? Hinter Zahlungsziel, Zahlart, Versandart, Lieferzeit und Quelle steht ein grünes +, wenn Sie die Liste pflegen dürfen. Damit legen Sie den Eintrag direkt im Beleg an. Er ist sofort ausgewählt.
Im Reiter Anmerkungen stehen Text über den Positionen und Text unter den Positionen. Beide erscheinen auf dem Beleg, auch mit Überschriften, Fettdruck und Tabellen. Die Interne Notiz erscheint nicht auf dem Beleg.
Im Feld Artikel hinzufügen Nummer, Name oder Barcode tippen und den Treffer wählen. Preis, Steuersatz und Positionstext kommen aus dem Artikel. Der Cursor springt in die Menge; tippen Sie einfach die Zahl.
| Button | Fügt hinzu |
|---|---|
| + Freie Position | eine Zeile ohne Artikel, z. B. eine Dienstleistung |
| + Text | einen formatierten Text zwischen den Positionen |
| + Überschrift | eine Überschrift für eine Gruppe von Positionen |
| + Zwischensumme | die Nettosumme seit der letzten Zwischensumme (nicht beim Lieferschein) |
Der Lieferschein zeigt keine Preise.
Ein Entwurf lässt sich beliebig ändern und heißt noch „Entwurf 12“. Erst Freigeben macht ihn gültig:
| Nach der Freigabe | bleibt änderbar |
|---|---|
| jeder Beleg | Interne Notiz, Versandart, Sendungsnummer, Gewicht, Dokumentvorlage |
| Angebot, Auftrag | zusätzlich Ihr Zeichen, Gültig bis, Zahlungsziel, Zahlart, Liefertermin, Lieferzeit, Quelle, die Texte |
| Lieferschein | zusätzlich Ihr Zeichen, Liefertermin, die Texte |
| Rechnung, Gutschrift | zusätzlich Ihr Zeichen, Zahlungsziel, Fällig am, Zahlart, Bankkonto, die Texte – solange sie nicht festgeschrieben sind |
Freigeben braucht eine Organisation und mindestens eine Position. Ist die E-Rechnung eingeschaltet und fehlt eine Pflichtangabe, nennt die Meldung sie: „Für die E-Rechnung fehlt: …“.
| Belegart | Entwurf | freigegeben | erledigt | sonst |
|---|---|---|---|---|
| Angebot | Entwurf | Freigegeben | Angenommen | Abgelehnt, Storniert |
| Auftrag | Entwurf | Freigegeben | Erledigt | Storniert |
| Lieferschein | Entwurf | Freigegeben | Geliefert | Storniert |
| Rechnung | Entwurf | Offen | Bezahlt | Uneinbringlich |
| Gutschrift | Entwurf | Offen | Erstattet | – |
Aus einem Beleg entsteht der nächste, ohne dass Sie etwas neu tippen.
| Aus | Ziele |
|---|---|
| Angebot | Auftrag, Rechnung – erst wenn das Angebot angenommen ist |
| Auftrag | Lieferschein, Rechnung |
| Lieferschein | Rechnung |
| Rechnung | Gutschrift, Wiederkehrende Rechnung |
Was schon geliefert oder berechnet ist, steht beim nächsten Mal nicht mehr als offen da. Stornierte Folgebelege zählen nicht mit. Ein Ziel, dessen Belegart ausgeschaltet ist, steht nicht im Menü.
Im Auftrag zeigt der Reiter Lieferungen alle Lieferscheine; Lieferung anlegen führt zum selben Fenster. Leistungen und Zwischensummen gehen nicht auf den Lieferschein. Der Lieferschein geht an die Lieferanschrift des Auftrags.
Im freigegebenen Beleg E-Mail versenden klicken. Das Fenster Beleg per E-Mail senden nennt oben den Absender und ist vorbelegt:
| Feld | Vorbelegung |
|---|---|
| Vorlage | nur wenn es Textvorlagen für diese Belegart gibt. Vorgewählt ist die Vorlage mit „Standard“. „Text aus den Einstellungen der Belege“ nimmt den Standardtext. |
| An | die Empfänger, die an der Organisation für diese Belegart eingetragen sind, sonst die E-Mail der Organisation, sonst die des Ansprechpartners |
| Kopie (Cc) | die Kopie-Empfänger der Organisation |
| Blindkopie (Bcc) | die eingestellte Blindkopie-Adresse |
| Betreff, Text | aus der Vorlage bzw. dem Standardtext, mit den Werten des Belegs gefüllt, z. B. „Rechnung RE26-0001 – Firma“. Der Text steht in einem Editor. |
| Anhänge | das PDF, bei XRechnung-Kunden zusätzlich die XML-Datei. Fehlt das PDF noch, entsteht es beim Senden. Bei einer Textvorlage richtet sich der Haken beim PDF nach der Vorlage. |
Weitere Anhänge: Unter den Anhängen hängen Sie neben dem Beleg weitere Dateien an. Datei wählt Dateien vom Rechner. Aus dem DMS öffnet das DMS: Dokumente anhaken oder mit Gezeigtes Dokument hinzufügen das gerade gezeigte wählen und Übernehmen klicken. Mit ✕ neben dem Namen nehmen Sie einen Anhang wieder heraus.
Alles lässt sich vor dem Senden ändern. Ein Wechsel der Vorlage setzt Betreff und Text neu. Nach Senden steht die Mail im Reiter Gesendet am Beleg und an der Organisation – mit Empfängern, Zustellstand, Text und den Anhängen, wie sie hinausgingen.
Im Kasten Zahlungen stehen alle Zahlungen sowie Bereits bezahlt und Noch offen. Das × entfernt eine Zahlung wieder. Ist nichts mehr offen, steht die Rechnung auf Bezahlt. Auch eine freigegebene Gutschrift zur Rechnung mindert den offenen Betrag.
| Button | Wirkung |
|---|---|
| Ändern | setzt einen freigegebenen Beleg zurück auf Entwurf, im Verkauf Angebot, Auftrag und Lieferschein, in der Beschaffung Anfrage, Bestellung und Wareneingang. Die Nummer bleibt. Steht er schon auf erledigt, klicken Sie vorher Wieder öffnen. Bei einer freigegebenen Rechnung oder Gutschrift sehen den Button nur Administratoren, solange sie nicht festgeschrieben ist und keine Zahlung daran hängt. |
| Angebot abbrechen, Auftrag stornieren, Stornieren | setzt Angebot, Auftrag oder Lieferschein auf „Storniert“. Bei einem Shop-Auftrag kommt der noch nicht gelieferte Bestand zurück. |
| Stornorechnung erstellen | legt zur Rechnung eine Gutschrift als Entwurf an, über alles, was noch nicht gutgeschrieben ist. Nach ihrer Freigabe ist die Rechnung ausgeglichen. |
| Löschen | für Entwürfe. Ein Entwurf wird gelöscht, nicht storniert. Eine freigegebene Rechnung oder Gutschrift können nur Administratoren löschen, solange sie nicht festgeschrieben ist und keine Zahlung daran hängt. |
| Duplizieren | neuer Entwurf mit gleichem Inhalt und heutigem Datum, ohne Bezug zum Original. |
Wird ein Auftrag aus einem Shop gelöscht, wird die Bestellung auch im Shop gelöscht und beim nächsten Bestellabruf nicht wieder angelegt. Ist der Shop gerade nicht erreichbar, holt der nächste Abruf das Löschen nach.
Eine Gutschrift lässt sich nicht stornieren. Eine falsche Gutschrift gleichen Sie mit einer neuen Rechnung aus.
Ihr Kunde kann ein Angebot im Browser ansehen und annehmen oder ablehnen. Die Kachel steht in jedem Angebot, das freigegeben ist.
Ohne diesen Klick ist kein Beleg öffentlich erreichbar. Hat der Kunde geantwortet, steht in der Kachel, wer das Angebot wann online angenommen oder abgelehnt hat.
Ist ein PayPal-Zugang hinterlegt, steht in jeder offenen Rechnung die Kachel URL für Zahlung. Der Link entsteht ebenso mit Link erstellen. Bezahlt der Kunde über diesen Link, erfasst die Suite die Zahlung selbst.
Für Abos, Mieten und Wartungsverträge: eine Vorlage, aus der in festem Takt Rechnungen entstehen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Vorlage in der Liste |
| Rechnung alle | Zahl und Tage, Wochen, Monate oder Jahre |
| Nächste Rechnung am | der nächste Termin. Ohne Termin entsteht nichts von selbst. |
| Höchstens Rechnungen (0 = ohne Ende) | Nach dieser Anzahl hört die Vorlage auf. |
| Rechnung automatisch freigeben | Die erzeugte Rechnung ist sofort gültig. Sonst bleibt sie Entwurf. |
| Freigegebene Rechnung automatisch per E-Mail senden | Sie geht an die Empfänger des Kunden. Wirkt nur zusammen mit dem automatischen Freigeben. |
| Ausgesetzt (keine Rechnungen erzeugen) | hält die Vorlage vorübergehend an |
Die Suite prüft stündlich, welche Vorlagen fällig sind, und erzeugt die Rechnungen selbst. Jetzt Rechnung erzeugen tut es sofort von Hand. Jede erzeugte Rechnung hängt in der Belegkette an ihrer Vorlage. Der Takt zählt vom geplanten Termin weiter. Unten in der Kachel steht, wie viele Rechnungen bisher erzeugt wurden und wann zuletzt.
Ein Vorgang läuft auf die falsche Organisation (A) und gehört auf B. Das geht in Angebot, Auftrag und Rechnung.
Springt B ab, stornieren Sie nichts; A läuft unverändert weiter. Was genau übertragen wird und was mit dem Bestand geschieht, legt Ihr Administrator fest.
Im Bereich Retouren, Reiter Abschluss: Gutschrift über die zurückgenommenen Artikel erstellen. Der Reiter ist erst nutzbar, wenn der Wareneingang der Retoure abgeschlossen ist. Hängt die Retoure nicht an einer Rechnung, tragen Sie vorher die Rechnungs-ID ein.
Die Gutschrift entsteht als Entwurf nur über die zurückgenommenen Mengen, mit Bezug zur Rechnung. Geben Sie sie frei, ist die Rechnung um diesen Betrag ausgeglichen.
An der Kasse erzeugt ein Storno selbst eine freigegebene Gutschrift mit Rückzahlung und bucht den Bestand zurück.
Unter Beschaffung stehen links zuerst die Lieferanten, darunter Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge, Eingangsrechnungen, Eingangsgutschriften und Wiederkehrende Eingangsrechnungen. Liste, Belegmaske, Freigeben, Drucken, Belegkette und Verlauf funktionieren wie im Verkauf (Kapitel 2 bis 11). Der Weg:
| Stelle | In der Beschaffung |
|---|---|
| Kachel | heißt Lieferant. Das Feld Belegnummer des Lieferanten ersetzt „Ihr Zeichen“. Abweichende Anschriften gibt es nicht. |
| Anfrage | Statt „Gültig bis“ steht das Feld Antwort erbeten bis. |
| Positionen | Erst den Lieferanten wählen. Die Suche findet nur seine Artikel, auch über seine Artikelnummer. Übernommen werden seine Nummer, Bezeichnung und sein Preis; die Staffel richtet sich nach der Menge. Ein Hinweis erscheint, wenn Mindestabnahme, Abnahmeintervall oder Mindestbestellwert nicht passen. Lieferanten ordnen Sie im Artikel im Reiter Einkauf zu. |
| Senden | E-Mail versenden gibt es nur bei Anfrage und Bestellung. |
| Versandart, Lieferzeit, Quelle | gibt es nicht. |
| Belegart | Erstellen ▾ | Status und Buttons |
|---|---|---|
| Anfrage | Bestellung | Sie wird von selbst „Bestellt“, sobald eine Bestellung daraus freigegeben ist. Anfrage verwerfen setzt sie auf „Verworfen“. |
| Bestellung | Wareneingang, Eingangsrechnung | Sie wird „Erledigt“, wenn alles berechnet ist, oder mit Als erledigt kennzeichnen. Dazu Bestellung stornieren. Der Reiter Wareneingänge zeigt alle Wareneingänge; Wareneingang erfassen legt einen an. |
| Wareneingang | Eingangsrechnung | Beim Freigeben lagert er die Artikel auf dem Lagerplatz für den Wareneingang ein und steht dann auf „Eingegangen“. Wieder öffnen und Ändern, Stornieren oder Löschen nehmen die eingelagerten Mengen wieder heraus. Was inzwischen umgelagert wurde, bleibt; das steht im Verlauf. |
| Eingangsrechnung | Eingangsgutschrift, Wiederkehrende Rechnung | Offen, dann Bezahlt über Zahlung erfassen. Eingangsgutschrift erstellen gleicht sie aus. |
| Eingangsgutschrift | – | Offen, dann Erstattet über Erstattung erfassen. |
Ohne eingestellten Lagerplatz für den Wareneingang lässt sich kein Wareneingang freigeben. Die Meldung nennt den Weg dorthin; das richtet Ihr Administrator ein.
Wiederkehrende Eingangsrechnungen funktionieren wie im Verkauf (Kapitel 13). Sie erzeugen Eingangsrechnungen; gesendet wird dabei nichts.
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Lieferungen | Lieferscheine zum Auftrag (in der Beschaffung: Wareneingänge zur Bestellung) |
| Anmerkungen | Texte auf dem Beleg und interne Notiz |
| Verknüpfte Dokumente | erzeugte und angehängte Dateien |
| Gesendet | jede versendete Mail mit Zustellstand |
| DMS | Dokumente aus dem DMS, die mit dem Beleg verknüpft sind |
| IPV-Shop | bei Aufträgen aus dem IPV-Shop: Notiz an den Kunden, Erstattungen, Rechnung an den Kunden |
Unten zeigt die Belegkette Vorgänger und Nachfolger. Jeder Eintrag öffnet den Beleg. Mit anderem Beleg verknüpfen … verbindet nachträglich zwei Belege, das Symbol rechts löst eine Verknüpfung. Der Verlauf zeigt die letzten Ereignisse: wer wann was getan hat. Die Kacheln lassen sich über ihre Überschrift ein- und ausklappen.
Der Button „Erstellen“ fehlt im Angebot. Ein Angebot wird erst weitergeführt, wenn es angenommen ist: Setze beauftragt/abgelehnt › Als angenommen kennzeichnen.
Ich kann eine Rechnung nicht mehr ändern. Eine freigegebene Rechnung bleibt, wie sie ist. Mit Stornorechnung erstellen ausgleichen und neu anlegen.
Mein Lagerbestand hat sich beim Auftrag nicht geändert. Das ist bei von Hand angelegten Aufträgen so. Nur Aufträge aus den Shops und die Kasse buchen selbst ab (Kapitel 1).
Der Button „E-Mail versenden“ fehlt. Der Beleg ist noch ein Entwurf oder storniert, der Versand per E-Mail ist ausgeschaltet, oder es ist ein Beleg der Beschaffung außer Anfrage und Bestellung.
Im Senden-Fenster ist „An“ leer. An der Organisation ist keine E-Mail-Adresse eingetragen. Ergänzen Sie sie dort oder geben Sie die Adresse von Hand ein.
Beim Weiterführen steht „Es ist nichts mehr offen“. Alle Mengen sind schon geliefert bzw. berechnet. Die Belegkette zeigt, wohin.
Die Rechnung bleibt „Offen“, obwohl bezahlt. Die Zahlung ist noch nicht erfasst, oder der Betrag deckt nicht alles. „Noch offen“ im Kasten Zahlungen zeigt den Rest.
In der Bestellung findet die Artikelsuche nichts. Erst den Lieferanten wählen. Gefunden werden nur Artikel, denen er im Reiter Einkauf zugeordnet ist.
Ein Wareneingang lässt sich nicht freigeben. Es ist kein Lagerplatz für den Wareneingang eingestellt. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.