Dieses Handbuch beschreibt zwei Reiter der Suite. Aufgaben hält fest, was zu tun ist und wie weit es ist. Zeiten macht aus Einsätzen beim Kunden Positionen auf einem Beleg. Beides sind eigene Module. Die Reiter erscheinen nur, wenn das Modul gebucht ist und Sie das Recht haben.
| Reiter Aufgaben | Was dort steht |
|---|---|
| Aufgabenliste | Alle Aufgaben mit Filtern und frei wählbaren Spalten. |
| Tafel | Karten je Status, zum Ziehen. |
| Zeitstrahl | Balken je Aufgabe mit Abhängigkeiten und Meilensteinen. |
| Kalender | Aufgaben nach Monat, Woche oder Tag. |
| Projekte | Die Klammer um zusammengehörige Aufgaben. |
| Reiter Zeiten | Was dort steht |
|---|---|
| Zuteilen | Wer an welchem Tag zu wem fährt. |
| Läuft gerade | Einsätze, die gestartet und noch nicht gestoppt sind. |
| Zu prüfen | Erfasste Einsätze, die jemand ansehen soll. |
| Bereit zum Abrechnen | Geprüfte Einsätze. |
| Abgerechnet | Einsätze auf einem Beleg, nur noch zum Nachsehen. |
Die Zahl neben einem Punkt nennt die Einträge dort. Wie Einsätze mit dem Handy entstehen, steht im Handbuch Mobile Erfassung.
Die Liste zeigt alles, was offen ist. Überfällige Aufgaben sind hervorgehoben. Ein Kettensymbol hinter dem Namen heißt: Die Aufgabe wartet auf eine andere.
Sie sehen die Aufgaben, die Ihnen oder Ihrer Gruppe gehören, die Sie angelegt haben oder an denen Sie beteiligt sind. Mit dem Recht dafür sehen Sie die Aufgaben aller. Aufgaben verborgener Projekte bleiben auch dann verborgen (Kapitel 11).
Filter wirken sofort. Einen Button zum Bestätigen gibt es nicht.
| Filter | Wirkung |
|---|---|
| Suche | Nummer oder Text. |
| Projekt, Kategorie, Arbeitspaket | Erscheinen, sobald es dafür Einträge gibt. |
| Priorität | Hoch, Mittel oder Niedrig. |
| Erledigte mit anzeigen | Holt erledigte Aufgaben dazu. |
| Haken für abgeschlossene Projekte | Holt Aufgaben abgeschlossener Projekte dazu. Wählen Sie oben ein Projekt, sind sie ohnehin dabei. |
| Nur meine | Nur Aufgaben, die Ihnen oder Ihrer Gruppe gehören. |
Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert, ein zweiter dreht die Richtung um. Am rechten Rand ziehen Sie eine Spalte breiter. Der Trichter rechts oben wählt die sichtbaren Spalten. Nummer und Aufgabe bleiben immer stehen.
Ein Klick auf eine Zeile zeigt unten Teilschritte und Verlauf. Ein Doppelklick öffnet die Aufgabe. Zum Löschen markieren Sie Zeilen links und klicken unten auf Löschen.
| Reiter Allgemein | Bedeutung |
|---|---|
| Aufgabe, Beschreibung | Was zu tun ist. |
| Kategorie, Arbeitspaket | Einordnung aus den Listen, die Ihr Administrator pflegt. |
| Verantwortlich, Oder Gruppe | Wer die Aufgabe bekommt: eine Person oder eine Gruppe. |
| Priorität | Hoch, Mittel oder Niedrig. |
| Status | Offen, In Arbeit, Blockiert, Freigegeben oder Erledigt. Freigegeben steht nur mit dem Recht dafür zur Wahl. |
| Woran hängt es? | Erscheint beim Status Blockiert. |
| Umgesetzt in | Die Version, in der die Sache umgesetzt wurde. |
| Bild | Ein Bild zur Aufgabe. |
| Reiter Planung | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt, Meilenstein | Wozu die Aufgabe gehört. Der Meilenstein stammt aus dem gewählten Projekt. |
| Beginn, Fällig | Ohne diese Daten fehlt die Aufgabe in Zeitstrahl und Kalender. |
| Aufwand | Geplante Stunden. |
| Fortschritt | Prozent. Ihre Angabe gilt, die Teilschritte rechnen nichts. Eine erledigte Aufgabe zählt immer als 100 %. |
| Erwartetes Ergebnis, Bemerkung | Freier Text. |
| Abhängig von | Aufgaben, die vorher fertig sein müssen. Der Zeitstrahl zeichnet sie als Pfeile. |
| Weitere Beteiligte | Gruppen und Personen, die mitarbeiten. Sie sehen die Aufgabe und dürfen den Stand melden. |
Öffnen Sie die Aufgabe per Doppelklick, ändern Sie sie und klicken Sie auf Speichern. Bearbeitet sie gerade jemand anderes, ist sie für Sie gesperrt.
Gehört die Aufgabe zu einem blockierten Projekt, lässt sie sich weder ändern noch melden, bis das Projekt wieder läuft.
Teilschritte zerlegen eine Aufgabe in einzelne Punkte zum Abhaken.
Abhaken dürfen auch Mitarbeiter, die nur melden dürfen.
Wer eine Aufgabe bekommen hat oder daran mitarbeitet, sagt hier, wie weit er ist. Die Planung ändert nur, wer das Recht dazu hat. Fehlt es Ihnen, nennt das Fenster das oben, und nur diese Felder sind offen.
Der Eintrag steht danach im Verlauf und in der Liste als letzte Meldung. Er wird an niemanden verschickt.
Die Tafel zeigt je Status eine Spalte: Offen, In Arbeit, Blockiert und Freigegeben. Die Spalte Erledigt erscheint mit dem Haken Erledigte mit anzeigen. Sie zeigt die 20 jüngsten Abschlüsse.
Die Filter wirken wie in der Liste. Unten stehen Aufgabe anlegen, Arbeitszettel und Löschen. Die letzten beiden gelten für die markierten Karten.
Der Zeitstrahl zeichnet jede Aufgabe mit Beginn oder Fälligkeit als Balken. Aufgaben ohne Termin fehlen; ein Hinweis nennt ihre Zahl. Hier stehen auch erledigte Aufgaben.
Hier laufen Aufgaben als Balken über ihre Tage. So sehen Sie die Auslastung einer Woche, nicht nur Endtermine.
Termine gehören in den Reiter Kalender. Dort lassen sich Aufgaben einblenden. Das beschreibt das Handbuch Kalender.
Alle Ausdrucke öffnen sich als PDF in einem neuen Fenster.
| Button | Wo | Was entsteht |
|---|---|---|
| Arbeitszettel | Liste und Tafel | Eine Seite je markierter Aufgabe. |
| Wochenzettel | Liste und Kalender | Was in den nächsten sieben Tagen fällig ist. Dafür markieren Sie nichts. |
| Projektbericht | Projekte | Stand eines Projekts. Markieren Sie genau eines. |
| Abnahmeprotokoll | Projekte | Erledigte Leistungen, offene Punkte, Bemerkungen und Unterschrift des Kunden. Markieren Sie genau eines. |
Ein Projekt fasst Aufgaben zusammen. Unter Projekte stehen Nummer, Name, Verantwortlich, Beginn, Ende, Status und unter Erledigt, wie viele Aufgaben fertig sind. Ein Klick auf eine Zeile zeigt unten die Aufgaben und Meilensteine, ein Doppelklick öffnet das Projekt.
| Status | Wirkung auf die Aufgaben |
|---|---|
| Offen, Läuft | Keine. Waren Aufgaben durch das Projekt blockiert, sind sie wieder offen. Von Hand blockierte bleiben blockiert. |
| Blockiert | Offene und laufende Aufgaben werden blockiert und lassen sich nicht bearbeiten. |
| Erledigt | Alle Aufgaben des Projekts werden erledigt. |
Jede betroffene Aufgabe bekommt einen Eintrag im Verlauf.
Mit dem Recht dafür legen Sie im Projektfenster fest, wer es sieht.
Auch das Recht, die Aufgaben aller zu sehen, hebt die Sperre nicht auf. Verantwortlicher und Ersteller sehen das Projekt immer. Wem eine Aufgabe daraus zugewiesen ist, sieht diese Aufgabe.
Markieren Sie Projekte und klicken Sie unten auf Löschen. Im Fenster eines Projekts steht derselbe Button. Die Aufgaben bleiben erhalten, verlieren aber die Zuordnung.
Eine Vorlage hält einen kompletten Ablauf fest. Über der Projektliste steht dafür eine Leiste, sobald es aktive Vorlagen gibt und Sie Aufgaben anlegen dürfen.
Alle Aufgaben stehen danach mit gerechneten Terminen, Reihenfolge und Teilschritten da.
Was Sie per Mail erfahren, stellen Sie selbst ein unter Einstellungen › Mein Konto › Benachrichtigungen. Für Aufgaben gibt es diese Anlässe:
Auf der Startseite gibt es außerdem die Kacheln Meine Aufgaben, Kalender und Kalender heute.
Ein Einsatz ist eine Arbeit bei einem Kunden: wer, wann, was, wie lange und mit welchem Material. Er durchläuft vier Zustände. Der jeweilige Punkt links nennt, was dort zu tun ist.
Sie sehen Ihre eigenen Einsätze. Mit dem Recht dafür sehen Sie die aller Mitarbeiter. Die Liste zeigt Beginn, Mitarbeiter, Kunde, Auftrag, Leistung, die gemessene und die abgerechnete Zeit sowie den Betrag. Oben suchen Sie nach Kunde, Auftrag oder Beschreibung.
Mit Ende steht der Einsatz unter Zu prüfen. Ohne Ende läuft er: Er steht dann unter Läuft gerade, und Stoppen beendet ihn.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Einsatz unten mit allen Angaben: Zeiten, Mitarbeiter, Kunde, Auftrag, Leistung, Abrechnung, Status, Fahrzeit, Unterschrift und Summen. Darunter stehen die Felder zum Ändern und die Buttons Speichern und Löschen. Änderungen werden protokolliert. Unter Zu prüfen startet Weitermachen den Einsatz neu. Ein abgerechneter Einsatz ist gesperrt.
Ist das nachträgliche Ändern abgeschaltet, lässt sich nur ein laufender Einsatz ändern.
Ist Material eingerichtet, tragen Sie im Einsatz Artikelnummer oder Barcode und Menge ein, wählen die Richtung (verbraucht oder zurück) und klicken auf Hinzufügen. Je nach Einstellung bucht das auch den Bestand. Die Spalte Gebucht zeigt das.
Die Einsätze wandern nach Bereit zum Abrechnen. Zurück geht es dort mit Markierte zurück zur Prüfung.
Sind aus einer Arbeit zwei Einsätze geworden, markieren Sie sie und klicken auf Markierte zu einem Einsatz zusammenfassen. Das geht nur beim selben Kunden.
Je Kunde entsteht ein Beleg. Hängen alle Einsätze eines Kunden am selben Auftrag und ist dieser noch nicht freigegeben, kommen die Positionen dort hinein.
| Abrechnung | Was auf den Beleg kommt |
|---|---|
| nach Zeit | Der Leistungsartikel mit den Stunden als Menge. |
| Pauschale | Der feste Betrag. Die gemessene Zeit steht im Text. |
| über Vertrag, nicht berechnen | Nichts. Der Einsatz wird ohne Beleg abgeschlossen, auch sein Material erscheint auf keinem Beleg. |
Ein Zuschlag mit eigenem Artikel wird eine eigene Position, sonst steckt er im Stundensatz. Material wird je Zeile eine Position, Zurückgebrachtes mit negativer Menge.
Ein Einsatz ohne Kunden wird übersprungen, die Suite meldet ihn. Im Einsatz steht danach, auf welchem Beleg er gelandet ist. Den Beleg selbst bearbeiten Sie im Reiter Verkauf.
Unter Zuteilen legen Sie fest, wer wohin fährt. Was Sie zuteilen, steht sofort auf dem Handy des Mitarbeiters in seiner Liste für heute.
Oben steht unter Für diesen Tag zugeteilt, was dort schon liegt, samt dem Vermerk erledigt. Löschen nimmt einen Punkt wieder weg.
Welche Aufträge die Liste zeigt, legt Ihr Administrator fest. Üblich sind Aufträge mit einer Leistung. Eine versendete Ware ist kein Termin.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Eine Aufgabe fehlt in der Liste. | Sie ist erledigt, gehört zu einem abgeschlossenen Projekt, geht Sie nicht an, oder ein Filter ist gesetzt. Prüfen Sie die Haken in der Filterzeile. |
| Eine Aufgabe fehlt im Zeitstrahl oder Kalender. | Ihr fehlen Beginn und Fälligkeit (Kapitel 3). |
| Ich kann eine Karte nicht ziehen. | Dafür brauchen Sie das Recht, Aufgaben zu ändern. |
| Ich kann eine Aufgabe nicht ändern. | Sie dürfen vielleicht nur melden (Kapitel 6), jemand bearbeitet sie gerade, oder das Projekt ist blockiert. |
| Der Filter Kategorie fehlt. | Er erscheint, sobald Kategorien gepflegt sind (Kapitel 19). |
| Warum sehe ich „Projekt anlegen“ nicht? | Dafür brauchen Sie das Recht, Projekte zu verwalten. |
| Ein Einsatz lässt sich nicht ändern. | Er ist abgerechnet, oder das nachträgliche Ändern ist abgeschaltet. |
| Der Button zum Abrechnen ist grau. | Markieren Sie mindestens einen Einsatz. |
| Ein Einsatz wurde beim Abrechnen übersprungen. | Ihm fehlt der Kunde. Nehmen Sie ihn mit Markierte zurück zur Prüfung zurück und ergänzen Sie den Kunden. |
| Beim Zuteilen fehlen Aufträge. | Üblich sind nur Aufträge mit einer Leistung. Sie können trotzdem unter Ohne Auftrag zuteilen arbeiten, oder Ihr Administrator stellt die Liste um (Kapitel 23). |
| Beim Zuteilen steht kein Mitarbeiter zur Wahl. | Niemand hat das Recht, Zeiten zu erfassen. |
| Material wurde nicht gebucht. | Prüfen Sie Lagerplatz und Bestand. Ohne Lagerplatz oder Bestand erscheint eine Meldung (Kapitel 23 und 26). |