Das Modul Verein ist die Grundlage für jeden Verein. Dazu kommen je nach Vereinsart Zusätze. Sie sehen nur, was für Ihre Suite gebucht ist und was Ihr Konto darf.
| Teil | Bereiche im Reiter Verein | Einstellungen |
|---|---|---|
| Grundlage | Mitglieder, Beiträge, Protokolle, Mein Verein | Einstellungen › Verein › Allgemein |
| Zusatz Musik | Meine Noten, Notenarchiv, Auftritte, Notenansicht auf dem Tablett | Einstellungen › Verein › Allgemein › Stimmen |
| Zusatz Sport | Übersicht, Mannschaften, Trainingszeiten, Training, Spiele, Belegung, je nach Sportart Trainer und Platzbuchung | Einstellungen › Verein › Sport |
| Zusatz Schützen | Übersicht, Schießbuch, Waffen, Bedürfnisnachweise, Wettkämpfe, Schießstandbelegung, Anwesenheit | Einstellungen › Verein › Schützen |
| Zusatz Feuerwehr | Übersicht, Einsätze, Übungen und Dienstabende, Lehrgänge und Qualifikationen, Atemschutz, Gerätewartung | Einstellungen › Verein › Feuerwehr |
Was Ihre Musiker selbst sehen und tun, steht im Handbuch Verein – für Musiker. Geben Sie es ihnen zusammen mit dem Zugang.
Die Suite hilft bei der Vereinsverwaltung. Sie ist keine Buchhaltung und ersetzt keine rechtliche Beratung.
Die Bereiche des Vereins sind gleich aufgebaut:
Die Seiten der Zusätze Sport, Schützen und Feuerwehr haben teils eigene Ansichten wie Wochenplan oder Spielplan. Bearbeitet wird auch dort im Fenster.
Einstellungen › Verein › Allgemein › Mitgliedsarten. Vorhanden sind Aktives Mitglied, Passives Mitglied, Ehrenmitglied, Fördermitglied und Jugend. Jede Art ist ein Balken zum Aufklappen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | So steht die Art beim Mitglied zur Auswahl. |
| Reihenfolge | Die kleinere Zahl steht weiter oben. |
| Beitrag | Betrag je Zeitraum, zum Beispiel 24,00. Leer: kein Beitrag für diese Art. |
| Rhythmus | jährlich, halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich. |
| Aktiv | Nur aktive Arten stehen bei neuen Mitgliedern zur Auswahl. Vorhandene Mitglieder behalten ihre Art. |
| Löschen | Geht nur, solange kein Mitglied die Art hat. Sonst nur abschalten. |
Eine neue Art: Bezeichnung in den Balken Neue Mitgliedsart eintragen, Speichern.
Einstellungen › Verein › Allgemein › Ämter. Die Liste ist vorbelegt, zum Beispiel mit Vorsitzender, Kassenwart und Schriftführer. Felder: Bezeichnung, Reihenfolge, Gehört zum Vorstand, Aktiv, Löschen.
Ein Amt mit „Gehört zum Vorstand“ zählt zum Vorstand des Vereins. Der Vorstand ist eine Gruppe, kein eigenes Amt. Ein Amt, das bei einem Mitglied eingetragen ist, lässt sich nicht löschen, nur abschalten. Mitglied, Fördermitglied und Ehrenmitglied sind keine Ämter, sondern Mitgliedsarten.
Einstellungen › Verein › Allgemein › Beiträge. Für die SEPA-Lastschrift braucht der Verein eine Gläubiger-Identifikationsnummer (bei der Deutschen Bundesbank beantragt) und das Konto, auf das eingezogen wird.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kontoinhaber | Name des Vereins, wie er beim Mitglied auf dem Kontoauszug steht. |
| Gläubiger-ID | Zum Beispiel DE98ZZZ09999999999. Die Suite prüft die Prüfziffer. |
| IBAN, BIC | Konto des Vereins. Die Suite prüft beides. Die BIC kann bei deutschen Konten leer bleiben. |
| Mandatsreferenz-Vorsatz | Steht vor der Mitgliedsnummer, wenn die Mandatsreferenz automatisch vergeben wird (zum Beispiel „M“ wird zu M12). |
Verein › Mitglieder. Ein Mitglied ist eine Person wie unter Organisationen/Personen. Es gibt keine zweite Adressverwaltung. Ändern Sie Name oder Anschrift am Mitglied, gilt das auch dort.
Den Reiter Benutzer beschreibt Kapitel 6.
Tragen Sie ein Austrittsdatum ein. Ab diesem Tag zählt das Mitglied als ausgetreten, bis dahin zeigt die Liste „Austritt zum …“. Oben rechts wählen Sie die Anzeige: Aktuelle Mitglieder, Ausgetretene oder Alle.
„Löschen“ entfernt nur die Mitgliedschaft. Die Person bleibt unter Organisationen/Personen. Für ein ausgetretenes Mitglied ist ein Austrittsdatum fast immer besser: Dann bleiben Beiträge und Geschichte erhalten.
Exportieren (CSV) gibt die Liste als Tabelle aus.
Ein Mitglied, das selbst hineinschauen soll, braucht ein Benutzerkonto. Es sieht dann seine Daten, Beiträge, Termine und Protokolle, als Musiker auch seine Noten. Das Konto entsteht wie bei jeder Person. Ein Zugang zählt als Benutzer.
Zugangsdaten und Benachrichtigungen gehen an die Primäre Geschäfts-E-Mail der Person. Das ist nicht das Feld E-Mail im Reiter Person des Mitglieds. Fehlt sie, zeigt der Reiter Benutzer eine rote Meldung. Tragen Sie sie dann an der Person unter Organisationen/Personen im Reiter Allgemein ein, oder vergeben Sie das Passwort selbst und geben es weiter.
Im selben Reiter ändern Sie später den Anmeldenamen, Zugang sperren und Zugang freigeben. Gesperrt kann sich das Mitglied nicht anmelden, Person und Daten bleiben. Ein neues Passwort tragen Sie ein und bestätigen mit Übernehmen, oder Sie nutzen Passwort erzeugen und schicken.
Stimmen gelten für das Benutzerkonto. Ohne Konto sind sie gesperrt: zuerst das Konto anlegen.
Unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Rollen liegen die fertigen Rollen für Vereine bereit. Ein Klick legt eine Rolle an. Wie Rollen und Stufen allgemein funktionieren, steht im Handbuch Einstellungen und Zugriff.
| Rolle | Stufen im Standard (dazu immer die Grundfunktionen) |
|---|---|
| Vorstand | Verwalten: Verein, Mitarbeiter und Zugriff. Bearbeiten: Kontakte, Dokumente, E-Mail, Kalender, Aufgaben, Zeiten. Ansehen: Finanzen |
| Kassenwart | Verwalten: Finanzen. Bearbeiten: Verein, Dokumente, E-Mail. Ansehen: Kontakte |
| Trainer | Bearbeiten: Verein, Kalender, Aufgaben, Zeiten. Ansehen: Kontakte |
| Mitglied | Ansehen: Verein |
Die Stufen des Bereichs Verein umfassen:
| Stufe | Enthält im Standard |
|---|---|
| Ansehen | Reiter Verein, Mein Verein, Meine Noten, die Übersichten von Sport, Schützen und Feuerwehr |
| Bearbeiten | Zusätzlich Mitglieder, Beiträge, Protokolle, Auftritte und alle Seiten von Sport, Schützen und Feuerwehr |
| Verwalten | Zusätzlich Notenarchiv und die Einstellungen des Vereins |
Mit der Stufe Bearbeiten sieht jemand auch die Beiträge und Bankdaten der Mitglieder. Soll ein Trainer das nicht, wählen Sie in seiner Rolle unter Einzelne Rechte anpassen das Recht Verein - Beiträge ab. Die Stufe zeigt danach Angepasst.
So geben Sie einzelne Aufgaben: Der Notenwart braucht zum Pflegen des Notenarchivs Verwalten oder das einzelne Recht Verein - Notenarchiv pflegen. Mitglieder, die Plätze buchen sollen, brauchen zusätzlich das Recht Verein/Sport - Platzbuchung. Es gehört nicht zur Rolle Mitglied.
Weitere einzelne Rechte stehen im Handbuch Benutzerrechte. Wer das Notenarchiv oder die Auftritte pflegt, sieht alle Noten, nicht nur die seiner Stimme.
Verein › Beiträge, in der Leiste Beiträge anlegen.
Angelegt wird für jedes Mitglied, das im Zeitraum Mitglied ist und dessen Mitgliedsart diesen Rhythmus hat, jedes höchstens einmal je Zeitraum. Hat ein Mitglied einen eigenen Betrag (Reiter Beitrag), gilt dieser.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| offen | Noch nicht bezahlt. |
| eingezogen | In einer Lastschriftdatei enthalten. |
| bezahlt | Das Geld ist auf dem Vereinskonto. |
| storniert | Wird nicht mehr eingefordert. |
Wählen Sie in der Liste einen Beitrag und nutzen Sie die Leiste:
Oben filtern Sie nach Zeitraum und Status. Beim Öffnen stehen die offenen Beiträge in der Liste. Exportieren (CSV) gibt die Liste aus.
Reiter Beitrag: Zahlweise SEPA-Lastschrift, dazu Kontoinhaber (leer: Name des Mitglieds), IBAN, BIC, Mandatsreferenz (leer: wird automatisch vergeben) und Mandat unterschrieben am. Ein abweichender Beitrag gilt nur für dieses Mitglied. Leer heißt: aus der Mitgliedsart.
Beim ersten Einzug eines Mandats kennzeichnet die Suite ihn als Erstlastschrift, danach als Folgelastschrift. Frühere Dateien stehen unten im Kasten und im Fenster im Reiter Bisherige Lastschriftdateien. Kommt eine Lastschrift zurück, setzen Sie den Beitrag auf Wieder offen.
Verein › Protokolle, Neues Protokoll. Oben filtern Sie nach Art.
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Sitzung | Titel, Art (Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Sonstige Sitzung), Datum, Ort, Leitung, Protokoll, Gäste |
| Teilnehmer | Die Mitglieder zum Sitzungsdatum zum Ankreuzen, mit Alle und Keine |
| Tagesordnung | Ein Punkt je Zeile, dazu der Verlauf |
| Beschlüsse | Beschluss hinzufügen: Wortlaut, Ergebnis (angenommen, abgelehnt, vertagt), Stimmen Ja, Nein, Enthaltung |
PDF zeigt jederzeit die Druckansicht. Löschen geht nur beim Entwurf, ein abgeschlossenes Protokoll lässt sich nicht löschen. Mitgliederversammlungen mit künftigem Datum stehen bei den Mitgliedern unter den Terminen.
Einstellungen › Verein › Allgemein › Stimmen. Jede Stimme sieht nur ihre Noten.
Welche Stimme ein Musiker spielt, steht an seinem Mitglied: Verein › Mitglieder, Reiter Mitgliedschaft, Feld Stimmen. Ein Musiker kann mehrere Stimmen haben. Die Seite Stimmen zeigt die zugeordneten Musiker nur an.
Verein › Notenarchiv, Neues Stück. Die Spalte Noten zeigt, für wie viele besetzte Stimmen Noten da sind.
Ansehen öffnet ein Notenblatt in der Notenansicht, Herunterladen holt die PDF.
Verlage liefern ein Stück oft als eine PDF mit Partitur und allen Stimmen. Die Suite ordnet die Seiten den Stimmen zu.
Die Texterkennung kann sich irren, gerade bei eingescannten Noten. Prüfen Sie den Vorschlag deshalb immer.
Die Noten liegen im DMS im Ordner Noten. Diesen Ordner legt das Modul an. Er lässt sich nicht löschen und nicht umbenennen. Unten unter „Noten je Stimme“ steht, welche Stimme welche Datei in welcher Fassung hat. Ein gelöschtes Stück fällt aus allen Programmen heraus, die PDF-Dateien bleiben im DMS.
Musiker sehen unter „Meine Noten“ nur Freigegebenes, und jeder nur die Noten seiner Stimme. Es gibt zwei Wege: Das Stück steht im Programm eines freigegebenen Auftritts, oder es ist im Notenarchiv unter Für Musiker freigegeben.
Verein › Auftritte, Neuer Auftritt.
In der Leiste setzt Jetzt freigeben die Freigabe sofort in Kraft, Freigabe beenden beendet sie sofort. Die Spalte Freigabe zeigt den Stand. Nach dem Freigabezeitraum verschwinden die Noten wieder aus „Meine Noten“.
Fehlen für eine besetzte Stimme Noten, meldet das Programm „Noten fehlen für: …“. Notenansicht öffnen zeigt den Auftritt so, wie ihn die Musiker sehen. Ein gelöschter Auftritt nimmt keine Noten mit: Sie bleiben im Notenarchiv.
Verein › Notenarchiv, Stück öffnen, im Reiter Stück den Haken Für Musiker setzen, Speichern. Das Stück steht dann unter „Meine Noten“, auch ohne Auftritt und ohne Zeitgrenze, bis Sie den Haken entfernen. Das passt für Repertoire, das immer griffbereit sein soll.
Einstellungen › Verein › Sport › Sportart und Begriffe. Zur Auswahl stehen Fußball, Handball, Tennis, Tischtennis, Turnen und Andere Sportart. Die Sportart bestimmt die Begriffe (Mannschaft oder Gruppe, Platz oder Halle …), welche Seiten es gibt und die Vorgaben der Listen.
Die Listen stehen daneben unter Einstellungen › Verein › Sport: Mannschaftsgruppen, Altersklassen, Positionen, Wettbewerbe, Plätze, Belegungsarten. Ein benutzter Eintrag lässt sich nur abschalten. Umbenennen wirkt überall.
Die Namen folgen der Sportart. Hier stehen die Namen für Fußball.
| Seite | Was Sie dort tun |
|---|---|
| Übersicht | Mitglieder, nächste Termine, Beiträge und die Belegung von heute auf einen Blick. |
| Mannschaften | Mannschaft anlegen. Reiter Mannschaft: Name, Gruppe, Sportart, Altersklasse, Liga, Trainer, Co-Trainer. Reiter Kader: Mitglieder wählen. Je nach Sportart auch Status, Teilnehmergrenze, Tabellenplatz und Tendenz. |
| Trainer | Nur wenn eingeschaltet: wer welche Gruppe leitet, zu welchen Zeiten. |
| Trainingszeiten | Wochenplan. Neue Trainingszeit: Mannschaft, Wochentag, Beginn, Ende, Platz, gültig ab und bis. |
| Training | Mannschaft und Tag wählen, je Mitglied Anwesend, Abwesend oder Unentschuldigt mit Bemerkung, Speichern. Daneben der Verlauf und der Schnitt je Monat. |
| Spiele und Spielplan | Spiel anlegen. Reiter Spiel: Datum, Mannschaft, Wettbewerb, Art, Gegner, Heim oder Auswärts, Platz, Treffpunkt, Status, Ergebnis. Reiter Aufgebot: kommt aus dem Kader. Reiter Bericht. Ergebnis eintragen steht in der Leiste. |
| Platzbelegung | Neue Belegung: Platz, Art, von, bis. Ein Platz ist zu einer Zeit nur einmal belegt, auch gegenüber Trainingszeiten. Die Suite weist Überschneidungen ab. |
| Platzbuchung | Nur wenn eingeschaltet: Mitglieder buchen Plätze im Raster für sich selbst und nehmen eigene Buchungen zurück. |
Zuerst die Listen unter Einstellungen › Verein › Schützen pflegen: Disziplinen, Waffenarten, Waffenkategorien, Schießstände, Belegungsarten, Bereiche (Anwesenheit).
| Seite | Was Sie dort tun |
|---|---|
| Übersicht | Kennzahlen, nächste Termine, Mitgliederentwicklung, Schnellzugriff und Vereinsverwaltung. |
| Schießbuch | Neuer Eintrag. Reiter Eintrag: Datum, Schütze, Disziplin, Waffe und Kaliber, Schuss, Ergebnis, Aufsicht. Reiter Serien: bis zu sechs Serien. Filter nach Zeitraum, Disziplin und Mitglied. Unten der Nachweis für das Bedürfnis: die Schießtermine der letzten 12 Monate und in wie vielen Monaten. |
| Waffen und Bedürfnisnachweise | Reiter Waffenübersicht, Bedürfnisnachweise, Fristen, Dokumente. Waffe erfassen: Besitzer (leer: Vereinswaffe), Art, Hersteller, Modell, Kaliber, Seriennummer, WBK-Nummer, Status. Neuer Nachweis: Schütze, Waffenkategorie, Zweck (Erwerb oder Fortbestehen), Behörde, Daten, gültig bis. Dokument hochladen legt zum Beispiel die Waffenbesitzkarte ab. |
| Wettkämpfe | Wettkampf anlegen. Reiter Wettkampf: Titel, Datum, Ort, Disziplin, Ebene (Verein bis Bund), Status. Reiter Teilnehmer und Notizen. Darunter Teilnehmer, Startlisten, Ergebnisse, Mannschaften und Statistiken. |
| Schießstandbelegung | Woche, Monat oder Liste. Neue Belegung: Stand, Art, von, bis, Aufsicht, Zweck. Ein Stand ist zu einer Zeit nur einmal belegt. |
| Anwesenheit | Tag wählen, Mitglied anmelden: Mitglied, kommt, geht, Bereich. |
Daten mit Frist werden rot, wenn sie vorbei sind, und gelb in den nächsten 30 Tagen. Die Einträge sind Ihre Aufzeichnungen. Was die Behörde verlangt, klären Sie bitte dort.
Zuerst die Listen unter Einstellungen › Verein › Feuerwehr pflegen: Einsatzarten, Fahrzeuge, Dienstarten, Lehrgangsarten, Lehrgangskategorien, Gerätekategorien, Gerätearten, Prüfarten. Eine Gerätekategorie mit Unter Atemschutz zeigen erscheint auf der Seite Atemschutz. Jede Dienstart ist auf der Seite Übungen und Dienstabende ein Reiter.
| Seite | Was Sie dort tun |
|---|---|
| Übersicht | Einsatzbereitschaft, Termine, Kalender, Fristenampel und Vereinsverwaltung. |
| Einsätze | Reiter Alle, Laufend, Abgeschlossen. Einsatz erfassen. Reiter Einsatz: Einsatz-Nr., Alarm, Ende, Einsatzart, Stichwort, Einsatzort, Einsatzleiter, Fahrzeuge. Reiter Kräfte: Mitglieder wählen. Reiter Bericht. |
| Übungen und Dienstabende | Neuer Termin. Reiter Termin: Datum, Ende, Titel, Art, Ort, Leitung, Benötigte Teilnehmer, Dauer. Reiter Anwesend: Mitglieder wählen. |
| Lehrgänge und Qualifikationen | Reiter Lehrgänge, Qualifikationen, Zertifikate. Neuer Lehrgang: Titel, Kategorie, von, bis, Ausbildungsstelle, Status, Plätze, Teilnehmer. Neue Qualifikation: Mitglied, Qualifikation, Ausbildungsstelle, Abschluss, gültig bis, Nachweis. Zertifikat hochladen legt die Datei ab. |
| Atemschutz | Geräteträger erfassen: Mitglied und die Fristen Untersuchung G 26.3 gültig bis, Belastungsübung fällig, Einsatzübung fällig, Unterweisung fällig. Dazu die Geräteübersicht und die nächsten Prüfungen. |
| Gerätewartung | Reiter Alle Geräte, Wartung fällig, Prüfungen, Historie. Gerät erfassen: Gerät, Kategorie, Geräteart, Inventar-Nr., Prüfart, Prüfintervall, letzte und nächste Prüfung, Prüfer, Ergebnis. |
Fristen werden rot, wenn sie vorbei sind, und gelb in den nächsten 30 Tagen. Die Einträge ersetzen keine Vorgaben Ihrer Träger oder Prüfstellen.
Die Termine des Vereins werden im Verein gepflegt und erscheinen im Kalender der Suite nur zum Ansehen: Auftritte, Versammlungen, Spiele, Training, Belegungen, Wettkämpfe, Einsätze und Übungen. Ein Doppelklick öffnet den Eintrag im Verein. Jede Art sieht nur, wer das Recht für ihren Bereich hat.
Arbeitet jemand in mehreren IPV-Suiten, etwa ein Vorstand, der auch eine Firmensuite hat, kann er sie verbinden. Der Verein steht dann auch in der eigenen Suite unter dem Reiter Verein. Mit dem Modul Suitenwechsel stehen die verbundenen Suiten zusätzlich oben in der Leiste: Ein Klick wechselt ohne Passwort hinüber, mit dem eigenen Konto dort. Der Name der eigenen Suite führt zurück.
Getrennt wird auf denselben Seiten mit Trennen. Was jemand dort sehen und ändern darf, bestimmt sein Konto im Verein.
Prüfen Sie: Hat sein Mitglied im Reiter Mitgliedschaft eine Stimme? Steht das Stück im Programm eines Auftritts, der jetzt freigegeben ist (Spalte Freigabe), oder ist es unter Für Musiker freigegeben? Gibt es für seine Stimme eine Notendatei?
Sein Benutzerkonto muss mit seinem Mitglied verknüpft sein. Das Konto wird deshalb im Reiter Benutzer des Mitglieds angelegt.
Prüfen Sie oben im Reiter Benutzer die Primäre Geschäfts-E-Mail (Kapitel 6).
Dem Mitglied fehlt ein Teil des Mandats: IBAN, Mandatsreferenz oder das Datum der Unterschrift. Die Vorschau nennt es. Oder der Beitrag steht nicht auf offen, oder die Zahlweise ist nicht SEPA-Lastschrift.
Setzen Sie den Beitrag auf Wieder offen.
Ja: Wieder öffnen, ändern, erneut abschließen. Im DMS entsteht eine neue Fassung, die alte bleibt nachvollziehbar.
Die Stufe Bearbeiten enthält die Beiträge. Wählen Sie das Recht in seiner Rolle ab (Kapitel 7).
Zu dieser Zeit gibt es schon eine Belegung oder eine Trainingszeit. Die Meldung nennt sie.