Unter dem Reiter Organisationen oben führen Sie alle Firmen, Vereine, Behörden und Menschen, mit denen Sie zu tun haben. Kunden, Lieferanten und Hersteller stehen hier gemeinsam. Sie unterscheiden sich nur durch ihre Beziehung.
Drei Begriffe tragen den ganzen Bereich:
| Begriff | Was es ist | Was dort steht |
|---|---|---|
| Organisation | Eine Firma oder sonstige Stelle. Sie steht genau einmal da. | Name, Nummer, Anschrift, Telefon, E-Mail, Zahlungsziel, Standorte, Konten. |
| Person | Ein Mensch. Auch er steht genau einmal da, selbst wenn er bei mehreren Firmen tätig ist. | Name, Geburtstag, private Anschrift, privates Mobiltelefon, private E-Mail. |
| Rolle | Die Verbindung dazwischen: in welcher Funktion eine Person zu einer Organisation gehört. | Abteilung, Durchwahl, dienstliche E-Mail. |
Eine dienstliche Adresse gehört der Firma, nicht dem Menschen. Verlässt jemand die Firma, entfernen Sie nur die Rolle. Seine privaten Angaben und seine Rollen bei anderen Firmen bleiben.
Links steht der Kategoriebaum, in der Mitte die Liste, darunter der Detailbereich. Oben über der Liste wählen Sie einen von drei Reitern:
Beziehung und Kategorie sind zwei verschiedene Dinge. Die Beziehung sagt, was eine Organisation für Sie ist, zum Beispiel Kunde oder Lieferant. Kategorien ordnen frei, zum Beispiel nach Region oder Branche. Eine Organisation kann mehrere von beidem haben.
Ohne das Modul Organisationen steht oben stattdessen der Bereich Kunden mit einer einfachen Maske. Er arbeitet auf demselben Bestand. Bucht Ihre Firma das Modul später, ist alles schon da.
Wer in der Suite arbeiten soll, steht oft schon als Person im Bestand. Der Reiter Benutzer im Personenfenster richtet den Zugang ein. Sie sehen ihn nur mit dem Recht, Benutzer anzulegen. Das Recht, Stammdaten zu pflegen, reicht nicht.
Danach steht im selben Reiter alles zu diesem Zugang:
| Bereich | Was geht |
|---|---|
| Anmeldename | Ändern; das wirkt beim Verlassen des Feldes. |
| Rollen | Ein Haken wirkt sofort. |
| Zugang | Zugang sperren sperrt die Anmeldung; Person und Daten bleiben. Zugang freigeben erlaubt sie wieder, mit dem bisherigen Passwort. Den eigenen Zugang können Sie hier nicht sperren. |
| Passwort | Übernehmen setzt ein eingegebenes Passwort sofort; Sie geben es selbst weiter. Passwort erzeugen und schicken schickt ein neues per Mail. |
Das Handbuch Einstellungen und Zugriff beschreibt Rollen und Rechte genauer.
Beide Listen stehen an jeder Person zur Auswahl. Die Seite finden Sie unter Einstellungen › Kontakte › Anreden und Titel.
Die letzte Zeile legt mit Hinzufügen einen neuen Eintrag an. Jede vorhandene Zeile hat Speichern und Löschen.
Die Beziehung sagt, was eine Organisation für Sie ist. Die Seite finden Sie unter Einstellungen › Kontakte › Beziehungen.
Manche Beziehungen sollen nicht alle sehen, zum Beispiel Inkasso. In der Spalte Sichtbar für legt ein Administrator je Beziehung fest, wer sie sieht.
Das ist eine Zusatzfunktion für Verwandtschaften und ähnliche Verbindungen zwischen zwei Personen.
Dieselbe Bezeichnung in beiden Feldern ergibt eine Beziehung, die in beide Richtungen gleich heißt, etwa Geschwister.
Das sind die Rollen, aus denen im Personen- und im Organisationsfenster gewählt wird, zum Beispiel Ansprechpartner Vertrieb. Sie haben nichts mit den Rollen für Mitarbeiterrechte zu tun. Die Seite finden Sie unter Einstellungen › Kontakte › Funktionen von Ansprechpartnern.
Hier legen Sie fest, wie die Nummern aussehen, die beim Anlegen vergeben werden. Die Seite finden Sie unter Einstellungen › Kontakte › Nummern für Kontakte und Artikel.
| Baustein | Bedeutung |
|---|---|
| {0000} | Laufende Nummer, so viele Stellen wie Nullen |
| {0000+100} | Laufende Nummer, beginnt bei 101 |
| {0000@1} | Der Zähler beginnt jedes Jahr neu bei 1 |
| {yy}, {mm}, {dd} | Jahr, Monat und Tag der Anlage |
| alles andere | Steht unverändert in der Nummer. Leerzeichen sind nicht erlaubt. |
Beispiel: K{0000} ergibt K0001, K0002 und so weiter.
Mit dem Modul IPV-SYNC tauschen Sie den Bestand als Dateien aus. Organisationen, Personen und die Rollen dazwischen sind drei getrennte Dateien, weil eine Person bei mehreren Organisationen stehen kann. Abgeglichen wird über die Nummern. Vergeben Sie deshalb zuerst Nummern (Kapitel 23).
Sie finden Export und Import im Bereich IPV-SYNC unter Organisationen. Dafür gibt es eigene Rechte.
Rechte vergeben Sie unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Rollen. Das Handbuch Einstellungen und Zugriff beschreibt das genauer.
| Recht | Wofür |
|---|---|
| Organisationen - Bereich sichtbar | Der Reiter Organisationen oben. |
| Organisationen - Erfassen (Firma und Person auf einer Seite) | Der Reiter Erfassen. |
| Organisationen - Liste Organisationen | Der Reiter Organisationen in der Liste. |
| Organisationen - Liste Personen | Der Reiter Personen. |
| Stammdaten - Organisationen und Personen speichern (Grundlage von Kunden und Lieferanten) | Anlegen, ändern, löschen, Massenaktionen, Kategorien. Ohne dieses Recht ist der Bereich nur lesbar. Es öffnet auch die Seiten unter Einstellungen › Kontakte. |
| Kunden - Kunde anlegen/bearbeiten | Öffnet Anreden und Titel auch ohne das Stammdaten-Recht. |
| Verkauf - Beleg (Angebot/Auftrag/Rechnung) anlegen/bearbeiten | Die Buttons Angebot, Auftrag und Rechnung anlegen, zusammen mit dem Stammdaten-Recht. |
| Einstellungen/Allgemein - Zusatzfunktion: Beziehungen zwischen Personen | Der Schalter unter Zusatzfunktionen. |
Den Reiter Benutzer im Personenfenster sehen nur Mitarbeiter, die Benutzer anlegen dürfen.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wo sind meine Kunden und Lieferanten? | Unter Organisationen. Ob jemand Kunde oder Lieferant ist, sagt die Beziehung. Blenden Sie dafür die Spalte Beziehung ein. |
| Eine Person hat zwei Firmen. Muss ich sie doppelt anlegen? | Nein. Legen Sie eine Person mit zwei Rollen an (Kapitel 8). |
| Die Nummer wird abgelehnt. | Sie ist schon vergeben. Lassen Sie das Feld leer oder nehmen Sie eine andere. |
| Beim Anlegen kommt keine Nummer. | Für diese Art ist keine Maske hinterlegt, oder alle Nummern der Maske sind verbraucht (Kapitel 23). |
| Ein Kollege findet eine Organisation nicht, die ich sehe. | Sie trägt eine Beziehung, die er nicht sehen darf (Kapitel 20). Das gilt auch für ihre Personen, E-Mails und Dokumente. |
| Die Organisation lässt sich nicht löschen. | Die Meldung nennt den Grund. Setzen Sie sie auf Inaktiv (Kapitel 17). |
| Ich kann nicht speichern. | Jemand anderes bearbeitet den Datensatz gerade, oder Ihnen fehlt das Recht dazu. |
| Warum steht jemand im Newsletter nicht drin? | Die Kommunikationssperre ist gesetzt, die Adresse ist abgemeldet, oder der Datensatz ist inaktiv oder hat keine E-Mail. |
| Die Sperre kommt immer wieder. | Die Adresse wurde abgemeldet. Nehmen Sie den Haken bewusst heraus und speichern Sie. |
| Wohin gehen Belege, wenn nichts eingestellt ist? | An die E-Mail der Organisation (Kapitel 11). |
| Ich finde den Reiter Benutzer nicht. | Er steht nur bei Mitarbeitern, die Benutzer anlegen dürfen. |
| Ich sehe die Personenbeziehungen nicht. | Die Zusatzfunktion ist nicht eingeschaltet. Das richtet Ihr Administrator ein. |