Das E-Mail-Archiv bewahrt die Mails Ihrer Postfächer dauerhaft und unverändert in der IPV-Suite auf. Die Suite holt die Mails nach festen Vorgaben aus den Postfächern, legt jede als Originaldatei ab und macht sie durchsuchbar.
So finden Sie eine Mail von vor Jahren wieder, auch wenn sie im Postfach längst gelöscht ist. Anhänge stehen zusätzlich im DMS, und bei jeder Organisation und Person sehen Sie, welche Mails es mit ihr gab.
Sie öffnen das Archiv über den Reiter E-Mail-Archiv in der oberen Leiste. Eingerichtet wird es unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › E-Mail-Archiv. Das E-Mail-Archiv ist ein eigenes Modul und muss gebucht sein.
Arbeiten Sie mit dem Reiter E-Mail, muss kein Profil von Hand angelegt werden. Oben unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › E-Mail-Archiv steht die Kachel Postfächer des Moduls E-Mail automatisch archivieren.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Alle Postfächer archivieren | Jedes abgeholte Postfach bekommt ein eigenes Profil mit dem Kennzeichen „automatisch“. Kommt ein Postfach dazu, entsteht sein Profil von selbst. Wird eines abgeschaltet, ruht sein Profil. Die Profile laufen alle 15 Minuten. |
| Archiv für gemeinsame Postfächer | In welches Archiv die Mails gemeinsamer Postfächer kommen. Persönliche Postfächer landen im Archiv ihres Besitzers. |
| Archivieren nach (Tagen) | Vorgabe 1. Eine Mail wird erst archiviert, wenn sie so alt ist. |
| Löschen nach (Tagen) | Vorgabe 30, 0 heißt nie. Ältere Mails werden in der Suite und am Mailserver gelöscht, wenn sie nachweislich im Archiv liegen (Kapitel 15). |
Speichern nicht vergessen. Danach stehen die automatischen Profile in der Liste. Ihre Ordnerlisten können Sie je Profil anpassen.
Ungelesene Mails werden mit archiviert und bleiben am Mailserver ungelesen. Mails aus einem Import werden erkannt und nicht doppelt abgelegt.
Das Archiv liest vom Mailserver, nicht aus der Suite. Papierkorb und Spam des Servers bleiben draußen.
Ein Profil legt für ein Postfach fest, was wann in wessen Archiv kommt. Ein eigenes Profil brauchen Sie für Postfächer, die nicht abgeholt werden, oder für abweichende Vorgaben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Wie das Profil heißt. Der Name erscheint auch als Postfach im Archivbaum. |
| Aktiv | Nur aktive Profile laufen nach Zeitplan. |
| Zielarchiv | In wessen Archiv die Mails landen. Jeder Benutzer hat ein eigenes. |
| Postfach der Suite | Ein Postfach, das schon unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › Postfächer eingerichtet ist. |
| – eigener Zugang – | Für Postfächer, die die Suite sonst nicht kennt: IMAP-Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort. Ein gespeichertes Passwort wird nicht angezeigt, leer heißt unverändert. |
| Zeitlimit (Sekunden) | Wie lange auf den Mailserver gewartet wird. |
Ein von Hand gestarteter Lauf arbeitet bis zu zwei Minuten, den Rest holt der Zeitplan. Im Kasten Verlauf steht jeder Lauf mit Beginn, Quelle, Dauer und Ergebnis. Gab es Fehler, nennt Details die betroffenen Mails.
Ein Profil löschen entfernt nur die Einstellung. Die archivierten Mails bleiben.
Diese Einstellungen stehen in jedem Profil.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Nur diese Ordner | Je Zeile ein Ordner. Leer heißt alle. Unterordner zählen mit. |
| Diese Ordner nicht | Je Zeile ein Ordner, der ausgelassen wird. Spam- und Papierkorb-Ordner sind vorbelegt. Unterordner zählen mit. |
| Gesendet-Ordner | Mails daraus zählen als gesendet. Automatisches Erkennen reicht fast immer. |
| Auch ungelesene Mails | Aus heißt: nur bereits gelesene Mails archivieren. |
| Nur Mails älter als (Tage) | 0 heißt alle. |
| Zeitplan | Nur von Hand, alle 15 Minuten, stündlich oder täglich zu einer Uhrzeit. |
Effektive Ordner anzeigen fragt das Postfach ab und zeigt jeden Ordner mit „wird archiviert“ oder „wird nicht archiviert“.
Damit Postfächer klein bleiben, kann die Suite Mails nach einer Frist entfernen. Das Feld heißt im Profil Archivierte Mails im Postfach löschen nach (Tagen), bei den automatischen Profilen Löschen nach (Tagen). 0 heißt nie.
Vor dem Löschen prüft die Suite, ob die Datei im Archiv vorhanden ist und die Prüfsumme stimmt. Liegt die Mail noch nicht im Archiv, wird sie zuerst abgelegt. Fehlt etwas, bleibt sie im Postfach. Die gelöschte Mail verschwindet auch aus dem Reiter E-Mail.
Solange das Feld auf 0 steht, ändert das Archiv am Mailserver nichts.
Ältere Mails, die nicht mehr im Postfach liegen, übernehmen Sie im Kasten Import unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › E-Mail-Archiv.
Schon vorhandene Mails werden erkannt. Ein Import lässt sich deshalb gefahrlos wiederholen. Große Bestände, etwa ein MailStore-Export, importiert der Betreuer direkt auf dem Server. Sprechen Sie uns dafür an.
Ein importierter MailStore-Export ist ein Abzug zu einem Zeitpunkt. Archiviert MailStore danach weiter, fehlen der Suite die neuen Mails.
So gleichen Sie es nach: In MailStore den Export erneut in denselben Zielordner laufen lassen und Vorhandenen Export aktualisieren anhaken. Die neuen Mails übernimmt der Betreuer anschließend in die Suite.
Rechte vergeben Sie unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Rollen oder am einzelnen Mitarbeiter unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Mitarbeiter.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| E-Mail-Archiv - Bereich sichtbar, eigenes Archiv durchsuchen und lesen (Reiter oben) | Reiter E-Mail-Archiv, das eigene Archiv, Reiter an Organisation und Person |
| E-Mail-Archiv - Archive anderer Benutzer sehen | Auch die Archive der übrigen Benutzer |
| E-Mail-Archiv - Mails exportieren (Auswahl oder Ordner als ZIP) | Auswahl oder Liste als ZIP |
| Einstellungen/E-Mail-Archiv - Profile pflegen, archivieren starten und EML importieren | Einstellungsseite, Profile, Starten, Import |
Für Antworten und Weiterleiten braucht es zusätzlich die Rechte für den Reiter E-Mail und zum Verfassen von Mails. Ob jemand das Archiv auf dem Handy nutzt, steht unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Handy-Zugänge.
Nein. Archivierte Mails bleiben unverändert.
Nein. Was schon archiviert ist, bleibt. Neue Mails aus diesem Ordner kommen nur nicht mehr dazu.
Im Kasten Verlauf nennt Details die betroffenen Mails und den Grund. Alle übrigen Mails des Laufs sind archiviert.
Nein. Sie findet Text, der in PDF-, Text-, CSV- oder HTML-Anhängen als Text vorliegt, und die Namen aller Anhänge (Kapitel 4). Gescannte PDF-Anhänge findet bei gebuchtem DMS die Suche im DMS, sobald ihre Texterkennung nachts gelaufen ist (Kapitel 8).
Ja, mit Abbrechen neben der Anzahl oder mit Esc. Nach 20 Sekunden bricht die Suite sie ohnehin ab. Suchen Sie dann genauer: mehr Wörter, einen Ordner oder einen Zeitraum (Kapitel 4).
Einfach so eintippen. Begriffe mit Bindestrich, Punkt, Schrägstrich, Unterstrich oder @ sucht das Archiv als Ganzes (Kapitel 4).
Geöffnet werden Anhänge im DMS, PDF-Dateien und Bilder. Andere Dateien, etwa Word oder Excel, werden heruntergeladen.
Nur mit dem Recht „Archive anderer Benutzer sehen“. Ohne dieses Recht sieht jeder nur sein eigenes Archiv.
Im Reiter E-Mail-Archiv. Gelöscht wird dort nur, was nachweislich im Archiv liegt.
Dann stammt es aus einem MailStore-Export, der nur bis zu diesem Datum reicht. Lassen Sie den Export aktualisieren (Kapitel 16). Die neuen Mails übernimmt der Betreuer.