Der Kalender zeigt Ihre Termine und, wenn das Modul Aufgaben gebucht ist, auch Aufgaben. Dazu kommen Angaben, die den Tag kennzeichnen, aber keine Termine sind.
| Was | Wie es aussieht |
|---|---|
| Feiertage | Der Tag ist farbig hinterlegt, mit Länderkürzel und Name. |
| Ferien | Ein blaues Band oben im Tag. Der Name steht am ersten Tag, montags und am ersten Tag der Ansicht. Gleiche Ferien mehrerer Bundesländer stehen in einer Zeile. |
| Abwesenheiten | Ein Eintrag mit Name und Art an jedem Werktag der Abwesenheit, in der Farbe der Art. |
| Geburtstage | Nur von Personen und Mitarbeitern, bei denen neben dem Geburtstag der Haken für den Kalender gesetzt ist. |
| Termine des Vereins | Mit dem Modul Verein stehen dessen Termine im Kalender, je nachdem, was Sie im Verein sehen dürfen. In der Legende heißen sie „Verein“. |
Links im Bereich Kalender stehen vier Punkte:
Hier legen Sie fest, welche Feiertage der Kalender kennt und welche alle sehen, die nichts Eigenes gewählt haben. Die Seite finden Sie unter Einstellungen › Kalender und Zeiten › Feiertage.
Beim Einspielen bleiben vorhandene Einträge, wie sie sind, auch umbenannte oder abgeschaltete.
Unter Gepflegte Feiertage wählen Sie Land und Jahr. Die Liste zeigt je Eintrag das Datum in diesem Jahr. Bearbeiten öffnet den Eintrag, Feiertag anlegen unter der Liste legt einen neuen an.
| Art | Was Sie angeben |
|---|---|
| Fest (Tag und Monat) | Jedes Jahr derselbe Tag. |
| Beweglich (Abstand zu Ostern) | Abstand in Tagen, zum Beispiel Karfreitag -2, Ostermontag 1, Christi Himmelfahrt 39. Dazu die Osterrechnung: westlich oder orthodox. |
| Einmalig (mit Jahr) | Ein Datum mit Jahr. |
| Regel | Für Tage ohne festes Datum: Buß- und Bettag oder Koningsdag. |
Ferien haben keine Regel wie Feiertage. Sie werden je Jahr abgerufen. Die Seite finden Sie unter Einstellungen › Kalender und Zeiten › Ferien.
In der Liste wählen Sie Land und Jahr. Bearbeiten öffnet einen Eintrag: Sie können ihn ändern, über Aktiv abschalten oder löschen. Ferien anlegen trägt einen Zeitraum von Hand ein, zum Beispiel bewegliche Ferientage. Ein Bundesland wählen Sie dabei nur für Deutschland.
Rufen Sie die Ferien des nächsten Jahres ab, sobald sie feststehen.
Hier pflegen Sie die Arten, aus denen beim Eintragen gewählt wird. Die Seite finden Sie unter Einstellungen › Kalender und Zeiten › Abwesenheitsarten.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung, Farbe | So erscheint die Art in Liste und Kalender. |
| Vertraulich | Andere sehen nur „Abwesend“. Die Art sehen nur die betroffene Person und wer das Recht dafür hat. |
| Status Urlaub | Während der Abwesenheit zeigt die Suite die Person als im Urlaub (Kapitel 9). |
| Reihenfolge | Reihenfolge in der Auswahl. |
| Aktiv | Nicht aktive Arten stehen nicht mehr zur Wahl. |
| Löschen | Nur für Arten, die nirgends eingetragen sind. Sonst wählen Sie „Aktiv“ ab. |
Die leere letzte Zeile legt eine neue Art an. Klicken Sie danach auf Speichern. Vorgegeben sind Urlaub (mit Status Urlaub), Krankheit (vertraulich), Dienstreise, Fortbildung und Sonstiges.
Die Kachel Termine auf dem Handy sehen nur Administratoren. Sie steht im Kalender unter Austausch. Die Adresse lässt sich in Handy, Outlook oder Thunderbird als Kalender abonnieren.
Das Abo ist nur lesend: Änderungen am Handy kommen nicht zurück. Wer die Adresse kennt, sieht die Termine. Bei Verdacht klicken Sie auf Adresse neu erzeugen. Die alte gilt dann nicht mehr, und bestehende Abos müssen neu eingerichtet werden.
Standardmäßig öffnet der Kalender im Monat. Für einzelne Mitarbeiter stellen Sie das unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Mitarbeiter um: Mitarbeiter öffnen, Reiter Anzeige, Feld Kalender: erste Ansicht.
Rechte vergeben Sie unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Rollen. Das Handbuch Einstellungen und Zugriff beschreibt das genauer.
| Recht | Wofür |
|---|---|
| Kalender - Bereich sichtbar (Reiter oben) | Der Reiter Kalender. |
| Kalender - Termin anlegen | Neue Termine, auch per Doppelklick auf einen Tag. |
| Kalender - Termin aendern | Eigene und zugewiesene Termine ändern. |
| Kalender - Termin löschen | Termine löschen, die man auch ändern darf. |
| Kalender - alle Termine sehen (nicht nur eigene und geteilte) | Alle Termine sehen und, mit dem Recht zum Ändern, auch ändern. |
| Kalender - Termine aus einer Datei einlesen (.ics) | Die Kachel Termine einlesen. |
| Kalender - eigene Abwesenheiten eintragen und ändern | Punkt Abwesenheiten, eigene pflegen. |
| Kalender - Abwesenheiten aller sehen | Abwesenheiten aller in Liste und Kalender. |
| Kalender - Abwesenheiten aller eintragen, ändern und löschen | Für andere eintragen, zum Beispiel eine Krankmeldung. |
| Kalender - Art der Abwesenheit auch bei vertraulichen Arten sehen (z. B. Krankheit) | Die Art bei anderen sehen, solange dort nicht „Grund verbergen“ gesetzt ist. |
| Einstellungen/Kalender - Feiertage, Ferien und Abwesenheitsarten pflegen | Die drei Seiten unter Einstellungen › Kalender und Zeiten. |
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Ich sehe keine Ferien. | Unter Einblenden ist bei Ferien nichts angehakt und es gibt keine Vorgabe. Oder für das Jahr wurden noch keine Ferien abgerufen (Kapitel 12). |
| Der Abruf der Ferien meldet einen Fehler. | Der Dienst war nicht erreichbar. Versuchen Sie es später noch einmal. Ferien lassen sich auch von Hand anlegen. |
| Warum steht die Abwesenheit nicht am Wochenende? | Das ist Absicht: Am Wochenende stehen Abwesenheiten nicht im Kalender. |
| Ich sehe nur meine eigenen Abwesenheiten. | Für die Abwesenheiten aller brauchen Sie das Recht dafür. Das vergibt Ihr Administrator. |
| Wo trage ich eine Krankmeldung für jemand anderen ein? | Im Kalender unter Abwesenheiten. Mit dem Recht, Abwesenheiten aller zu verwalten, wählen Sie im Fenster die Person. |
| Ich kann einen Termin nicht speichern. | Ändern darf ihn, wer ihn angelegt hat oder zuständig ist. Vielleicht bearbeitet ihn auch gerade jemand anderes. |
| Warum sehe ich die Kachel „Termine auf dem Handy“ nicht? | Sie steht nur bei Administratoren. |
| Eine Änderung auf dem Handy kommt nicht in der Suite an. | Das Abo ist nur lesend. Ändern Sie den Termin in der Suite. |