Der Bereich Finanzen (Reiter oben) bereitet alles für die Buchhaltung vor: die Umsätze Ihrer Banken, die Barkasse und die Belege. Die Suite ist keine Finanzbuchhaltung; sie stellt Ihre Werte für die Buchhaltung zusammen.
Die Seitenleiste links ist aufgeteilt:
Jede Seite hat oben Suche und Filter, in der Mitte die Liste, unten die Funktionsbuttons und darunter die Angaben zum angeklickten Eintrag.
In Bank, Belegliste, Verbindlichkeiten, Forderungen und Kassenbuch wählen Sie den Zeitraum über Jahr und Monat; dort stehen auch „Ganzes Jahr“ und die vier Quartale. Frei geht es über Von und Bis, auch zum Eintippen. Die Filter bleiben für Sie erhalten, auch nach einem Seitenwechsel und beim nächsten Anmelden, bis Sie Filter zurücksetzen klicken.
Ein Klick auf einen Beleg öffnet ihn im Belegfenster auf derselben Seite, mit Zoom, Herunterladen, Drucken und Neuer Tab. Das Fenster verschieben Sie an der Titelleiste und ziehen es an der Ecke rechts unten größer oder kleiner. Lage und Größe bleiben gemerkt.
In der Belegliste, unter Verbindlichkeiten und unter Forderungen öffnet ein Doppelklick auf einen Beleg oder ein Klick auf sein Dokument das Belegfenster zum Bearbeiten: links die Felder des Belegs in der Reihenfolge der Liste, rechts der Beleg selbst. Unten stehen Speichern, Speichern und nächster Beleg und Abbrechen (Kapitel 8, „Bearbeiten im Belegfenster“). Im Kassenbuch und im Kartenkonto öffnet ein Klick auf das Dokument oder ein Doppelklick auf die Zeile dasselbe Belegfenster. Im Bereich unter der Liste zeigt das Fenster nur den Beleg.
Unter Einstellungen › Finanzen › Bankkonten legen Sie je Bank einen Eintrag an. Ist das Modul Finanzen nicht gebucht, gibt es dort nur die Stammdaten; das gewählte Konto erscheint dann auf Rechnungen und bei Vorkasse im Shop.
Welche Schnittstelle gilt, erkennt die Suite am BIC. Über dem Schlüssel steht, über welche Bank abgerufen wird. Steht in der Seitenleiste „nicht verbunden“, fehlt der Schlüssel; der Button <Bank> verbinden unten auf der Seite Bank führt direkt dorthin.
Eine Bank mit Umsätzen lässt sich nicht löschen. Wählen Sie dann „Aktiv“ ab.
| Bank | erkannt am BIC | Zugang |
|---|---|---|
| Wise | TRWI… | API-Schlüssel, nur lesend |
| Revolut Business | REVO… | Zertifikat und Zustimmung bei Revolut (Kapitel 17) |
| jede andere Bank | – | kein Abruf: Bank anlegen und den Kontoauszug einlesen (Kapitel 14) |
Mit dem DMS steht bei jeder Bank zusätzlich der Abschnitt Belege aus dem DMS:
Das Kassenbuch braucht keine Einrichtung. Gibt es noch keine Barkasse, legt die Suite beim ersten Bedarf die Kasse an.
Der Abruf (Kapitel 6) läuft, sobald unter Einstellungen › Versand › JUMiNGO-Zugang der Zugang gespeichert ist.
Revolut vergibt keinen einfachen API-Schlüssel. Die Verbindung entsteht in drei Schritten; die Technik nimmt Ihnen die Suite ab. Voraussetzung: ein Revolut-Business-Tarif mit API-Zugang und in Revolut die Berechtigungen „Manage Integrations“ und „Manage API“.
Die Zustimmung bei Revolut gilt 90 Tage. Wie lange noch, steht in den Einstellungen der Bank („verbunden – Zustimmung gilt bis …“). Danach einmal Bei Revolut zustimmen klicken; Zertifikat und Client-ID bleiben. Ein Neues Zertifikat ersetzt das alte: Es muss dann bei Revolut neu eingetragen und neu zugestimmt werden. Die Suite liest nur; Geld bewegen kann sie nicht.
Hier legen Sie fest, woran die Suite einen Beleg erkennt. Die Maske steht unter Einstellungen › Finanzen › Belege und Kassenbuch. Dieselbe Maske öffnet der Button Einstellungen unten in der Belegliste und im Kassenbuch.
Jede Regel ist eine Zeile: die Art Tag, Speicherpfad oder Feld (benutzerdefiniertes Feld des DMS) und der Eintrag aus der Liste. Beim Feld ist ein Wert möglich; leer heißt beliebiger Wert. Regel hinzufügen legt eine Zeile an, × entfernt sie. Eine zutreffende Regel genügt.
| Bereich | Wirkung | Beispiel |
|---|---|---|
| Belege | Dokumente, die in die Belegliste kommen. Dokumente, die an einer Bankbuchung hängen, stehen immer darin. | Tag „Rechnung“ |
| Barbelege | Gelten als bar bezahlt und kommen ins Kassenbuch. Ohne Regel erkennt die Suite Bar, Karte oder Bank am Text, z. B. „Bar“ oder „Rückgeld“ für Bar, „Kartenzahlung“, „girocard“ oder „MasterCard“ für Karte. | Feld „Zahlart“ hat den Wert „Bar“ |
| Einnahmen | Sind Einnahmen, alle anderen Ausgaben. | Tag „Rechnung Ausgang“ |
Nur bei Belege gibt es zusätzlich die Art Text ist ein Beleg mit dem Datum eingegangen ab. Dann prüft die Suite den erkannten Text: Dokumente mit Gesamtbetrag, Datum und einem Wort wie Rechnung oder Quittung gelten als Beleg, wenn sie ab diesem Tag ins DMS gekommen sind. Das Datum verhindert, dass der ganze Altbestand auf einmal zu Belegen wird.
Solange keine Regel für Belege steht, enthält die Liste nur Dokumente, die an einer Bankbuchung hängen; die Liste weist darauf hin. Neue Belege liest die Suite jede Minute ein. Ändern sich Tags, Speicherpfad oder Felder eines Dokuments nachträglich, zieht sie Bar/Bank und Ausgabe/Einnahme beim nächsten Lauf nach. Was von Hand geändert wurde, bleibt. Trifft auf einen Beleg keine Regel mehr zu, fällt er aus der Liste, außer er wurde von Hand geändert oder angelegt.
Unter Einstellungen › Finanzen › Beginn der Bankumsätze legen Sie mit Ab-Datum für Jahresansicht fest, ab welchem Datum die Liste der Umsätze und die Belegliste beim ersten Aufruf beginnen. Ältere Einträge bleiben erhalten; Benutzer erreichen sie über den Zeitraum.
Rechte vergeben Sie unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Mitarbeiter oder Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Rollen, jeweils im Reiter Zugriff. Sie stehen im Block „Modul: IPV-Finanzen“.
| Recht | Wofür |
|---|---|
| Finanzen - Bereich sichtbar (Reiter oben), Umsätze aller Banken sehen | Reiter Finanzen, Liste der Umsätze |
| Bank - Umsätze jetzt abrufen und ab einem Datum nachholen | Jetzt abrufen, Nachholen ab |
| Bank - Umsatz zuordnen (Rechnung, kein Beleg, Bemerkung, Beleg hochladen) | Zuordnen, Neu zuweisen, Belege zuordnen; Bankvorschlag im Scanpool |
| Bank - Export (Monat als ZIP mit Belegen) | Export als ZIP (Monat, Quartal, Jahr) |
| Finanzen - Belegliste sehen | Belegliste, Nicht erkannt (rot), Verbindlichkeiten, Forderungen, Exportieren (CSV) dieser Listen |
| Finanzen - Belegliste bearbeiten (jedes Feld ändern, Steuersätze, neu erkennen, Tags festlegen) | Felder ändern und Belegfenster, Beleg aus Dokument, Steuersätze, Neu erkennen, Zahlungen, Zahlung zuordnen, Bar bezahlt, Mit Karte bezahlt, Zahlung lösen, Regeln (Kapitel 18), Einstellungen › Finanzen › Verwendungszwecke |
| Finanzen - Kassenbuch sehen | Kassenbuch, Kartenkonto und ihre Änderungen |
| Finanzen - Kassenbuch: Felder ändern und speichern | derzeit ohne Wirkung: Im Kassenbuch wird nichts geändert, Belege ändern Sie in der Belegliste |
| Finanzen - Kassenbuch: Eintrag hinzufügen | Eintrag hinzufügen im Kassenbuch und im Kartenkonto |
| Finanzen - Kassenbuch: stornieren | derzeit ohne Wirkung: Stornieren gibt es im Kassenbuch nicht mehr |
| Finanzen - Kassenbuch: löschen | Löschen im Kassenbuch und im Kartenkonto (Barbelege samt Beleg, von Hand hinzugefügte Einträge) |
| Finanzen - Kassenbuch: Einstellungen (Regeln für Belege) | Button Einstellungen im Kassenbuch (Kapitel 18). „Finanzen - Belegliste bearbeiten“ öffnet die Regeln ebenfalls. |
| Bank - Rechnungskorrektur (fehlerhafte Zuordnungen reparieren) | Fehlerhafte Einträge reparieren |
| Bank - CSV-Import (Kontoauszug) | Kontoauszug einlesen |
| Einstellungen/Bank - Banken anlegen, Zugang zur Schnittstelle und Abruf einrichten | Einstellungen › Finanzen › Bankkonten; Button „<Bank> verbinden“ |
| Einstellungen/Zahlungen - Ab-Datum der Bank-Liste festlegen | Einstellungen › Finanzen › Beginn der Bankumsätze |
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Eine Buchung fehlt. | Jetzt abrufen oder Nachholen ab mit einem früheren Datum. Liegt sie vor „Abruf ab“, holt die Suite sie nicht; das Datum stellt Ihr Administrator um. Prüfen Sie auch, ob oben noch ein Filter gesetzt ist (Filter zurücksetzen). |
| Eine Buchung steht doppelt. | Das passiert nur, wenn Bank und CSV die Buchung unterschiedlich beschreiben. Bitte melden, nicht selbst löschen. |
| Ich will nur die Buchungen sehen, bei denen noch etwas fehlt. | Filter „Zugeordnet: Nein“. |
| Ein Beleg hängt an der falschen Buchung. | Bei der Buchung Neu zuweisen und Zuordnung lösen klicken, oder in der Belegliste den Beleg anklicken und Zahlung lösen. Danach unter Verbindlichkeiten bzw. Forderungen mit Zahlung zuordnen die richtige Buchung wählen. |
| Der Rechnungsbetrag und die Abbuchung weichen ab, z. B. wegen eines Gutscheins. | Mit Zahlungen die zweite Zahlung ergänzen (Kapitel 10). |
| Meine Bank ist weder Wise noch Revolut. | Kontoauszug einlesen (Kapitel 14), am einfachsten im Format CAMT aus dem Online-Banking, sonst als CSV. |
| Beim Einlesen einer CSV kommt wieder die Zuordnung. | Die Kopfzeile der Datei ist anders als beim letzten Mal. Zuordnung prüfen und Zuordnung speichern und einlesen klicken. |
| Ausgänge stehen als Eingang da. | Die Bank führt das Vorzeichen in einer eigenen Spalte. Ordnen Sie diese Spalte als Kennzeichen Soll/Haben zu. Bei getrennten Spalten für Ausgang und Eingang Soll und Haben statt „Betrag“ zuordnen. |
| Revolut meldet „Zustimmung abgelaufen“ oder „nicht verbunden“. | In den Einstellungen der Bank Bei Revolut zustimmen klicken. Die Zustimmung gilt 90 Tage. |
| Revolut meldet „Invalid Client ID“. | Die eingetragene Client-ID passt nicht zum Zertifikat in Revolut, oder die Umgebung stimmt nicht (Testumgebung angehakt, aber echtes Konto, oder umgekehrt). |
| Ein Beleg fehlt in der Belegliste. | Ist er noch nicht bezahlt, steht er unter Verbindlichkeiten bzw. Forderungen. Die Statuszeile zeigt, ob er noch auf die Texterkennung wartet. Ein Barbeleg steht nur dort, solange sein Eintrag im Kassenbuch steht. Sonst trifft keine Regel auf ihn zu; übernehmen Sie ihn unter Verbindlichkeiten bzw. Forderungen mit Beleg aus Dokument. |
| Ein Beleg ist bezahlt, steht aber unter Verbindlichkeiten. | Ihm ist keine oder eine zu kleine Bankbuchung zugeordnet. Beleg anklicken und Zahlung zuordnen, oder Bar bezahlt bzw. Mit Karte bezahlt, wenn er bar oder mit Karte bezahlt wurde. |
| In der Belegliste sind Felder rot. | Die Suite konnte sie nicht sicher lesen. Wert korrigieren, oder das Feld anklicken und unverändert verlassen, um ihn zu bestätigen; dann Speichern klicken. |
| Der Betrag ist rot und Speichern geht nicht. | Die Steuerzeilen ergeben den Gesamtbetrag nicht, ein Betrag ist zu groß oder negativ, oder ein Steuersatz steht doppelt. Der Hinweis an der roten Zelle nennt den Grund (Kapitel 8, „Steuersätze und Gesamtbetrag“). |
| Ausgabe/Einnahme oder Bar/Bank stimmt nicht. | Beides ergibt sich aus der Quelle und lässt sich in der Belegliste nicht umstellen. Wie die Suite Barbelege und Einnahmen erkennt, legt Ihr Administrator mit den Regeln fest (Kapitel 18). |
| Meine Änderung ist gelb und nicht gespeichert. | Änderungen in der Liste werden nur vorgemerkt. Erst Speichern schreibt sie. |
| Ein Barbeleg fehlt im Kassenbuch. | Er wurde als Bankbeleg erkannt und steht ohne Bankbuchung unter Verbindlichkeiten bzw. Forderungen. Dort den Beleg anklicken und Bar bezahlt klicken; er kommt dann ins Kassenbuch und in die Belegliste. |
| Ich habe mich im Kassenbuch vertan. | Bei einem Beleg: Klick auf das Dokument oder Doppelklick auf die Zeile und im Belegfenster korrigieren; das Kassenbuch zieht nach. Einen von Hand hinzugefügten Eintrag löschen und neu hinzufügen. Jede Änderung bleibt unter „Änderungen“ nachvollziehbar. |
| Ein Kartenbon steht nicht im Kartenkonto. | Ihm ist eine Bankbuchung zugeordnet; er gilt dann als über die Bank bezahlt und zeigt bei Bar/Bank „Bank“. Sie finden ihn in der Belegliste. |
| Der Button „Jetzt abrufen“ fehlt. | Die Bank ist nicht verbunden, oder Ihnen fehlt das Recht zum Abrufen. |