Mit dem Bereich E-Mail arbeiten Sie direkt in der Suite mit den Mails Ihrer Firmenpostfächer. Die Suite holt neue Mails ab, ordnet sie der passenden Organisation, Person und dem Beleg zu und legt sie in deren Historie. Sie antworten aus der Suite, mit Anrede, Signatur, Vorlagen und Anhängen aus dem DMS oder aus den Artikelbildern. So steht die gesamte Korrespondenz mit einem Kunden an einer Stelle.
Sie öffnen den Bereich über den Reiter E-Mail in der oberen Leiste. Er gehört zu jeder Suite und muss nicht gebucht werden. Wer ihn sieht und was er darf, legen die Rechte fest. Eingerichtet wird alles unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen.
Was die Suite am Mailserver tut, ist je Postfach eingestellt. Ihr Administrator legt das fest.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Postfach | Eine Mailadresse mit Zugang zum Mailserver, zum Beispiel contact@ihre-firma.de. |
| Abholen | Die Suite liest die neuen Mails eines Postfachs ein, jede Minute. |
| Gemeinsames Postfach | Alle dafür eingetragenen Benutzer und Gruppen sehen die Mails. |
| Persönliches Postfach | Die Mails gehören einem Besitzer. |
| Zuordnung | Die Verbindung einer Mail mit Organisation, Person und Beleg. Daran hängt, in welcher Historie sie steht. |
| Historie | Alle Kontakte mit einer Organisation oder Person: Belegversand, Mails, Notizen. |
| Vorlage | Ein gespeicherter Text, den Sie beim Schreiben einfügen. |
| Platzhalter | Ein Wort in geschweiften Klammern, zum Beispiel {name}. Die Suite setzt dafür den passenden Wert ein. |
Hier hinterlegen Sie die Zugänge zu Ihren Mailadressen. Alle anderen Seiten wählen nur noch aus dieser Liste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| E-Mail-Adresse, Bezeichnung | Die Adresse und ein Name für die Auswahl. Die Bezeichnung ist derselbe Wert wie der Name in der Postfachliste (Kapitel 15). |
| Mailserver, Anmeldename, Passwort | Zugang für den Versand. Die Angaben bekommen Sie von Ihrem Mailanbieter. Ohne sie lässt sich aus dem Postfach nicht schreiben. |
| Posteingang (Server) | Zugang zum Lesen. Ohne Eintrag lässt sich das Postfach nicht abholen. |
| Posteingang (Anmeldename, Passwort) | Leer heißt: wie beim Versand. |
| Posteingang (Ordner) | In der Regel INBOX. |
| aktiv | Nur aktive Postfächer werden genutzt. |
| Für Newsletter benutzen | Versand und Rückläufer des Newsletters. Nur eines je Suite. |
| Zum Löschen markieren | Zusammen mit Löschen entfernt es das Postfach. |
Ein gespeichertes Passwort wird nicht angezeigt. Verwendet für: nennt an jedem Postfach, wofür die Suite es schon benutzt, zum Beispiel Postfach der Suite, Benachrichtigungen, Newsletter oder Absender der Belege.
Eine Adresse für die Kunden, zum Beispiel contact@, wird abgeholt und ist gemeinsam. Weitere Adressen wie info@ leiten Sie am Mailserver darauf um. Benachrichtigungen der Suite schicken Sie über eine eigene Adresse wie system@. Persönliche Adressen richten Sie als persönliches Postfach ein.
Hier legen Sie je Postfach fest, ob die Suite es abholt, wer es sieht und wer benachrichtigt wird. Öffnen Sie Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › Posteingang › Abholen und Sichtbarkeit. Jedes Postfach steht als Balken, alphabetisch nach Adresse; ein Klick klappt ihn auf. Im Balken steht hinter der Adresse das Feld Name in der Postfachliste: Der Name erscheint links im Reiter E-Mail und auf dem Handy statt der Adresse, leer bleibt es die Adresse. Ein Klick ins Feld klappt den Balken nicht auf. Den Namen, den Empfänger im Feld „Von“ sehen, legt der Angezeigte Name bei den Absenderadressen fest. Unten zeigen zwei Kästen den Stand der Abholung und Platzhalter - Ihre Werte.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Abholen | Neue Mails kommen in den Reiter E-Mail und in die Historie. Stand zeigt, wann zuletzt abgeholt wurde und wie viele Mails da sind, oder den Fehler. |
| In der Postfachliste ausblenden | Das Postfach wird abgeholt und seine Mails stehen unter „Alle E-Mails“, es bekommt aber keinen eigenen Eintrag in der Liste links im Reiter E-Mail und auf dem Handy. |
| Nur archivieren | Das Postfach kommt ins E-Mail-Archiv und wird nach der Löschfrist auf dem Mailserver bereinigt, erscheint aber nicht im Reiter E-Mail. Schließt „Abholen“ aus. |
| Wer sieht das Postfach | Persönlich: der Besitzer. Gemeinsam: die unter Sehen dürfen angehakten Benutzer und Gruppen. Sichtbar für: nennt die Personen im Klartext. |
| Bei neuer Mail benachrichtigen | Wer einen Hinweis bekommt. Zur Wahl stehen nur Benutzer und Gruppen, die das Postfach sehen dürfen. Zu Beginn ist niemand angehakt. |
| Anhänge ins DMS übernehmen | Nur mit DMS. Jeder Anhang einer neu abgeholten Mail wird ein Dokument, mit der Organisation der Mail als Korrespondent. Signaturbilder, kleine Bilder, Kalender- und Signaturdateien und Dateien, die schon im DMS liegen, bleiben draußen. |
| Alle Ordner abholen | Holt jeden Ordner des Postfachs ab: Gesendet als Ausgang, Spam in den Bereich Spam, eigene Ordner werden Ordner der Suite. Entwürfe und Papierkorb des Servers nicht. |
| Abgleich mit dem Mailserver | Was in der Suite passiert, passiert auch am Server: gelesen, verschieben, Spam, löschen, endgültig löschen, wiederherstellen. Wird eine Mail anderswo verschoben, folgt die Suite. |
| Standard-Signatur des Postfachs | Steht unter jeder Mail aus diesem Postfach, wenn die gewählte Absenderadresse keine eigene Signatur hat. Die Platzhalter füllen die Daten dessen, der schreibt (Kapitel 17). Leer heißt: die Signatur mit Ihren Firmendaten, aber nur bei Postfächern Ihrer Firmendomain. Postfächer einer anderen Domain haben dann keine Signatur. |
| Absenderadressen | Alle Adressen, die bei diesem Postfach ankommen, mit Angezeigtem Namen. Adresse hinzufügen legt eine Zeile an, der Papierkorb rechts entfernt sie; es gibt keine leeren Zeilen. Eine Adresse ist Standard und beim Schreiben vorausgewählt. Zum Versenden: Mit Haken ist die Adresse beim Schreiben einer neuen Mail als Absender wählbar. Ohne Haken bleibt sie in der Liste und empfängt weiter, wird aber nicht angeboten. Antworten auf Mails an diese Adresse gehen trotzdem von ihr aus. Hat keine Adresse einen Haken, erscheint das Postfach beim Schreiben gar nicht. Signatur: Der Button öffnet ein Fenster für die eigene Signatur dieser Adresse, mit denselben Platzhaltern. Speichern im Fenster sichert sie sofort; die Adresse muss dafür schon gespeichert sein. Ein grüner Button zeigt eine eigene Signatur, „Standard-Signatur“ heißt: es gilt die des Postfachs. Beim Antworten wählt die Suite die Adresse vor, an die die Mail ging, wenn sie hier steht. |
| Weitere Adressen der eigenen Domains erlaubt (Catch-all) | Steht bei den Absenderadressen. Nur einschalten, wenn Ihr Mailserver das Senden unter jeder Adresse dieser Domains erlaubt (etwa ein Catch-all, für den „Als dieser Alias senden erlauben“ gesetzt ist). Dann geht eine Antwort von der Adresse aus, an die die Mail ging, auch wenn sie hier nicht eingetragen ist, und beim Schreiben bietet das Feld Von „Andere Adresse …“ an (Kapitel 6). Als eigene Domains gelten die Domain des Postfachs und die seiner Absenderadressen. Erlaubt der Mailserver es nicht, weist er solche Mails ab. |
Als Firmendomain gelten die Domain der E-Mail-Adresse und der Webseite in Ihren Firmendaten sowie die Adresse der Suite. Für ein Postfach einer anderen Domain, zum Beispiel einer zweiten Firma, übernimmt die Suite weder Ihren Firmennamen noch Ihre Firmensignatur. Tragen Sie dafür beim Postfach unter Absenderadressen zur Adresse des Postfachs einen Angezeigten Namen und eine eigene Signatur ein. Ohne Angezeigten Namen gilt die Bezeichnung des Postfachs (Kapitel 14).
Speichern sichert alle Postfächer der Seite, Abbrechen verwirft die Änderungen.
Hier legen Sie fest, womit die Suite selbst nach außen schreibt. Öffnen Sie Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › Absender und Empfänger. Die Adressen wählen Sie aus den Postfächern. Falsche Adressen und nie gesetzte Beispieladressen markiert die Seite.
| Kachel | Inhalt |
|---|---|
| Absender und Rückläufer | Absender der Suite, Rückläufer (hierhin gehen unzustellbare Nachrichten), E-Mail der Firma und Absender für Rundmails. |
| Postfach der Suite | Das Postfach, über das die Suite selbst verschickt: Postfach für den Versand, Mailserver und Passwort. Es erscheint auch in der Liste der Postfächer. Ohne Eintrag gehen „Passwort vergessen“ und die Benachrichtigungen über das Postfach, das IPV für Ihre Suite führt, sofern es eines gibt (Kapitel 22). |
| Tickets und Versand | DHL-Abholung - Ansprechpartner. |
| Newsletter-Versand | Nur mit dem Modul Marketing. Mit Eigener Versandserver gehen Newsletter über einen eigenen Server, sonst über das Postfach der Suite. |
| Belegversand per Mail | Empfänger, Betreff und Text der Mail, die beim Übertragen eines Belegs auf eine andere Organisation mitgeht. Für den normalen Belegversand gilt Kapitel 20. |
Kein Mailversand hält derzeit nur den Newsletter an. Andere Mails gehen weiter hinaus. Die Felder zu Tickets, die Kachel Texte der Ticket-Mails, die Kachel Absender je Belegart und Versandweg wirken derzeit nicht. Den Absender von Belegen stellen Sie in Kapitel 20 ein.
Antwortvorlagen sind die Texte, die Anwender im Schreibfenster unter Vorlage einfügen … wählen.
Eine Vorlage entfernen Sie mit dem Haken Diese Vorlage löschen und Speichern.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{name} {vorname} {nachname} | Name dessen, der schreibt |
{position} {telefon} {mobil} {email} | Seine Angaben unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Mitarbeiter |
{firma} {firma_adresse} {firma_telefon} {firma_email} {firma_web} | Firmendaten |
{anrede} | Anrede zum ersten Empfänger (nur in Vorlagen) |
{organisation} {person} {beleg} | Zuordnung der Mail, auf die geantwortet wird (nur in Vorlagen) |
{signatur} | Signatur des Postfachs (nur in Vorlagen) |
Ist ein Wert leer, entfällt die ganze Zeile. „Tel. {telefon}“ erscheint also nicht ohne Nummer. Was bei Ihnen eingesetzt wird, zeigt der Kasten Platzhalter - Ihre Werte.
Diese Vorlagen stehen beim Senden eines Belegs zur Wahl. Sie pflegen sie unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › Textvorlagen. Je Vorlage gibt es einen Balken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name, Vorlagentyp, Sprache | Der Typ bestimmt, wo die Vorlage erscheint: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Einkauf. Die Vorlage vom Typ Benutzer geht mit den Zugangsdaten hinaus. Vorlagen anderer Typen zeigt die Seite als derzeit nicht verwendet an. |
| Aktiv, Position | Nur aktive Vorlagen stehen zur Wahl. |
| Standard | Wird für diesen Typ vorausgewählt. |
| Privat | Nur für den Eigentümer sichtbar. |
| Datei anhängen | Das Dokument des Vorgangs wird mitgeschickt. |
| Betreff, Text | Die Platzhalter stehen im Kasten Platzhalter. Ein Klick fügt ein. |
Neue Vorlagen legen Sie mit Neue Vorlage an. Entfernt wird eine Vorlage mit dem Haken Vorlage löschen und Speichern.
Nur mit dem DMS. Unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › Vorlagen für Dokumente legen Sie fest, über welches Postfach Mails mit dem öffentlichen Link eines Dokuments gehen, und pflegen deren Texte. Der Platzhalter {link} muss im Text stehen. Weitere sind {titel}, {gueltig_bis}, {anrede} und {absender}. Unter Vorgewählt bei wählen Sie die Dokumentenarten, bei denen die Vorlage vorgewählt ist.
Regeln sortieren neue Mails im Posteingang schon beim Abholen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Postfach | Ein bestimmtes Postfach oder „Alle Postfächer“. |
| Wenn | Von, An oder Cc, Betreff, Text oder Name eines Anhangs: enthält, enthält nicht, ist genau, beginnt mit, endet mit, passt auf (regulärer Ausdruck). Wählbar ist „alle Bedingungen passen“ oder „eine der Bedingungen passt“. |
| Dann | In Ordner verschieben, Als gelesen markieren, Als Spam markieren, In den Papierkorb legen, Weiterleiten an. |
| Danach keine weiteren Regeln | Beendet den Durchlauf für diese Mail. |
| Position, Aktiv | Die aktiven Regeln laufen nacheinander, kleinste Position zuerst. |
Leere Bedingungen zählen nicht. Eine Regel ganz ohne Bedingung greift nie. Mit Abgleich am Postfach folgt der Mailserver den Regeln. Regel löschen entfernt eine Regel beim Speichern.
Das steht unter Einstellungen › Verkauf und Belege › Belege.
{beleg.nummer}, {beleg.datum}, {summe.brutto}.Die Empfänger je Belegart tragen Sie an der Organisation ein. Weitere Texte zur Auswahl pflegen Sie als Textvorlagen (Kapitel 18).
Unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › Mitteilungen › Benachrichtigungen schalten Sie den Versand ein.
Unter Sperren je Art sperren Sie Arten für alle: ganz heißt, es geht nie eine Mail hinaus. Inhalt heißt, die Mail meldet nur, dass etwas vorliegt. Worüber und wann er Mails bekommt, stellt jeder Benutzer selbst über die Glocke ein.
Den Schlüssel erzeugt sich danach jeder selbst (Kapitel 12), unter Einstellungen › Mein Konto › Benachrichtigungen oder über die Glocke. Der Button Ihren eigenen Schlüssel erzeugen auf dieser Seite führt direkt dorthin; die Suche der Einstellungen findet die Seite auch unter „Mitteilungen“ oder „Schlüssel“. Dafür braucht er das Recht „Mitteilungsseite - Schlüssel für externe Mitteilungen erzeugen“.
Unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › Mitteilungen › Push aufs Handy richten Sie Meldungen aufs Handy ein. Gesendet wird nur die Art des Ereignisses, nie Inhalte. Wer sie bekommt, regelt das Recht „Benachrichtigungen per Push aufs Handy empfangen“. Jeder verbindet sein Handy selbst über die Glocke.
Die Meldung bei niedrigem Bestand steht unter Einstellungen › Lager › Bestandsmeldung.
Jede Suite kann ein Postfach anwender-support@<Ihre Suite>.ipv-europe.com haben, über das Ihre Benutzer Hilfe anfragen. IPV richtet es ein und verwaltet seine Zugangsdaten.
Ist das Modul E-Mail-Archiv gebucht, können die Postfächer automatisch archiviert werden. Sie schalten das unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › E-Mail-Archiv mit Alle Postfächer archivieren ein. Nach der eingestellten Frist verschwinden archivierte Mails aus dem Reiter E-Mail und vom Mailserver. Details stehen im Handbuch E-Mail-Archiv.
Rechte vergeben Sie unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Rollen oder am einzelnen Mitarbeiter unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Mitarbeiter.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| E-Mail - Bereich sichtbar, Mails der eigenen Postfächer lesen (Reiter oben) | Reiter E-Mail, Mails lesen. |
| E-Mail - Mails verfassen, antworten und weiterleiten | Neue E-Mail, Antworten, Allen antworten, Weiterleiten, Entwürfe. |
| E-Mail - Mails Organisation, Person und Beleg zuordnen | Button Zuordnen. |
| E-Mail - Ordner anlegen, ändern, löschen und Mails in Ordner verschieben | Ordner, Verschieben, Spam und Kein Spam. |
| E-Mail - Mails löschen (Papierkorb, wiederherstellen, endgültig löschen) | Löschen, Papierkorb, Wiederherstellen, Endgültig löschen. |
| Einstellungen/Shop-Verwaltung - E-Mail-Adressen verwalten | Die Seiten unter E-Mail und Posteingang in den Einstellungen. |
| Einstellungen/E-Mail - Benachrichtigungen: Versand und Sperren verwalten | Benachrichtigungen, Externe Mitteilungen, Bestandsmeldung. |
Welche Mails jemand sieht, entscheidet nicht das Recht, sondern die Einstellung Wer sieht das Postfach. Für Artikelbild braucht es zusätzlich das Recht für den Reiter Artikel, für Im DMS speichern das Recht zum Hochladen im DMS und für das Fenster der Organisation das Recht, Organisationen zu bearbeiten. Organisation anlegen erscheint nur mit dem Recht zum Zuordnen und dem Recht, Organisationen zu bearbeiten. Ob jemand E-Mail auf dem Handy nutzt, steht unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Handy-Zugänge.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Der Reiter E-Mail ist leer. | Sie sehen kein abgeholtes Postfach. Fragen Sie Ihren Administrator (Kapitel 15). |
| Eine neue Mail ist noch nicht da. | Die Suite holt jede Minute ab, oder klicken Sie Jetzt abholen. Ein Fehler steht unter Abholen und Sichtbarkeit im Stand des Postfachs. |
| Lösche ich mit „Löschen“ die Mail auch im Mailprogramm? | Nur bei Postfächern mit Abgleich. Ohne Abgleich gelten Ordner, Papierkorb und „gelesen“ nur in der Suite. |
| Die Suite zeigt weniger ungelesene Mails als mein Mailprogramm. | Mit Abgleich zeigen Suite und Server denselben Stand. Ohne Abgleich führt die Suite „gelesen“ für sich. Spam zählt nicht zum Posteingang. |
| Eine Mail ist der falschen Organisation zugeordnet. | Zuordnen klicken, die richtige Organisation wählen, Speichern. Die Mail wandert in deren Historie. |
| Im Schreibfenster fehlt mein Postfach unter „Von“. | Für das Postfach ist kein Versandzugang eingetragen, oder Sie sehen es nicht. |
| Eine Mail aus einem Postfach einer anderen Domain hat keine Signatur oder keinen Namen. | Für Postfächer außerhalb Ihrer Firmendomain nimmt die Suite nicht Ihre Firmendaten. Name und Signatur beim Postfach unter Abholen und Sichtbarkeit eintragen (Kapitel 15). |
| Beim Antworten steht unter „Von“ eine andere Adresse als die, an die die Mail ging. | Vorgewählt wird die Empfängeradresse nur, wenn sie beim Postfach als Absenderadresse eingetragen ist (Kapitel 15). Sonst „Von“ von Hand umstellen. |
| Eine Adresse fehlt beim Schreiben im Feld „Von“. | Sie hat bei den Absenderadressen keinen Haken bei „Zum Versenden“ (Kapitel 15). |
| Beim Wechsel der Adresse unter „Von“ bleibt die alte Signatur stehen. | Die Signatur wurde im Text verändert; dann tauscht die Suite sie nicht mehr. Sonst prüfen, ob die Adresse eine eigene Signatur hat (Button „Signatur“, Kapitel 15). |
| Ein Postfach fehlt links im Reiter E-Mail. | Es ist auf „In der Postfachliste ausblenden“ oder „Nur archivieren“ gestellt, wird nicht abgeholt, oder Sie dürfen es nicht sehen (Kapitel 15). |
| In der Signatur fehlt meine Telefonnummer. | Sie ist bei Ihrem Benutzer nicht gepflegt. Die Zeile entfällt dann. |
| Ich bekomme keinen Hinweis bei neuer Mail. | Sie stehen beim Postfach nicht unter „Bei neuer Mail benachrichtigen“, oder jemand hat die Mail schon geöffnet. |
| Der Rechner meldet neue Mails nicht. | Auf der Mitteilungsseite unter Einstellungen die Systemmeldung und den Ton einschalten und im Browser Mitteilungen erlauben. |
| Eine gelöschte Mail ist wieder da. | Mails im Papierkorb gelten nicht als endgültig gelöscht. Erst Endgültig löschen entfernt sie dauerhaft. |
| Wo stelle ich Absender und Text für Rechnungs-Mails ein? | Unter Einstellungen › Verkauf und Belege › Belege, Bereich E-Mail (Kapitel 20). |
| Das Senden dauert lange. | Große Anhänge werden zweimal übertragen. Warten Sie die Meldung „Gesendet.“ ab. |
| Das Handy fragt wieder nach dem QR-Code oder E-Mail fehlt dort. | Siehe Handbuch E-Mail auf dem Handy, Häufige Fragen. |