Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt zusätzlich als strukturierte Daten vorliegt, nach der europäischen Norm EN 16931. Das Programm des Empfängers liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuer und Bankverbindung daraus, ohne dass jemand abtippt.
Die Suite kennt die beiden in Deutschland üblichen Formen:
| Form | Was der Kunde bekommt | Wann |
|---|---|---|
| ZUGFeRD / Factur-X | Die gewohnte PDF-Rechnung, in der die Daten stecken. Kunden ohne passendes Programm lesen einfach die PDF. | Vorgabe für jeden Kunden, sobald die E-Rechnung eingeschaltet ist. |
| XRechnung | Zusätzlich zur PDF eine eigene XML-Datei nach dem deutschen Standard XRechnung 3.0. | Kunden mit Leitweg-ID (Behörden) oder mit der Wahl „Zusätzlich XRechnung“. |
Außerdem zeigt die Suite E-Rechnungen, die Sie bekommen, lesbar an, im Modul E-Mail und im DMS. Im DMS füllt sie die Angaben selbst aus (Kapitel 6 und 7).
Eingeschaltet wird die E-Rechnung einmal von Ihrem Administrator (Kapitel 8). Danach arbeiten Sie wie gewohnt.
Das hängt von Ihrem Land, Ihrem Umsatz und Ihren Kunden ab. Klären Sie es mit Ihrem Steuerberater. Die Suite erzeugt die E-Rechnung, sobald sie eingeschaltet ist, unabhängig davon, ob Sie dazu verpflichtet sind.
Die E-Rechnung schalten Sie unter Einstellungen › Verkauf und Belege › Belege im Bereich E-Rechnung mit dem Haken E-Rechnung erzeugen ein. Vorgabe ist aus; bis dahin ändert sich an Ihren Rechnungen nichts. Prüfen Sie vorher die Stammdaten (Kapitel 9). Speichern übernimmt die Angaben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| E-Rechnung erzeugen | Rechnungen und Gutschriften bekommen beim Drucken das XML eingebettet. Fehlen Pflichtangaben, lässt sich die Rechnung nicht freigeben. |
| USt-IdNr. auf E-Rechnungen | Leer = die USt-IdNr. aus den Firmendaten. Nur abweichend eintragen, wenn Sie unter einer anderen Nummer abrechnen, z. B. mit der deutschen USt-IdNr. einer ausländischen Firma. |
| Steuernummer | Nur nötig, wenn es keine USt-IdNr. gibt. |
| Ansprechpartner, Telefon Ansprechpartner, E-Mail Ansprechpartner | Pflicht bei der XRechnung. Leer = Geschäftsführung, Telefon und E-Mail aus den Firmendaten (grau im Feld angezeigt). |
| Positionen mit 0 % im Inland | Wie Positionen ohne Steuer an Kunden im eigenen Land gemeldet werden: Steuerfrei (mit Befreiungsgrund) oder Nullsatz (z. B. Photovoltaik). Lieferungen ins EU-Ausland mit USt-IdNr. und Ausfuhren erkennt die Suite selbst (Kapitel 10). |
| Befreiungsgrund | Steht in der E-Rechnung bei steuerfreien Positionen im Inland. Leer = „Steuerfreie Leistung“. |
Dazu brauchen Sie das Recht „Verkauf - Einstellungen der Belege (Belegarten, Druckvorlagen, Ablauf)“. Weitere eigene Rechte hat die E-Rechnung nicht.
Die E-Rechnung verlangt, dass die Steuer je Steuersatz aus der Summe der Positionen berechnet wird, nicht als Summe der gerundeten Steuer jeder Position. Die Suite rechnet jeden Beleg so. Unter den Positionen steht deshalb je Satz „MwSt. 19 % auf …“.
Eine E-Rechnung ist nur gültig, wenn bestimmte Angaben da sind. Prüfen Sie vor dem Einschalten:
| Wo | Was |
|---|---|
| Firmendaten (Einstellungen › Firma › Firmendaten) | Firmenname, Anschrift mit PLZ, Ort und Land, USt-IdNr. oder Steuernummer. Für die XRechnung zusätzlich Geschäftsführung, Telefon und E-Mail, oder die eigenen Felder im Bereich E-Rechnung. Was fehlt, zeigt Einstellungen › Verkauf und Belege › Belege, Gruppe Platzhalter, Bereich „Ihre Firma“. Dort tragen Sie es mit Ergänzen ein. |
| Bankkonto (Einstellungen › Finanzen › Bankkonten) | Bei Zahlung per Überweisung braucht die E-Rechnung die IBAN. Genommen wird das Bankkonto der Rechnung, sonst das unter Druck und Ablauf gewählte „Bankkonto auf Rechnungen“. |
| Organisation des Kunden | Name und Land. Für die XRechnung zusätzlich PLZ, Ort und E-Mail-Adresse sowie Leitweg-ID oder „Ihr Zeichen“ (Kapitel 5). |
| Einstellungen › Artikel › Artikel › Verkaufseinheiten | Spalte Code E-Rechnung: der Einheitencode, z. B. H87 Stück, KGM Kilogramm, LTR Liter, MLT Milliliter, XBO Flasche, XCT Karton. Ohne Eintrag schlägt die Suite einen Code nach dem Namen vor (grau). Tragen Sie einen eigenen Code ein, wenn der Vorschlag nicht passt. |
Jede Position bekommt in der E-Rechnung eine Steuerkategorie. Die Suite leitet sie aus Steuersatz, Land und USt-IdNr. des Kunden ab:
| Fall | Kategorie | Hinweis in der Rechnung |
|---|---|---|
| Position mit Steuer (19 %, 7 % …) | Normalsatz | – |
| 0 %, Kunde im EU-Ausland mit USt-IdNr., Ware | Innergemeinschaftlich | Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung |
| 0 %, Kunde im EU-Ausland mit USt-IdNr., Leistung | Reverse Charge | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge) |
| 0 %, Kunde außerhalb der EU | Ausfuhr | Steuerfreie Ausfuhrlieferung |
| 0 %, sonst, z. B. Kunde im eigenen Land | nach Einstellung: steuerfrei oder Nullsatz | Befreiungsgrund aus dem Bereich E-Rechnung |
| Firma ist nicht umsatzsteuerpflichtig | Steuerfrei | Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG |
Ob Ware oder Leistung, steht an der Position: Eine Position mit Artikel nimmt die Art des Artikels, eine freie Position zählt im Verkauf als Leistung. Ob Ihre Firma umsatzsteuerpflichtig ist, steht in den Firmendaten, Kachel „Umsatzsteuer, Währung, Geschäftsjahr“, Feld „Umsatzsteuerpflichtig“.
Diese Zuordnung ist eine technische Ableitung und keine Steuerberatung. Prüfen Sie Sonderfälle mit Ihrem Steuerberater.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Ich sehe die Felder „E-Rechnung“ und „Leitweg-ID“ an der Organisation nicht. | Sie stehen erst da, wenn die E-Rechnung eingeschaltet ist (Kapitel 8). |
| Die Freigabe ist gesperrt. | Die Meldung nennt, was fehlt. Kapitel 2. |
| Wie erkenne ich, dass eine PDF die Daten enthält? | Speichern Sie die PDF im DMS. Dort hat sie dann den Reiter „Rechnung“. Viele PDF-Programme zeigen eingebettete Dateien unter „Anhänge“. |
| Ein Kunde möchte keine E-Rechnung. | An seiner Organisation „Keine E-Rechnung“ wählen. |
| Eine Behörde verlangt eine XRechnung. | Leitweg-ID an der Organisation eintragen. Die XRechnung steht dann in den Anhängen jeder Rechnungsmail. |
| Im DMS ist der Korrespondent einer Eingangsrechnung leer. | Es gab keine eindeutige Organisation mit dieser USt-IdNr. oder diesem Namen. Korrespondent auswählen und speichern. Tragen Sie die USt-IdNr. an der Organisation ein, klappt es beim nächsten Mal. |
| Ältere Rechnungen haben keine E-Rechnung. | Sie entsteht, wenn die PDF gedruckt wird. Drucken Sie eine ältere, freigegebene Rechnung neu (Button Drucken). |