Das DMS lässt sich als Laufwerk verbinden: Am Mac erscheint es im Finder, unter Windows im Explorer, unter Linux im Dateimanager. Sie sehen dieselben Ordner wie in der Suite, mit denselben Rechten und Freigaben. Was Sie in der Suite nicht sehen dürfen, steht auch im Laufwerk nicht.
Jedes Gerät bekommt einen eigenen Zugang mit eigenem Kennwort. Sie richten ihn einmal ein, danach verbindet sich das Gerät von selbst.
Das Laufwerk gibt es nur, wenn das DMS gebucht ist. Es kennt keine eigenen Rechte: Es gelten die Rechte und Freigaben des DMS. Vergeben werden sie unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Mitarbeiter bzw. Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Rollen im Reiter Zugriff, Block Modul: IPV-DMS.
| Recht (ohne das vorangestellte „DMS -“) | Im Laufwerk |
|---|---|
| Bereich sichtbar, Dokumente lesen (Reiter oben) | Gerät einrichten, verbinden, Ordner und Dokumente sehen und öffnen. |
| Dokumente hochladen, neue Version hochladen | Neue Dateien ablegen und geänderte Dateien speichern (neue Version). |
| Dokumente in den Papierkorb legen und wiederherstellen | Dateien löschen. |
| Berechtigungen von Dokumenten festlegen (auch fremder Dokumente) | Ordner anlegen, umbenennen, verschieben und löschen. |
Zusätzlich gelten die Freigaben der Ordner und Dokumente: Ablegen geht nur in Ordnern, in denen der Benutzer bearbeiten darf; ändern, verschieben, umbenennen und löschen nur bei Dokumenten, die er bearbeiten darf.
Jeder Benutzer richtet seine Geräte selbst ein und sieht nur seine eigenen Zugänge. Fehlversuche bei der Anmeldung werden gebremst.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Der Finder zeigt in der Seitenleiste die Adresse statt „DMS“. | Unter Orte zeigt der Finder den Server immer mit der Adresse. Für einen Eintrag DMS: Laufwerk öffnen, nichts auswählen, in der Menüleiste oben am Bildschirm Ablage › Zur Seitenleiste hinzufügen (Kapitel 3). |
| Beim Verbinden wird das Kennwort nicht angenommen. | Benutzer und Kennwort aus dem Fenster nehmen, nicht das Kennwort der Suite. Ist es nicht mehr bekannt: Zugang widerrufen und neu einrichten. |
| Windows meldet einen Fehler, bevor es nach dem Kennwort fragt. | Der Dienst WebClient läuft nicht. Einschalten wie im Kasten in Kapitel 4. |
| Windows meldet, die Datei sei zu groß. | Windows lässt über ein solches Laufwerk nur Dateien bis 50 MB zu. Die Datei in der Suite hochladen. |
| Ich habe eine Datei ins Laufwerk gezogen, im DMS ist sie nicht. | Oben im Laufwerk in Nicht übernommen.txt nachsehen oder unter DMS › Laufwerk im Kasten Nicht übernommen. Dort steht der Grund (Kapitel 7). |
| Eine gelöschte Datei kommt beim erneuten Hineinziehen nicht zurück. | Sie liegt im DMS-Papierkorb und zählt als vorhanden. In der Suite unter DMS › Papierkorb wiederherstellen. |
| Ich sehe einen Ordner aus der Suite nicht im Laufwerk. | Sie dürfen ihn nicht sehen, oder er enthält nur Belege der Suite. Fragen Sie Ihren Administrator nach der Freigabe. |
| Ordner anlegen geht nicht. | Dafür braucht es das Recht „Berechtigungen von Dokumenten festlegen“ (Kapitel 10). |
| Ohne Internet ist das Laufwerk weg. | Das ist so gewollt: Die Dateien liegen nur in der Suite, nicht auf dem Rechner. Dafür sind sie bei einem verlorenen Rechner sicher. |
| Mein Rechner wurde gestohlen. | Unter DMS › Laufwerk das Gerät anklicken und Widerrufen (Kapitel 8). Ändern Sie zusätzlich Ihr Kennwort der Suite, falls es im Browser des Rechners gespeichert war. |