Ein Arbeitsablauf erledigt wiederkehrende Handgriffe im DMS selbst: Wenn ein Dokument hinzugefügt oder geändert wird und zu einem Auslöser passt, führt die Suite die Aktionen aus. Als Anwender merken Sie davon nur das Ergebnis: Tags, Dokumentenart oder Berechtigungen stehen schon da, und im Verlauf des Dokuments steht „Arbeitsablauf ausgeführt“ mit dem Namen des Ablaufs. Eingerichtet werden Abläufe von Ihrem Administrator.
Jedes Beispiel nennt das Ziel, dann die Angaben im Fenster, mit genau den Feldnamen, die dort stehen, und zum Schluss das Ergebnis am Dokument. Felder, die nicht genannt sind, bleiben leer. Namen wie „Buchhaltung“, „rechnung@beispiel.de“ oder „Muster GmbH“ sind Beispiele. Setzen Sie Ihre eigenen ein. Die vollständige Beschreibung aller Felder steht im Handbuch IPV-DMS, Kapitel 20.
Ein Ablauf kann nur wählen, was es schon gibt:
Damit Anhänge aus einem Postfach ins DMS kommen, braucht das Postfach den Haken Anhänge ins DMS übernehmen unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › Posteingang › Abholen und Sichtbarkeit.
Ziel: Jede Rechnung, die per Mail an rechnung@beispiel.de kommt, ist sofort als Rechnung gekennzeichnet, nur für die Buchhaltung sichtbar, nicht mehr im Eingang, und die Buchhaltung weiß Bescheid.
Auslöser
| Auslösertyp | Dokument hinzugefügt |
| Quellen | |
| Postfach | rechnung@beispiel.de |
| Dateinamen filtern |
Aktion 1 – Entfernung
| Tags | inBox |
| Berechtigungen | Alle Berechtigungen entfernen |
Aktion 2 – Zuweisung
| Tags | Rechnung |
| Dokumentenart | Eingangsrechnung |
| Sehen – Gruppen | Buchhaltung |
| Bearbeiten – Gruppen | Buchhaltung |
Aktion 3 – Hinweis in der Glocke
| An Gruppen | Buchhaltung |
| Betreff | Neue Rechnung: {doc_title} |
| Text | Von {correspondent}, eingegangen am {added}. |
Ergebnis: Ein bis zwei Minuten nach dem Abholen der Mail trägt das Dokument den Tag Rechnung und die Art Eingangsrechnung. Nur die Buchhaltung und der Eigentümer sehen es. Jedes Mitglied der Buchhaltung hat einen Hinweis in der Glocke; ein Klick öffnet das Dokument.
Warum zuerst „Alle Berechtigungen entfernen“? Ein neues Dokument bekommt die Standardberechtigungen. Die Zuweisung fügt Berechtigungen nur hinzu. Wer nur die Buchhaltung will, nimmt die übrigen vorher weg. Die Reihenfolge der Aktionen zählt.
Ziel: Statt „Scan_0042“ oder „RE-2026-118.pdf“ heißt jede Eingangsrechnung einheitlich nach Lieferant und Monat.
Auslöser
| Auslösertyp | Dokument hinzugefügt |
| Hat Dokumentenart | Eingangsrechnung |
Aktion – Zuweisung
| Titel zuweisen | Rechnung {correspondent} {added_year}-{added_month} |
Ergebnis: „Rechnung Muster GmbH 2026-10“. Die Dokumentenart setzt hier eine Zuweisungsregel oder die E-Rechnung; beide laufen vor dem Ablauf. Fehlt der Korrespondent, bleibt an seiner Stelle eine Lücke. Eine Zuweisungsregel am Korrespondenten hilft.
Ziel: Was nach Vertrag aussieht, landet im Ordner Verträge, gehört der Geschäftsführerin und ist nur für die Geschäftsleitung sichtbar.
Auslöser
| Auslösertyp | Dokument hinzugefügt |
| Inhaltsabgleich | Alle Wörter |
| Muster | Vertrag Laufzeit Kündigung |
Aktion 1 – Entfernung
| Berechtigungen | Alle Berechtigungen entfernen |
Aktion 2 – Zuweisung
| Dokumentenart | Vertrag |
| Speicherpfad | Verträge |
| Eigentümer | Anna Beispiel |
| Sehen – Gruppen | Geschäftsleitung |
Ergebnis: Das Dokument liegt unter Verträge. Sehen dürfen es nur Anna Beispiel als Eigentümerin und die Geschäftsleitung. Der Inhaltsabgleich prüft Titel und erkannten Text. „Alle Wörter“ verlangt alle drei Wörter, damit nicht jedes Schreiben mit dem Wort „Vertrag“ hineinfällt.
Ziel: Alles von einem bestimmten Lieferanten liegt in seinem eigenen Ordner und trägt den Tag Lieferant.
Auslöser
| Auslösertyp | Dokument hinzugefügt |
| Hat Korrespondent | Muster GmbH |
Aktion – Zuweisung
| Tags | Lieferant |
| Speicherpfad | Lieferanten/Muster GmbH |
Ergebnis: Jedes Dokument der Muster GmbH steht im Ordner „Lieferanten/Muster GmbH“. Den Korrespondenten setzt die Mail (Organisation der Mail), die E-Rechnung oder eine Zuweisungsregel. Im Feld „Hat Korrespondent“ suchen Sie die Organisation nach Namen.
Ziel: Was ein Kollege am Scanner in den Eingangsordner legt, bekommt eine Prüfmarke, und eine Kollegin wird gebeten, es einzuordnen.
Auslöser
| Auslösertyp | Dokument hinzugefügt |
| Quellen | Eingangsordner |
Aktion 1 – Zuweisung
| Tags | Scan prüfen |
| Sehen – Benutzer | Lena Muster |
| Bearbeiten – Benutzer | Lena Muster |
Aktion 2 – Hinweis in der Glocke
| An Benutzer | Lena Muster |
| Betreff | Bitte einordnen: {filename} |
Ergebnis: Lena Muster sieht den Hinweis, öffnet das Dokument per Klick und ordnet es ein. Die Berechtigung kommt in Aktion 1 vor dem Hinweis, denn den Hinweis bekommt nur, wer das Dokument dann sehen darf.
Ziel: Sobald jemand einem Dokument den Tag „erledigt“ gibt und speichert, verschwinden die Arbeitsmarken.
Auslöser
| Auslösertyp | Dokument aktualisiert |
| Hat eines der Tags | erledigt |
Aktion – Entfernung
| Tags | inBox, Scan prüfen, zu bezahlen |
Ergebnis: Beim Speichern mit dem Tag erledigt fallen die drei anderen Tags weg, auch wenn Sie mehrere Dokumente auf einmal über „Bearbeiten“ ändern. Der Ablauf greift bei jedem Speichern mit Änderung an einem erledigten Dokument. Ist nichts mehr zu entfernen, ändert er nichts.
Ziel: Jede neue Eingangsrechnung geht samt Datei an ein anderes Programm, das eine Adresse zum Empfang bereitstellt.
Auslöser
| Auslösertyp | Dokument hinzugefügt |
| Hat Dokumentenart | Eingangsrechnung |
Aktion – Webhook
| Webhook-Adresse | https://automation.beispiel.de/webhook/rechnung |
| Parameter für den Inhalt verwenden | angehakt |
| Parameter | titel = {doc_title} · link = {doc_url} · lieferant = {correspondent} |
| Kopfzeilen | Authorization = Bearer <Schlüssel des Zielprogramms> |
| Dokument einbeziehen | angehakt |
Ergebnis: Die Suite schickt die Angaben und die Datei als Formular an die Adresse. Im Verlauf des Dokuments steht „Arbeitsablauf ausgeführt“ mit dem Namen des Ablaufs und „Webhook: HTTP 200“. Eine andere Zahl oder eine Fehlermeldung zeigt, dass das Zielprogramm nicht angenommen hat. Es muss innerhalb von 10 Sekunden antworten.
Ohne Datei kann der Inhalt auch frei als JSON gehen: Haken Parameter für den Inhalt verwenden weg, Als JSON senden an, Inhalt z. B. {"titel":"{doc_title}","link":"{doc_url}"}. Mit Dokument einbeziehen geht immer ein Formular mit Datei.
Ziel: Ein erster Ablauf sortiert, ein zweiter reagiert auf das Ergebnis, ohne alles in einen Ablauf zu packen.
Ablauf „Rechnungen erkennen“ – Reihenfolge 1
| Auslöser | Dokument hinzugefügt · Dateinamen filtern *rechnung* |
| Aktion Zuweisung | Tags: zu bezahlen |
Ablauf „Zahlungen melden“ – Reihenfolge 2
| Auslöser | Dokument hinzugefügt · Hat eines der Tags: zu bezahlen |
| Aktion Hinweis | An Gruppen: Buchhaltung · Betreff: Zu bezahlen: {doc_title} |
Ergebnis: Die Abläufe laufen in der Reihenfolge der Zahl, kleine zuerst, und der zweite sieht schon, was der erste gesetzt hat. Der Tag „zu bezahlen“ kann auch von Hand oder über eine Zuweisungsregel kommen; der zweite Ablauf meldet dann genauso. Ein Ablauf löst nie einen anderen über „Dokument aktualisiert“ aus. Das tut nur das Speichern durch einen Benutzer.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Warum hat sich mein Dokument von selbst geändert? | Im Verlauf des Dokuments steht „Arbeitsablauf ausgeführt“ mit dem Namen des Ablaufs. Ihr Administrator kann ihn anpassen. |
| Ein neues Dokument wurde noch nicht bearbeitet. | „Dokument hinzugefügt“ läuft erst, wenn Texterkennung und Zuweisungsregeln fertig sind, meist ein bis zwei Minuten nach dem Eingang. |
| Ein Ablauf greift nicht. | Prüfen Sie, ob er unter Status eingeschaltet ist und ob alle ausgefüllten Angaben des Auslösers passen. Bei „Hat Korrespondent“ oder „Hat Dokumentenart“ muss die Angabe schon gesetzt sein, wenn der Ablauf läuft. |
| Ein Benutzer bekommt den Hinweis nicht. | Er darf das Dokument nicht sehen. Geben Sie ihm im selben Ablauf vorher die Berechtigung. |
| Der Webhook meldet einen Fehler. | Die Zahl oder der Fehlertext im Verlauf zeigt, was das Zielprogramm geantwortet hat. Prüfen Sie Adresse und Kopfzeilen. |
| Der neue Titel enthält eine Lücke. | Ein Platzhalter war leer, etwa {correspondent} ohne Korrespondent. |