Das DMS ist die zentrale Ablage für Dokumente in der IPV-Suite. Sie laden Dateien hoch, beschriften sie mit Dokumentenart, Korrespondent und Tags und finden sie über Suche und Ordner wieder. Nichts wird überschrieben: Jede neue Datei zu einem Dokument wird eine neue Version, die alten bleiben abrufbar.
Sie öffnen das DMS über den Reiter DMS in der oberen Leiste. Welche Punkte Sie sehen, hängt von Ihren Rechten ab.
Ist das DMS gebucht, ersetzt es den Reiter Dokumente: Alle Dateien von dort stehen im DMS, mit ihren Versionen und Anmerkungen. Ihre Ordner erscheinen als Ordner im DMS, und es gelten die Berechtigungen dieser Ordner.
Alle Fenster im DMS lassen sich am Kopf verschieben und an der Ecke unten rechts in der Größe ändern. Lage und Größe bleiben gespeichert.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Dokument | Ein Eintrag im DMS mit Titel, Datum und Angaben. Dahinter liegen eine oder mehrere Versionen. |
| Version | Eine hochgeladene Datei zu einem Dokument. Die neueste ist die aktuelle, ältere bleiben abrufbar. |
| Korrespondent | Die Organisation aus der Suite, von der oder an die das Dokument ist. |
| Dokumentenart | Fachliche Art des Dokuments, z. B. Rechnung, Vertrag, Software. Sie bestimmt, welche Felder das Dokument hat. Der Dateityp (PDF, Word) ist etwas anderes und steht im Reiter Metadaten. |
| Tag | Farbiges Schlagwort. Ein Dokument kann mehrere haben. |
| Eingangs-Tag | Kommt automatisch an jedes neu hochgeladene Dokument (Vorgabe „inBox“). So sehen Sie, was noch zu bearbeiten ist. |
| Ordner | Ein Eintrag im Baum links. Mit Angaben ist er eine gespeicherte Suche, ohne Angaben ein eigener Ablageort wie im Explorer (Kapitel 4). |
| Speicherpfad | Ablageort, nach dem Ordner suchen können. Er bestimmt auch den Ordner im Gesamtexport. |
| Archiv-Seriennummer | Fortlaufende Nummer, z. B. für die Papierablage. |
| Eigentümer | Der Benutzer, dem das Dokument gehört. Er sieht es immer. |
| Öffentlicher Link | Ein Link, über den eine Version ohne Anmeldung abrufbar ist, z. B. für Kunden. Er läuft ab oder wird gelöscht. |
Den Ordnerbaum pflegt zentral, wer das Recht „Berechtigungen von Dokumenten festlegen“ hat. Die Punkte dafür stehen in der Leiste unten links: + und Ordner ▾. Jeder Benutzer sieht nur die Ordner, die für ihn oder eine seiner Gruppen freigegeben sind.
Die Angaben ändern die Dokumente nicht. Sie bestimmen nur, welche hier erscheinen. Mit Datum fallen Dokumente ohne Ausstellungsdatum heraus. Ein Unterordner zeigt immer einen Teil seines übergeordneten Ordners: Seine Angaben kommen zu denen darüber hinzu.
Einen vorhandenen Ordner bearbeiten Sie per Doppelklick oder über Ordner ▾, Ordner bearbeiten. Dort lässt sich auch das Feld Übergeordneter Ordner ändern. Die oberste Zeile benennen Sie per Doppelklick um.
Hat ein Dokument eigene Freigaben, gelten nur diese, nicht die des Ordners.
Verschieben Sie einen Ordner unter einen Ordner, der nur bestimmte Dokumente zeigt, oder bekommt ein Ordner eine solche Angabe, fragt die Suite vorher, wenn Dokumente dort nicht mehr zu sehen wären:
Ordner ▾, Löschen entfernt den Ordner samt Unterordnern aus dem Baum. Die Dokumente bleiben unverändert erhalten.
Die Punkte unter Verwaltung links erscheinen nur, wenn Sie dort etwas tun dürfen. Jede Seite ist eine Liste: Ein Klick zeigt unten die Angaben und die Dokumente dazu, ein Doppelklick bearbeitet. Die Listen stehen mit denselben Masken auch unter Einstellungen › DMS › Listen, Freigaben und Rechner unter Einstellungen › DMS › Ablage.
| Punkt | Wofür |
|---|---|
| Korrespondenten | Organisationen, denen Dokumente zugeordnet sind, und deren Berechtigungen. Die Organisation selbst pflegen Sie im Reiter Organisationen. |
| Tags | Name, Farbe und welcher Tag der Eingangs-Tag ist. Es gibt genau einen. |
| Dokumentenarten | Arten wie Rechnung, Vertrag, Bedienungsanleitung. Im Fenster einer Art legen Sie je benutzerdefiniertem Feld fest: nicht zugeordnet, optional oder Pflicht. Pflichtfelder stehen in der Liste mit *. |
| Speicherpfade | Ablageorte mit Vorlage. Platzhalter: {jahr} {monat} {tag} {titel} {korrespondent} {typ} {asn}. Die Vorlage bestimmt Ordner und Dateiname im Export; in der Ablage werden Dateien dadurch nicht verschoben. |
| Benutzerdefinierte Felder | Eigene Felder für Dokumentenarten oder einzelne Dokumente. Arten: Text, Zahl, Betrag, Datum, Ja/Nein, Link, Auswahl (Werte durch Komma getrennt). |
| Gespeicherte Suchen | Die eigenen Suchen. Mit dem Recht dazu auch die Suchen anderer Benutzer. |
| Freigaben je Benutzer/Gruppe | Siehe Kapitel 24. |
| Dokumente an mehreren Stellen | Aufräumen je Dokument oder je Ordner (Kapitel 4). |
| Scanpool | Siehe Kapitel 15. |
| Rechner verbinden | Geräte für den Eingangsordner einrichten und widerrufen (Kapitel 2). |
| Laufwerk | Zugänge je Gerät für das DMS als Laufwerk (Kapitel 2 und Handbuch DMS als Laufwerk). |
| Papierkorb | Siehe Kapitel 14. |
Das Löschen eines Tags, Felds, einer Dokumentenart oder eines Speicherpfads entfernt den Eintrag auch von allen Dokumenten. Die Dokumentenart „Software“ lässt sich nicht löschen.
Die Dokumentenart „Eingangsrechnung“ mit ihren Feldern legt die Suite bei der ersten E-Rechnung an. Welche Felder dazugehören und welche Pflicht sind, stellen Sie unter Dokumentenarten ein.
An Tags, Dokumentenarten und Korrespondenten lassen sich Freigaben setzen. Sie gelten für jedes Dokument mit diesem Eintrag, solange am Dokument selbst nichts eingetragen ist.
Neue Dokumente ordnet die Suite selbst zu, nach Regeln an Tags, Dokumentenarten, Speicherpfaden und Korrespondenten. Geprüft werden Titel und erkannter Text, sobald die Texterkennung eines neuen Dokuments fertig ist. Neue Versionen lösen nichts aus.
Passende Tags kommen dazu. Korrespondent, Dokumentenart und Speicherpfad werden nur gesetzt, wo noch nichts steht; passen mehrere, gilt der erste nach dem Namen. Im Verlauf steht „Automatisch zugewiesen“. Belege der Suite und Dokumente im Papierkorb bleiben unberührt.
Für vorhandene Dokumente: In der Liste auswählen und Zuweisungsregeln anwenden klicken. Die Suite meldet, wie vielen zugewiesen wurde.
Ein Arbeitsablauf erledigt wiederkehrende Handgriffe selbst: Wenn ein Dokument hinzugefügt oder geändert wird und zu einem Auslöser passt, dann führt die Suite die Aktionen aus. Beispiele zum Nachbauen stehen im Handbuch Arbeitsabläufe.
In der Liste schaltet der Haken unter Status einen Ablauf an oder aus. Daneben stehen Bearbeiten, Löschen und Kopieren; die Kopie ist zunächst ausgeschaltet. Mehrere Abläufe wirken nacheinander, kleine Zahl zuerst.
Ein Ablauf kann mehrere Auslöser haben; es genügt, dass einer passt. Innerhalb eines Auslösers müssen alle ausgefüllten Angaben passen, leere gelten immer.
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Auslösertyp | Dokument hinzugefügt: ein neues Dokument, sobald Texterkennung und Zuweisungsregeln fertig sind, meist ein bis zwei Minuten nach dem Eingang. Dokument aktualisiert: jedes Mal, wenn jemand ein Dokument mit Änderungen speichert, auch über „Bearbeiten“ für mehrere Dokumente. |
| Quellen | Nur bei „hinzugefügt“: Eingangsordner, Schnittstelle, E-Mail, Weboberfläche. Keine angehakt heißt alle. |
| Postfach | Nur bei „hinzugefügt“: Dokumente aus Anhängen dieses Postfachs. |
| Dateinamen filtern | Name der Datei, * steht für beliebige Zeichen: *.pdf, *rechnung*. Groß-/Kleinschreibung ist egal. |
| Inhaltsabgleich | Verfahren und Muster wie bei den Zuweisungsregeln, geprüft gegen Titel und erkannten Text. |
| Hat eines der Tags | Das Dokument trägt mindestens einen der gewählten Tags. |
| Hat Korrespondent, Hat Dokumentenart | Genau diese Organisation bzw. Art. |
Ein Ablauf kann mehrere Aktionen haben; sie laufen nacheinander.
| Aktionstyp | Was er tut |
|---|---|
| Zuweisung | Titel setzen, Tags hinzufügen, Dokumentenart, Korrespondent, Speicherpfad und Eigentümer setzen, Berechtigungen hinzufügen. Leere Felder ändern nichts. |
| Entfernung | Gewählte Tags, Korrespondenten, Dokumentenarten, Speicherpfade, Eigentümer oder Berechtigungen entfernen, je Feld auch „alle“ bzw. „egal welcher“. |
| Hinweis in der Glocke | An Benutzer und Gruppen, mit Betreff und Text. Den Hinweis bekommen nur die, die das Dokument danach sehen dürfen. Ob zusätzlich eine Mail kommt, stellt jeder unter Einstellungen › Mein Konto › Benachrichtigungen ein. |
| Webhook | Ruft eine Adresse auf, z. B. ein anderes Programm: Inhalt frei oder als Parameter, auf Wunsch als JSON, eigene Kopfzeilen, auf Wunsch mit der Datei. Das Ergebnis (z. B. „HTTP 200“) steht im Verlauf. |
In Titel, Hinweis und Webhook werden ersetzt: {doc_title} {title} {doc_url} {doc_id} {filename} {original_filename} {correspondent} {document_type} {storage_path} {owner_username} {tags} {added} {added_year} {added_year_short} {added_month} {added_month_name} {added_day} {added_time} {created} {created_year} {created_month} {created_day}. Dabei ist „added“ der Eingang in der Suite und „created“ das Ausstellungsdatum.
Im Verlauf des Dokuments steht „Arbeitsablauf ausgeführt“ mit dem Namen des Ablaufs. Belege der Suite und Dokumente im Papierkorb bleiben immer unberührt.
Die Seiten Allgemein, Standardberechtigungen, Dateiaufgaben und Arbeitsabläufe unter Einstellungen › DMS › Ablage brauchen das Recht „Einstellungen/DMS - Konfiguration, Dateiaufgaben, Protokolle“. Gesamtexport und Stempel haben eigene Rechte (Kapitel 24).
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Dokumente je Seite | 25, 50, 100 oder 250 als Vorgabe. Jeder Benutzer kann es oben in der Liste für sich anders wählen. |
| Standardvergrößerung | Wie ein PDF aufgeht: Seitenbreite einpassen, Ganze Seite einpassen oder Wie der Browser es vorgibt. |
| Eingangs-Tag beim Speichern automatisch entfernen | Wer ein Dokument bearbeitet und speichert, nimmt es damit aus dem Eingang. |
| Notizen aktivieren | Aus: kein Kasten Notizen, vorhandene bleiben gespeichert. |
| Bereich „Bilder“ | Ordner „Bilder“ mit Galerie (siehe Handbuch Bilder). Mit gebuchtem Modul Bildbearbeitung ist er immer an. |
| Ausstellungsdatum aus dem Inhalt übernehmen | Nach der Texterkennung das Datum aus dem Text übernehmen (Kapitel 2). Vorgabe: an. |
| Die Suche der Dokumentliste durchsucht | „Titel, Dateiname und Inhalt“ oder „Nur Titel und Dateiname“. |
| Gesperrte Dateiendungen | Endungen, durch Komma getrennt; leer heißt keine Sperre. Vorgabe wiederherstellen setzt die mitgelieferte Liste ein. Die Sperre gilt auch für den Eingangsordner. |
Die Kachel Ablage zeigt Ablageort, Zahl der Dokumente, Dateiversionen und Dokumente im Papierkorb, belegten und freien Platz. Hat Ihr Tarif eine Speichergrenze, zeigt sie auch, wie viel davon belegt ist. Ist der Speicher voll, nimmt das DMS keine neue Datei mehr an.
Eigentümer und Freigaben gelten für jedes neu hochgeladene Dokument. Vorgabe für den Eigentümer ist „Wer hochlädt“. Ohne Freigabe sieht ein Dokument nur sein Eigentümer.
Die Reiter Fehlgeschlagen, Abgeschlossen, Gestartet und In Warteschlange zeigen, was die Texterkennung tut und welche Dateien abgewiesen wurden. Fehlgeschlagen ist eine Aufgabe nach dem dritten Versuch. Es gibt einen Filter nach Name und Automatisch aktualisieren. Bei fehlgeschlagenen und abgeschlossenen Aufgaben räumen Verwerfen und Alle verwerfen die Liste auf.
Unter Einstellungen › DMS › Ablage › Stempel legen Sie Name und Farbe je Stempel fest, mit Neuer Stempel und Diesen Stempel löschen. Mitgeliefert sind Eingegangen, Geprüft, Bezahlt, Freigegeben und Abgelehnt. Ein gesetzter Stempel behält seinen Text, auch wenn der Stempel später geändert oder gelöscht wird. Wer Stempel verwalten darf, kann auch Stempel anderer entfernen.
Unter Einstellungen › DMS › Ablage › Online-Office stellen Sie das Bearbeiten im Browser ein (Recht „Einstellungen/Online-Office - Office-Server und Bearbeiten im Browser“). Der Office-Server ist voreingestellt; nach Buchung oder Test ist nichts einzurichten.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Fassungen | Eine neue Fassung je Bearbeitung (Vorgabe): Alles, was zwischen Öffnen und Schließen gespeichert wird, ergibt eine Version. Jedes Speichern eine neue Fassung: Jede Diskette und jedes selbsttätige Speichern ergibt eine. |
| Bearbeitung höchstens (Stunden) | So lange gilt der Zugang nach dem Öffnen, 1 bis 24 Stunden. Vorgabe 10. |
| Dateiarten | Endungen, bei denen der Button „Im Browser bearbeiten“ erscheint, durch Leerzeichen getrennt. |
| Verbindung prüfen | Zeigt, ob der Office-Server antwortet und wie viele Dateiarten er kennt. |
Jeder Anhang einer neu abgeholten Mail wird dann ein Dokument, wie mit Im DMS speichern. Danach setzen die Zuweisungsregeln und Arbeitsabläufe Tags, Dokumentenart und Speicherpfad. Passt nichts, bleibt das Dokument im Eingang.
Unter Einstellungen › E-Mail und Mitteilungen › E-Mail › Vorlagen für Dokumente stehen die Texte für „Öffentlichen Link per Mail senden“. Das braucht das Recht für die E-Mail-Einstellungen.
Unter Einstellungen › DMS › Ablage › Gesamtexport holen Sie alle Dokumente auf einmal aus der Suite, lesbar auch ohne sie, etwa zur Sicherung oder bei einem Wechsel.
Was ein Benutzer im DMS überhaupt tun darf, legen die Rechte fest. Was er an einem einzelnen Ordner oder Dokument darf, regeln zusätzlich die Freigaben.
| Recht (ohne das vorangestellte „DMS -“) | Erlaubt |
|---|---|
| Bereich sichtbar, Dokumente lesen (Reiter oben) | Reiter DMS und freigegebene Dokumente ansehen. |
| Dokumente hochladen, neue Version hochladen | Hochladen, neue Versionen, Eingangsordner. |
| Scanpool: gescannte Seiten sichten, zusammenstellen und als Dokumente ablegen | Scanpool. Eine Bankbuchung beim Ablegen zuordnen kann nur, wer zusätzlich das Recht „Bank - Umsatz zuordnen (Rechnung, kein Beleg, Bemerkung, Beleg hochladen)“ hat. |
| Dateien aus der Sperrliste hochladen (z. B. .exe, .msi) | Auch Dateien mit gesperrter Endung hochladen. |
| Dokumente bearbeiten (Titel, Datum, Korrespondent, Typ, Pfad, Tags, Felder, Notizen) | Angaben ändern, mehrere Dokumente auf einmal bearbeiten, Stapel bilden, drehen, Seiten löschen (entnehmen zusammen mit Hochladen, aufteilen zusätzlich mit dem Recht für den Papierkorb), in Ordner ziehen, verknüpfen, in Bearbeitung nehmen (zusammen mit Hochladen), Texterkennung neu starten, Zuweisungsregeln anwenden. Zusammen mit dem Recht für den Papierkorb: PDFs zusammenfassen. |
| Öffentliche Links erstellen und löschen (Dokument ohne Anmeldung abrufbar) | Öffentlichen Link erstellen, löschen und per Mail senden. |
| Haftnotizen und Markierungen auf Dokumenten anbringen | Haftnotizen und Markierungen anbringen, eigene ändern und entfernen, Änderungen aus dem Vergleich markieren. |
| Stempel auf Dokumenten setzen | Stempel setzen, eigene verschieben und entfernen. |
| Stempel anlegen, ändern, löschen und Stempel anderer entfernen | Seite Stempel, dazu Stempel anderer entfernen. |
| Dokumente in den Papierkorb legen und wiederherstellen | Löschen und Wiederherstellen. |
| Papierkorb endgültig leeren | Endgültig löschen. |
| Tags, Dokumentenarten, Speicherpfade, Benutzerdefinierte Felder: anlegen und ändern; löschen | Die jeweilige Seite unter Verwaltung bzw. Einstellungen › DMS › Listen. Je Liste zwei Rechte. |
| Berechtigungen von Tags, Dokumentenarten, Korrespondenten festlegen | Freigaben an diesen Einträgen. Je Liste ein Recht. |
| Gespeicherte Ansichten für alle anlegen | Unter Gespeicherte Suchen auch die Suchen anderer Benutzer sehen. |
| Berechtigungen von Dokumenten festlegen (auch fremder Dokumente) | Vollzugriff: Ordnerbaum pflegen, Berechtigungen aller Dokumente festlegen, Freigaben je Benutzer/Gruppe. |
| Einstellungen/DMS - Konfiguration, Dateiaufgaben, Protokolle | Seiten Allgemein, Standardberechtigungen, Dateiaufgaben, Arbeitsabläufe. |
| Einstellungen/DMS - Gesamtexport erstellen und herunterladen (alle Dokumente als ZIP) | Seite Gesamtexport. |
| Einstellungen/DMS - Externes Ziel für den Gesamtexport einrichten und nutzen | Das externe Ziel des Gesamtexports. |
| DMS/Online-Office - Dokumente im Browser bearbeiten | Button „Im Browser bearbeiten“ und Stift an der Kachel (Modul Online-Office, zusätzlich zum Recht zum Hochladen). |
| Einstellungen/Online-Office - Office-Server und Bearbeiten im Browser | Seite Online-Office. |
Senden als Anhang braucht das Recht des Moduls E-Mail „Mails verfassen, antworten und weiterleiten“.
Unter Einstellungen › DMS › Ablage › Freigaben je Benutzer und Gruppe (oder links unter Verwaltung) sehen Sie für einen Benutzer oder eine Gruppe alle Freigaben auf einen Blick: an Ordnern, Dokumenten, Versionen, Tags, Dokumentenarten und Korrespondenten, beim Benutzer auch die seiner Gruppen. Ein Doppelklick öffnet den Eintrag, Freigabe entfernen nimmt direkt Eingetragenes zurück. Eine Freigabe, die über eine Gruppe kommt, entfernen Sie bei der Gruppe.
Unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Handy-Zugänge legen Sie je Benutzer fest, ob er das DMS auf dem Handy nutzen darf. Ein Benutzer ohne DMS-Recht steht dort mit „–“. Unter PIN-Sperre stellen Sie Sperren nach Ruhezeit und Erlaubte Fehlversuche (Vorgabe 5) ein. Sein Handy koppelt jeder selbst.
Wird das DMS abbestellt, ist der Reiter Dokumente wieder da, mit allem, was im DMS dazukam, samt Versionen und Notizen. Belege der Suite bleiben an ihrem Beleg, Dokumente im Papierkorb gehen nicht mit.
Dokumente, die im DMS nur für bestimmte Personen freigegeben waren, werden zurückgehalten, weil sie im Reiter Dokumente jeder sähe. Administratoren finden sie dort unter Aus dem DMS zurückgehalten und übernehmen sie einzeln mit Übernehmen. Gelöscht wird dabei nichts.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Ich sehe ein Dokument nicht, das ein Kollege hochgeladen hat. | Ohne Freigabe sieht es nur sein Eigentümer. Es muss in einem Ordner liegen, den Sie sehen dürfen, oder am Dokument für Sie freigegeben sein. |
| Ich sehe links keinen Ordner. | Für Sie ist noch kein Ordner freigegeben. Die oberste Zeile zeigt trotzdem alle Dokumente, die Sie sehen dürfen. |
| Der Button „Hochladen“ fehlt. | Ihnen fehlt das Recht zum Hochladen, oder Sie dürfen im geöffneten Ordner nur ansehen. In „Belege Suite“ wird nie hochgeladen. |
| Die Suche findet den Text einer neuen Datei nicht. | Die Texterkennung braucht etwa eine Minute. Ihr Stand steht im Reiter Metadaten. |
| Ein Betrag steht auf dem Kassenbon, die Suche findet ihn nicht. | Im Reiter Inhalt prüfen, ob er richtig erkannt wurde. Wenn nicht: Texterkennung neu mit der Art „Kassenbon / Tabelle“. |
| Die Suche findet einen gescannten Mail-Anhang nicht. | Gescannte PDFs ohne Text bekommen ihre Texterkennung nachts. Am nächsten Tag findet die Suche sie. |
| Eine Datei wird nicht übernommen, weil sie im DMS-Papierkorb liegt. | Eine gleiche Datei liegt im Papierkorb. Dort wiederherstellen statt neu hochladen (Kapitel 14). |
| Ein Klick ins Dokument trägt Text in ein Feld ein. | Im Reiter Details war ein Feld gewählt (oranger Rahmen). Esc oder ein Klick außerhalb hebt die Wahl auf. Ohne gewähltes Feld markieren und kopieren Sie wie gewohnt (Kapitel 5). |
| Im Reiter Inhalt steht „Texterkennung unsicher“. | Das Foto ist zu unscharf oder zu klein. Den Beleg neu fotografieren und als neues Dokument oder neue Version hochladen. |
| Ich habe eine falsche Datei hochgeladen. | Als Version: richtige Datei als neue Version hochladen. Als Dokument: löschen. |
| Warum steht ein Dokument in zwei Ordnern? | Ordner mit Angaben sind Suchen. Passt ein Dokument zu beiden, steht es in beiden. Gespeichert ist es nur einmal. |
| „Löschen“ hat ein Dokument nur aus dem Ordner genommen. | Es lag noch an anderen Stellen und liegt dort weiter. Ganz entfernen: im Dokument Löschen. |
| Das Ausstellungsdatum hat sich von selbst geändert. | Es wurde aus dem Inhalt übernommen; im Verlauf steht das Datum vorher. Sie können es jederzeit ändern. Ein selbst eingetragenes Datum bleibt. |
| Ich habe ein Dokument gedreht, beim nächsten Öffnen ist es wieder wie vorher. | Nach dem Drehen Speichern klicken. |
| Ich habe die falschen Seiten gelöscht oder entnommen. | Die vorige Version ist noch da (Reiter Versionen). Sie anklicken und herunterladen bzw. als neue Version wieder hochladen. |
| An den Seiten fehlen die Ankreuzfelder. | Sie stehen nur bei PDFs mit mehr als einer Seite, wenn Sie das Dokument bearbeiten dürfen, nicht bei Belegen der Suite. |
| Der Scanpool meldet, Seiten seien noch nicht gelesen. | Warten, bis „Erkenne Zusammenhang“ verschwunden ist, oder den Haken Jede Seite einzeln ablegen setzen. |
| Ein Foto wurde von selbst gedreht. | Die Suite richtet Fotos vor der Texterkennung aus. Im Verlauf steht „Automatisch ausgerichtet“. Sie können es von Hand zurückdrehen. |
| Der Titel zeigt noch die alte Versionsnummer. | Der Titel folgt der neuen Version nur, wenn er noch genau der alte Dateiname war und sich die Namen nur in Ziffern und Trennzeichen unterscheiden. Sonst den Titel selbst anpassen. |
| Ich kann keine neue Version hochladen, obwohl ich das Dokument bearbeiten darf. | Ein Kollege hat es in Bearbeitung genommen. Warten, bis er seine Version hochlädt, oder ihn bitten, die Bearbeitung abzubrechen. Der Eigentümer kann sie aufheben. |
| Beim Vergleichen erscheint Text als geändert, obwohl er gleich ist. | Steht ein Wort an einer ganz anderen Stelle (mehr als etwa eine halbe Seite entfernt), zählt es als entfernt und neu. |
| „Zusammenfassen“ meldet, ein Dokument sei kein PDF. | Das geht nur mit PDF-Dokumenten. Andere Dateien halten Sie als Stapel zusammen. |
| Das Feld „Öffentlicher Link“ fehlt. | Ihnen fehlt das Recht dazu. Ihren Administrator fragen. |
| Ein Kunde sagt, der Link gehe nicht mehr. | Er ist abgelaufen oder wurde gelöscht. Einen neuen Link erstellen und erneut senden. |
| Ein Kollege sieht meine Haftnotiz nicht. | Unter „Sichtbar für“ steht „Nur diese Benutzer und Gruppen“ ohne ihn. Notiz bearbeiten und ihn auswählen. Oder er hat einen Filter gesetzt: Pfeil neben dem Auge. |
| Ich kann eine Haftnotiz nicht verschieben. | Verschieben darf, wer sie geschrieben hat oder das Dokument bearbeiten darf. |
| Ich kann einen Stempel nicht entfernen. | Entfernen kann ihn, wer ihn gesetzt hat, und wer Stempel verwalten darf. |
| Der Ausdruck enthält keine Notizen. | Beim Drucken die Haken bei Haftnotizen, Markierungen bzw. Stempeln setzen. |
| Mein Scan ist nicht im Scanpool angekommen. | Er muss im Unterordner Scanpool des Eingangsordners liegen und eine PDF sein. Liegt er direkt im Eingangsordner, wird er ein normales Dokument. Alternativ auf der Seite Scanpool über Hochladen. |
| Der Scanpool hat zwei Dokumente zu einem zusammengefasst. | Die zweite Seite aus dem Rahmen auf freie Fläche ziehen. Weitere Seiten auf sie ziehen, um ein neues Dokument zu bilden. |
| Im Rahmen „Bankbuchung“ steht „Keine passende Bankbuchung ohne Beleg gefunden.“ | Betrag oder Datum wurden nicht sauber gelesen, oder die Buchung hat schon einen Beleg. Die Buchung kann auch später unter Bank › Belege zuordnen zugeordnet werden. |
| Was bedeutet der Tag „WISE-BG gebucht“? | Das Dokument hängt als Beleg an einer Buchung dieser Bank. Die Suite setzt ihn selbst; andere Tags entfallen dabei. |
| Ein neues Dokument wurde falsch zugeordnet. | Eine Zuweisungsregel passte. Die Zuordnung am Dokument ändern. Die Regel fasst Ihr Administrator schärfer (Kapitel 19). |
| Der Ordner „Bilder“ (oder „Software“, „Noten“, „Protokolle“) lässt sich nicht umbenennen oder löschen. | Diese Ordner legt das System an. Verschieben geht, Umbenennen und Löschen nicht. |
| Ein Ordner war nach dem Verschieben leer. | Hat der Ordner eigene Angaben, zeigt er unter dem neuen Ordner nur, was zu beiden passt. Angaben im Ordnerfenster prüfen. |