Unter dem Reiter Beschaffung oben kaufen Sie ein: Sie pflegen Lieferanten, fragen Preise an, bestellen, nehmen Ware an und erfassen die Rechnung. Links stehen sieben Punkte, mit der Anzahl der Belege dahinter:
Der übliche Weg:
Kein Schritt ist Pflicht. Sie können direkt mit der Bestellung beginnen oder eine Eingangsrechnung ohne Vorgänger anlegen.
Ein Lieferant ist eine Organisation mit der Beziehung Lieferant. Damit stehen seine Ansprechpartner, Konten und Anschriften unter Organisationen. Das Handbuch Organisationen und Personen beschreibt sie.
Die Belegmaske ist dieselbe wie im Verkauf. Dieses Handbuch beschreibt, was im Einkauf gilt. Die Grundlagen wie Positionen, Drucken und Belegkette stehen im Handbuch Arbeiten mit Belegen.
Die Suite erfasst Eingangsrechnungen und Zahlungen für Ihren Überblick. Sie ersetzt keine Finanzbuchhaltung.
Vor dem ersten Einkaufsbeleg prüfen Sie diese Punkte.
| Was | Wo |
|---|---|
| Lagerplatz für den Wareneingang | Einstellungen › Verkauf und Belege › Belege, Balken Allgemein, Bereich Druck und Ablauf. Ohne ihn lässt sich kein Wareneingang freigeben. |
| Nummern der Belege | Auf derselben Seite. Vorgaben: AF für Anfragen, BE für Bestellungen, WE für Wareneingänge, ER für Eingangsrechnungen, EG für Eingangsgutschriften. |
| Druckvorlagen | Auf derselben Seite. Für jede Belegart legt die Suite eine schlichte Standardvorlage an, solange es keine eigene gibt. |
| E-Mail-Texte | Auf derselben Seite, je Belegart. Der Button E-Mail versenden erscheint nur, wenn der Versand eingeschaltet ist. |
| Zahlungsziele | Einstellungen › Finanzen › Zahlungsziele |
| Zahlungsarten | Einstellungen › Finanzen › Zahlungsarten |
Das Handbuch Belege einrichten beschreibt diese Seite Schritt für Schritt.
Anfragen und Bestellungen gehen an die E-Mail der Organisation. Einen eigenen Empfänger je Lieferant für Bestellungen bietet die Organisationsmaske derzeit nicht an.
Lagerplätze richten Sie unter Einstellungen › Lager › Lagerplatz anlegen ein.
Rechte vergeben Sie unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Rollen. Das Handbuch Einstellungen und Zugriff beschreibt das genauer.
| Recht | Wofür |
|---|---|
| Beschaffung - Bereich sichtbar | Der Reiter Beschaffung. |
| Beschaffung - Lieferant anlegen/bearbeiten | Anlegen und Bearbeiten. |
| Beschaffung - Lieferant löschen | Löschen in der Lieferantenliste. |
| Beschaffung - Beleg (Anfrage/Bestellung/Wareneingang/Eingangsrechnung) anlegen/bearbeiten | Belege anlegen, ändern, duplizieren. |
| Beschaffung - Beleg freigeben/weiterführen/Status ändern | Freigeben, Erstellen ▾, Status, Stornieren. |
| Beschaffung - Beleg drucken/versenden | Drucken, Erzeugen, E-Mail versenden. |
| Beschaffung - Beleg löschen | Löschen. |
| Beschaffung - Zahlungen an Eingangsrechnungen und -gutschriften erfassen | Zahlung und Erstattung erfassen. |
| Artikel - Einkauf (Lieferanten, Einkaufspreise, Konditionen) | Der Reiter Einkauf im Artikel. |
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Die Artikelsuche im Beleg findet nichts. | Wählen Sie zuerst den Lieferanten. Gefunden werden nur Artikel, denen er im Reiter Einkauf zugeordnet ist (Kapitel 4). |
| Der Wareneingang lässt sich nicht freigeben. | Es ist kein Lagerplatz für den Wareneingang eingestellt. Das richtet Ihr Administrator ein. |
| Der Button „E-Mail versenden“ fehlt. | Er steht nur bei Anfrage und Bestellung, ab der Freigabe. Eingangsrechnungen werden nicht versendet. |
| Ein Lieferant fehlt in der Liste. | Ihm fehlt die Beziehung Lieferant (Kapitel 3). |
| Wo trage ich Ansprechpartner ein? | Unter Organisationen, im Fenster der Organisation, Reiter Personen. |
| Der Bestand stimmt nach dem Zurücknehmen nicht. | Die Ware wurde schon umgelagert. Das steht im Verlauf des Wareneingangs (Kapitel 9). |
| Die Rechnung steht noch auf „Offen“. | Die erfassten Zahlungen decken den Betrag noch nicht. |