Dieses Handbuch beschreibt zwei Reiter der Suite. Aufgaben hält fest, was zu tun ist und wie weit es ist. Zeiten macht aus Einsätzen beim Kunden Positionen auf einem Beleg. Beides sind eigene Module. Die Reiter erscheinen nur, wenn das Modul gebucht ist und Sie das Recht haben.
| Reiter Aufgaben | Was dort steht |
|---|---|
| Aufgabenliste | Alle Aufgaben mit Filtern und frei wählbaren Spalten. |
| Tafel | Karten je Status, zum Ziehen. |
| Zeitstrahl | Balken je Aufgabe mit Abhängigkeiten und Meilensteinen. |
| Kalender | Aufgaben nach Monat, Woche oder Tag. |
| Projekte | Die Klammer um zusammengehörige Aufgaben. |
| Reiter Zeiten | Was dort steht |
|---|---|
| Zuteilen | Wer an welchem Tag zu wem fährt. |
| Läuft gerade | Einsätze, die gestartet und noch nicht gestoppt sind. |
| Zu prüfen | Erfasste Einsätze, die jemand ansehen soll. |
| Bereit zum Abrechnen | Geprüfte Einsätze. |
| Abgerechnet | Einsätze auf einem Beleg, nur noch zum Nachsehen. |
Die Zahl neben einem Punkt nennt die Einträge dort. Wie Einsätze mit dem Handy entstehen, steht im Handbuch Mobile Erfassung.
Die Seite finden Sie unter Einstellungen › Kalender und Zeiten › Aufgaben. Sie sammelt Auswahllisten und Vorlagen. Die Kapitel 19 bis 22 beschreiben sie.
Kategorien sagen, wofür eine Aufgabe da ist, zum Beispiel Organisation oder Abstimmung. Arbeitspakete nennen den Abschnitt, zum Beispiel Entwicklung oder Test.
Eine leere Bezeichnung löscht nichts. Zum Ausblenden entfernen Sie den Haken bei Aktiv. Die Filter erscheinen in den Aufgaben erst, wenn es Einträge gibt.
Ein Satz Teilschritte, der in der Aufgabe unter Vorlage übernehmen … steht. Tragen Sie in der Kachel einen Namen unter Neue Vorlage ... ein, darunter einen Teilschritt je Zeile, und speichern Sie. Reihenfolge und Aktiv pflegen Sie an derselben Stelle.
Einzelne Aufgaben mit allen Angaben aus Allgemein und Planung, auf Wunsch mit Projekt. Sie legen sie nicht hier an, sondern im Aufgabenfenster mit Als Vorlage speichern. Gibt es den Namen schon, fragt die Suite, ob sie überschreiben soll. Benutzt werden sie bei einer neuen Aufgabe mit Aus Vorlage …. In der Kachel sehen Sie die Vorlagen und löschen sie.
Eine Vorlage für ein Projekt hält einen ganzen Ablauf fest. Die Mitarbeiter nutzen sie wie in Kapitel 12 beschrieben.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Nr. | Laufende Nummer in der Vorlage. |
| Aufgabe, Kategorie, Arbeitspaket, Verantwortlich, Priorität | Die Werte für die neue Aufgabe. |
| Ab Tag | Beginn relativ zum Projektstart. Tag 0 ist der erste Tag. |
| Tage | Dauer. |
| Aufwand (Std.) | Geplante Stunden. |
| Nach Nr. | Diese Aufgabe folgt auf die genannte Nummer. |
Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Aufgabe der Vorlage mit Text und Teilschritten. Status, Termine, Fortschritt und Rückmeldung gibt es erst im Projekt.
In der Liste der Vorlagen stehen Bearbeiten, Kopieren, Checkliste drucken und Löschen. Bereits angelegte Projekte bleiben beim Löschen bestehen.
Die Kachel Beispieldaten zeigt das Modul mit Inhalt: ein Projekt, Aufgaben in allen Zuständen, Teilschritte, Rückmeldungen und Vorlagen.
Liegen schon Musterdaten vor, entfernen Sie sie zuerst.
Die Seite Einstellungen › Kalender und Zeiten › Zeiterfassung legt fest, wie gemessene Zeit zu einer Position auf dem Beleg wird.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Abrechnung | |
| Abrechnungseinheit | In diesen Schritten wird abgerechnet: 1, 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten. 1 Minute heißt minutengenau. |
| Rundung | Kaufmännisch, immer aufrunden oder immer abrunden. |
| Mindestzeit je Einsatz | Kürzere Einsätze werden mit dieser Zeit berechnet. 0 heißt keine Mindestzeit. |
| Pausen | |
| Pausen werden mitbezahlt | Pausen zählen zur Arbeitszeit. |
| Anzeige des Pause-Buttons am Handy | Schaltet den Button in der Mobilen Erfassung. |
| Automatische Pause nach … für … | Nach so vielen Minuten Arbeit wird so lange Pause abgezogen. Das greift nur, wenn nicht schon mindestens so lange pausiert wurde. 0 schaltet es ab. |
| Material | |
| Material auf dem Einsatz erfassen | Schaltet das Material ein. |
| Erfasstes Material bucht den Bestand | Verbrauchtes geht vom Lagerplatz ab, Zurückgebrachtes wieder darauf. Ohne das erscheint Material nur auf dem Beleg. |
| Lagerplatz für die Buchung | Ein fester Lagerplatz oder der am Mitarbeiter hinterlegte (Kapitel 26). |
| Fahrzeit und Kilometer | |
| Fahrzeit getrennt erfassen, Kilometer erfassen | Zeigt die Felder am Ende eines Einsatzes. |
| Artikel für die Fahrzeit, Artikel für die Kilometer | Ohne Artikel werden die Werte erfasst, aber nicht berechnet. |
| Ablauf | |
| Erfasste Zeiten dürfen nachträglich geändert werden | Änderungen werden protokolliert. |
| Beim Zuteilen anzeigen | Nur Aufträge mit einer Leistung, alle offenen Aufträge oder keine Aufträge. |
| Abrechnung erzeugt | Positionen im Auftrag oder Positionen in der Rechnung. |
Klicken Sie nach dem Ändern auf Speichern.
Leistungsarten sagen, was abgerechnet wird und zu welchem Preis. Der Preis kommt vom hinterlegten Artikel vom Typ Leistung. So gibt es nur eine Preisquelle.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | So heißt die Leistung bei der Auswahl. |
| Leistungsartikel, Stundensatz | Der Artikel und sein Preis. |
| Abrechnung | Übliche Art: nach Zeit, Pauschale, über Vertrag oder nicht berechnen. Am Einsatz lässt sie sich ändern. |
| Pauschalbetrag | Der Betrag bei einer Pauschale. |
| Unterschrift | Keine Unterschrift, Unterschrift möglich oder Unterschrift erforderlich. |
| Reihenfolge, Aktiv | Reihenfolge in der Auswahl. Abgewählt steht die Leistung nicht mehr zur Wahl. |
Die letzte Zeile legt mit Neue Leistungsart... einen neuen Eintrag an. Löschen geht nur, wenn die Leistung an keinem Einsatz hängt. Sonst wählen Sie Aktiv ab. Gibt es nur eine aktive Leistung, ist sie am Handy gesetzt.
Ein Zuschlag erhöht die Abrechnung, entweder als Faktor auf den Stundensatz oder über einen eigenen Artikel.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name des Zuschlags. |
| Art | automatisch: greift von selbst, wenn die Zeit in das Fenster fällt, zum Beispiel Nacht oder Wochenende. manuell: Der Mitarbeiter wählt ihn, zum Beispiel Anfahrt oder Notdienst. |
| Wochentage, Uhrzeit von-bis | Das Fenster für automatische Zuschläge. |
| Faktor | Zum Beispiel 1,25 auf den Stundensatz. |
| Eigener Artikel | Der Zuschlag wird eine eigene Position. |
| Reihenfolge, Aktiv | Wie bei den Leistungsarten. |
Von diesem Lagerplatz nimmt der Mitarbeiter sein Material, in der Praxis meist sein Fahrzeug. Suchen Sie in der Tabelle Lagerplatz je Mitarbeiter den Platz und speichern Sie. Ist keiner hinterlegt, gilt der in den Regeln eingestellte Lagerplatz.
Rechte vergeben Sie unter Einstellungen › Mitarbeiter und Zugriff › Rollen. Das Handbuch Einstellungen und Zugriff beschreibt das genauer.
| Recht | Wofür |
|---|---|
| Aufgaben - Bereich sichtbar (Reiter oben) | Der Reiter Aufgaben. |
| Aufgaben - Aufgabe anlegen | Neue Aufgaben, Aufgaben aus einer Vorlage ins Projekt. |
| Aufgaben - Zugewiesene Aufgabe melden | Status, Fortschritt und Rückmeldung bei eigenen und zugewiesenen Aufgaben. |
| Aufgaben - Aufgabe ändern | Alle Felder, Ziehen auf der Tafel. |
| Aufgaben - Aufgabe löschen | Löschen in Fenster und Liste. |
| Aufgaben - Aufgabe an jemand anderen übergeben | Hat derzeit keine eigene Wirkung. Übergeben läuft über das Feld Verantwortlich mit dem Recht, Aufgaben zu ändern. |
| Aufgaben - Aufgabe freigeben | Den Status Freigegeben setzen. |
| Aufgaben - Aufgaben aller Mitarbeiter sehen | Alle Aufgaben außer denen verborgener Projekte. |
| Aufgaben - Projekte und Meilensteine verwalten | Projekte anlegen, ändern und löschen. |
| Aufgaben - Sichtbarkeit eines Projekts festlegen | Das Feld Sichtbar für. |
| Einstellungen - Aufgaben: Kategorien und Arbeitspakete | Die Seite Aufgaben mit allen Vorlagen. |
| Zeiten - Bereich sichtbar | Der Reiter Zeiten. |
| Zeiten - Zeiten erfassen und ändern (auch am Handy) | Einsätze erfassen, ändern, zusammenfassen. |
| Zeiten - Zeiten anderer Mitarbeiter sehen | Einsätze aller. |
| Zeiten - Zeiten freigeben | Freigeben und zurück zur Prüfung. |
| Zeiten - Zeiten abrechnen | Der Button Markierte abrechnen. |
| Zeiten - Arbeit zuteilen (wer fährt zu wem) | Der Punkt Zuteilen. |
| Einstellungen/Zeiterfassung - Regeln, Leistungsarten, Zuschläge | Die Seite Zeiterfassung. |
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Eine Aufgabe fehlt in der Liste. | Sie ist erledigt, gehört zu einem abgeschlossenen Projekt, geht Sie nicht an, oder ein Filter ist gesetzt. Prüfen Sie die Haken in der Filterzeile. |
| Eine Aufgabe fehlt im Zeitstrahl oder Kalender. | Ihr fehlen Beginn und Fälligkeit (Kapitel 3). |
| Ich kann eine Karte nicht ziehen. | Dafür brauchen Sie das Recht, Aufgaben zu ändern. |
| Ich kann eine Aufgabe nicht ändern. | Sie dürfen vielleicht nur melden (Kapitel 6), jemand bearbeitet sie gerade, oder das Projekt ist blockiert. |
| Der Filter Kategorie fehlt. | Er erscheint, sobald Kategorien gepflegt sind (Kapitel 19). |
| Warum sehe ich „Projekt anlegen“ nicht? | Dafür brauchen Sie das Recht, Projekte zu verwalten. |
| Ein Einsatz lässt sich nicht ändern. | Er ist abgerechnet, oder das nachträgliche Ändern ist abgeschaltet. |
| Der Button zum Abrechnen ist grau. | Markieren Sie mindestens einen Einsatz. |
| Ein Einsatz wurde beim Abrechnen übersprungen. | Ihm fehlt der Kunde. Nehmen Sie ihn mit Markierte zurück zur Prüfung zurück und ergänzen Sie den Kunden. |
| Beim Zuteilen fehlen Aufträge. | Üblich sind nur Aufträge mit einer Leistung. Sie können trotzdem unter Ohne Auftrag zuteilen arbeiten, oder Ihr Administrator stellt die Liste um (Kapitel 23). |
| Beim Zuteilen steht kein Mitarbeiter zur Wahl. | Niemand hat das Recht, Zeiten zu erfassen. |
| Material wurde nicht gebucht. | Prüfen Sie Lagerplatz und Bestand. Ohne Lagerplatz oder Bestand erscheint eine Meldung (Kapitel 23 und 26). |